Guida alla deduplicazione di Close CRM

Oggetti supportati

Dedupely supporta la deduplicazione dei seguenti oggetti di Close CRM:

• Lead
• Contatti
• Opportunità

Permessi richiesti

La connessione a Close CRM avviene via OAuth: nessuna chiave API da generare o incollare. Autorizzi Dedupely dal tuo account Close CRM e la connessione porta con sé i tuoi permessi: ti servono i diritti per modificare ed eliminare gli oggetti che vuoi deduplicare.

Problemi comuni di duplicati in Close CRM

Close CRM ruota attorno al Lead come unità di lavoro, con contatti e opportunità collegati a esso. È questa struttura a rendere complicati i duplicati:

• La stessa azienda entra due volte come due Lead. Form inbound, importazioni di liste e integrazioni API creano un secondo Lead invece di agganciarsi a quello esistente, così la cronologia delle chiamate di una stessa azienda si divide su due record.
• La stessa persona esiste due volte sotto un unico Lead. Un Contatto aggiunto da un commerciale e un Contatto creato da un'integrazione convivono fianco a fianco, e Close CRM non offre alcun modo per unirli.
• Persone duplicate sotto Lead duplicati. I due problemi sono intrecciati: risolvere solo i Contatti lascia i Lead separati, e di solito la soluzione giusta è unire i Lead.
• Le Opportunità si sdoppiano. Una trattativa registrata due volte gonfia la pipeline, e le previsioni restano sbagliate finché non ne togli una.
• Il rilevamento nativo è limitato. Close CRM confronta valori esatti: basta un diminutivo, un errore di battitura o un dominio email diverso perché un duplicato passi.

Funzione di unione nativa di Close CRM

Dedupely usa l'API di Close CRM: ciò che un'unione fa a un record è comportamento di Close CRM, non nostro. Qui i tre oggetti non sono uguali:

I Lead si uniscono in modo nativo

Close CRM ha una vera unione dei Lead. Dedupely sceglie il Primary, il duplicato viene unito in esso e il Primary sopravvive con lo storico dell'altro Lead. Poiché Close CRM registra l'unione come evento reale, è visibile sia nell'attività del Lead sia in Merge History.

In Close CRM i Contatti non si possono unire affatto

L'API di Close CRM non prevede l'unione dei contatti, quindi nessuno strumento può offrirne una nativa. Dedupely risolve i contatti duplicati consolidando i valori dei campi sul contatto che conservi, spostando su di esso Opportunità, Note, Chiamate, Email e Task del duplicato, e poi eliminando il duplicato.

Le Opportunità non trasferiscono la loro cronologia

Le attività di Close CRM fanno riferimento a un Lead e a un Contatto, mai a un'Opportunità: quando due Opportunità vengono unite non c'è nulla da riassegnare. Decidi quale sia quella giusta prima di unire e usa le Merge Rules per stabilire quali valori vincono.

Processo di deduplicazione consigliato per Close CRM

1. Parti dai Lead, non dai Contatti: quando persone duplicate stanno sotto Lead duplicati, unire i Lead riunisce i loro Contatti in un solo passaggio. Partire dai Contatti ti lascia due Lead e altro lavoro da fare.
2. Risali all'origine dei duplicati: form in entrata, importazioni di liste e integrazioni che scrivono in Close CRM tramite API. Ogni fonte produce un tipo diverso di duplicato e ognuna richiede la propria logica di corrispondenza.
3. Crea una Duplicate Search per ogni scenario: una ricerca rigida per le corrispondenze sicure, come Exact Email, e una più larga per i casi che richiedono un controllo umano, come Similar Name nella stessa azienda.
4. Verifica un'unione prima di automatizzarla: esegui la ricerca più restrittiva, unisci un piccolo gruppo di record e verifica in Merge History che abbiano prevalso i valori attesi.
5. Imposta le Merge Rules quando il quadro è chiaro: decidi campo per campo quale valore sopravvive, così non ripeti la stessa scelta a mano su ogni corrispondenza.
6. Automatizza le ricerche restrittive: attiva Auto Merge sulle ricerche di cui ti fidi e usa Auto Match su quelle più larghe, così ricevi una notifica da revisionare invece di un'unione automatica.

Domande frequenti sulla deduplicazione di Close CRM

• Serve un account amministratore di Close CRM? Ti servono i permessi per modificare ed eliminare gli oggetti che vuoi deduplicare. La connessione OAuth porta con sé i tuoi permessi: se non puoi eliminare un Contatto in Close CRM, non può farlo nemmeno Dedupely.
• In cosa è diverso il matching di Dedupely? Dedupely confronta qualsiasi campo, con Exact, Similar, Fuzzy, Similar Words o Domain Root, ed è così che intercetta diminutivi, errori di battitura e nomi invertiti che un confronto su nome, telefono o email non trova.
• Perché Dedupely può unire i Contatti se Close CRM non può? Perché fa il lavoro che avrebbe fatto l'endpoint mancante: consolida i valori dei campi sul record che tieni, sposta Opportunità, Note, Chiamate ed Email, poi elimina il duplicato.
• Cosa succede a Task e Riunioni di un Contatto che unisco? I Task passano sul Contatto che conservi. Le Riunioni no: Close CRM non espone alcun collegamento al contatto modificabile su una riunione, quindi il suo collegamento sparisce quando il duplicato viene eliminato. L'unione si completa lo stesso.
• Posso abbinare i Lead in base al dominio aziendale? Sì. L'opzione di corrispondenza "Domain Root" confronta gli URL dei siti in base alla radice, ignorando www, .com e le varianti nazionali. Gli "Ignored terms" nelle Match Settings saltano suffissi come "Inc." o "Ltd." nel confronto tra i nomi.
• Il supporto di Close CRM si è offerto di unire i miei duplicati. In cosa è diverso? Il supporto di Close CRM esegue per te una pulizia dei duplicati gratuita, una volta sola. Esporti un CSV con uno dei loro strumenti di supporto, lo rimandi indietro e loro applicano una sola regola a ogni duplicato: tieni il più vecchio, tieni quello aggiornato più di recente oppure tieni quello con lo stato a priorità più alta. È un buon modo per smaltire l'arretrato. Non è un modo per tenere pulito il database e non lavora a livello di campo: non puoi dire che vince questa email ma non quel numero di telefono.
• Close CRM può trovare i duplicati da solo? Non nel prodotto. Close CRM non rileva i duplicati nella sua interfaccia. Gli strumenti del supporto cercano lead duplicati in tutto l'account e contatti duplicati all'interno di un singolo lead, confrontando nome, numero di telefono o indirizzo email, ed esportano un CSV senza unire nulla.
• Viene unito qualcosa automaticamente quando collego Close CRM? No. Il collegamento e la sincronizzazione non uniscono, modificano o eliminano mai un record. Un'unione avviene quando fai clic su Merge, o quando attivi tu stesso Auto Merge per una ricerca.

Menzionati in questo articolo: Duplicate Searches, Merge Rules, Merge History, Trovare i duplicati, e Auto Match.