Guía de deduplicación de Close CRM

Objetos compatibles

Dedupely admite la deduplicación de estos objetos de Close CRM:

• Leads
• Contactos
• Oportunidades

Permisos necesarios

La conexión con Close CRM usa OAuth, así que no hay ninguna clave de API que generar ni pegar. Autorizas a Dedupely desde tu cuenta de Close CRM y la conexión lleva tus propios permisos: necesitas derechos para editar y eliminar los objetos que vayas a deduplicar.

Problemas habituales de duplicados en Close CRM

Close CRM se organiza en torno al Lead como unidad de trabajo, con los Contactos y las Oportunidades colgando de él. Esa estructura es la que complica los duplicados:

• La misma empresa entra dos veces como dos Leads. Los formularios entrantes, las importaciones de listas y las integraciones por API crean un segundo Lead en lugar de adjuntarse al existente, así que el historial de llamadas de una misma cuenta queda repartido entre dos registros.
• La misma persona existe dos veces bajo un mismo Lead. Un Contacto que añade un comercial y un Contacto que crea una integración conviven uno junto al otro, y Close CRM no ofrece forma de combinarlos.
• Personas duplicadas bajo Leads duplicados. Están enlazados: resolver solo los Contactos deja los Leads separados, y lo correcto suele ser fusionar el Lead.
• Las Oportunidades se duplican. Una operación registrada dos veces infla el pipeline, y la previsión es incorrecta hasta que se elimina una de las dos.
• La detección nativa es limitada. Close CRM compara valores exactos, así que un diminutivo, una errata o un dominio de correo distinto bastan para que se cuele un duplicado.

Funcionalidad de fusión nativa de Close CRM

Dedupely usa la propia API de Close CRM, así que lo que una fusión hace con un registro es comportamiento de Close CRM, no nuestro. Los tres objetos no se comportan igual aquí:

Los Leads se fusionan de forma nativa

Close CRM tiene una fusión de leads real. Dedupely elige el registro Principal, el duplicado se fusiona en él y el Principal sobrevive con el historial del otro Lead incorporado. Como Close CRM guarda la fusión como un evento real, se ve tanto en la actividad del propio Lead como en Merge History.

Los Contactos no tienen fusión en Close CRM

La API de Close CRM no permite fusionar contactos, así que ninguna herramienta dispone de una fusión nativa. Dedupely resuelve los Contactos duplicados consolidando los valores de los campos en el Contacto que conservas, trasladando a él las Oportunidades, Notas, Llamadas y Correos de ese Contacto y eliminando después el duplicado.

Las Oportunidades no pueden trasladar su historial

Las actividades de Close CRM hacen referencia a un Lead y a un Contacto, nunca a una Oportunidad, así que no hay nada que reasignar al combinar dos Oportunidades. Decide cuál es la correcta antes de fusionar y usa Merge Rules para controlar qué valores ganan.

Proceso de deduplicación recomendado en Close CRM

1. Empieza por los Leads, no por los Contactos: cuando hay personas duplicadas bajo Leads duplicados, fusionar el Lead reúne sus Contactos en un solo paso. Limpiar antes los Contactos te deja con dos Leads y más trabajo.
2. Localiza de dónde salen los duplicados: formularios entrantes, importaciones de listas y las integraciones que escriben en Close CRM a través de la API. Cada origen genera un tipo distinto de duplicado y cada uno pide su propia lógica de coincidencia.
3. Crea una Duplicate Search por escenario: una búsqueda estricta para las coincidencias fiables, como Exact Email, y otra más amplia para los casos que necesitan revisión, como Similar Name en la misma empresa.
4. Comprueba una fusión antes de automatizarla: ejecuta la búsqueda estricta, fusiona un lote pequeño y comprueba en Merge History que han prevalecido los valores que esperabas.
5. Define las Merge Rules cuando tengas claro el patrón: decide campo a campo qué valor sobrevive, para no tomar la misma decisión a mano en cada coincidencia.
6. Automatiza las búsquedas estrictas: activa Auto Merge en las búsquedas que te resulten fiables y usa Auto Match en las más amplias para recibir un aviso y revisarlas en lugar de fusionarlas automáticamente.

Preguntas frecuentes sobre la deduplicación en Close CRM

• ¿Necesito una cuenta de administrador de Close CRM? Necesitas permiso para editar y eliminar los objetos que quieras deduplicar. La conexión OAuth lleva tus propios permisos, así que si no puedes eliminar un Contacto en Close CRM, Dedupely tampoco.
• ¿En qué se diferencia la detección de coincidencias de Dedupely? Dedupely compara cualquier campo con Exacto, Similar, Difuso, Similar Words o Raíz de dominio, y así detecta apodos, erratas y nombres invertidos que una comparación de nombre, teléfono o email deja pasar.
• ¿Por qué Dedupely puede fusionar Contactos si Close CRM no? Porque hace el trabajo que haría el endpoint que falta: consolida los valores de los campos en el registro que conservas, traslada las Oportunidades, Notas, Llamadas y Correos, y después elimina el duplicado.
• ¿Qué pasa con las Tareas y las Reuniones de un Contacto que fusiono? La API de Close CRM no permite reasignar ninguna de las dos, así que no pueden seguir al registro. Dedupely te las lista en lugar de moverlas.
• ¿Puedo emparejar Leads por el dominio de su empresa? Sí. La opción de coincidencia Domain Root compara las URLs de los sitios web por su raíz e ignora www, .com y las variantes por país. Los términos ignorados en tus Match Settings omiten sufijos como "Inc." o "Ltd." al comparar nombres.
• El soporte de Close CRM se ofreció a fusionar mis duplicados. ¿En qué se diferencia? El soporte de Close CRM hace una limpieza de duplicados gratuita, una sola vez. Exportas un CSV con una de sus herramientas de soporte, se lo envías y aplican una única regla a todos los duplicados: conservar el más antiguo, conservar el actualizado más recientemente o conservar el que tenga el estado de mayor prioridad. Es una buena forma de vaciar lo acumulado. No es una forma de mantener limpia la base de datos, y no funciona campo por campo: no puedes decir que gane este email pero no ese teléfono.
• ¿Close CRM encuentra duplicados por sí solo? En el producto, no. Close CRM no incluye detección de duplicados en su interfaz. Sus herramientas de soporte buscan leads duplicados en toda la cuenta y contactos duplicados dentro de un mismo lead, comparando nombre, teléfono o email, y exportan un CSV en lugar de fusionar nada.
• ¿Se fusiona algo automáticamente al conectar Close CRM? No. Conectar y sincronizar nunca fusiona, edita ni elimina un registro. La fusión ocurre cuando pulsas Fusionar o cuando activas tú mismo Auto Merge en una búsqueda.

Mencionado en este artículo: Duplicate Searches, Merge Rules, Merge History, Encontrar duplicados, y Auto Match.