Guía de deduplicación en Salesforce

Objetos compatibles

Dedupely deduplica estos objetos de Salesforce:

• Cuentas
• Contactos
• Leads
• Objetos personalizados

Permisos necesarios

Para conectar Salesforce y fusionar duplicados necesitas un perfil de administrador de Salesforce, o un rol con el permiso "Modify All Data" o con permisos explícitos de "Delete" y "Edit" sobre los objetos que vayas a limpiar.

Problemas habituales de duplicados en Salesforce

Las orgs de Salesforce están muy personalizadas y son el eje de varios departamentos. Como los administradores no pueden romper procesos transversales ni los informes que dependen de ellos, limpiar duplicados ahí tiene riesgos propios:

• Integraciones por API y formularios que omiten las reglas: Las API externas, los formularios Web-to-Lead y las integraciones de terceros se saltan a menudo las reglas de duplicados nativas de Salesforce y envían registros duplicados sin verificar directamente a la organización.
• La integración HubSpot-Salesforce: En stacks con varias herramientas, fusionar un registro en un CRM sin coordinarlo con la sincronización activa puede provocar bucles de actualización en ambos sentidos, que recrean contactos eliminados o sobrescriben valores sin parar.
• Deuda técnica heredada y triggers ocultos: La mayoría de los administradores gestiona organizaciones heredadas con años de triggers de Apex, Process Builders y Flows. Fusionar registros a ciegas puede activar triggers no previstos o romper conexiones ligadas a ID externos heredados.
• Límite nativo de 3 registros por fusión y atajos de los comerciales: Salesforce limita las fusiones manuales a un máximo de 3 registros a la vez. Además, para no bloquear a los comerciales cuando registran prospectos reales, las Duplicate Rules nativas suelen configurarse en "alertar" en vez de "bloquear", y los comerciales ignoran esos avisos a diario.

La fusión nativa de Salesforce

Dedupely fusiona a través de la API nativa de Salesforce. Puedes usar las Merge Rules de Dedupely para decidir qué valores de campo o qué registro gana en una fusión, pero no puedes anular el comportamiento estructural de la fusión en Salesforce. Toda fusión respeta estas reglas nativas de Salesforce:

• Los ID del registro maestro y la Papelera: Durante una fusión, Salesforce conserva el ID del registro designado como Primary (Master). Los registros secundarios de la fusión pasan a la papelera de Salesforce, donde permanecen 15 días antes de eliminarse de forma definitiva.
• Historial y listas relacionadas reasignados: Los campos vacíos del registro principal nunca sobrescriben datos existentes. Todos los registros hijo (Oportunidades, Tareas, Casos, Notas y listas relacionadas de objetos personalizados) vinculados a los registros secundarios se reasignan automáticamente al registro principal que se conserva.
• Ejecución de eventos del sistema: Las fusiones nativas disparan los eventos de sistema estándar de Salesforce. Los triggers de Apex activos y los Record-Triggered Flows configurados para escuchar esos eventos se ejecutan con normalidad durante una fusión.

Proceso de deduplicación recomendado en Salesforce

Para eliminar duplicados sin romper integraciones, flujos activos ni sistemas conectados:

1. Prueba en Sandbox o con la vista previa de fusión: En orgs grandes con mucho código a medida, Flows o sincronizaciones entre sistemas, conecta primero Dedupely a un Sandbox de Salesforce para ver el impacto en los sistemas conectados. En orgs estándar, usa la Merge Preview de Dedupely para revisar el resultado campo a campo y confirmar qué valores ganan antes de fusionar en real o activar la automatización.
2. Limpia los datos heredados: Fusiona primero los duplicados históricos acumulados para partir de una base limpia. Eliminar los datos heredados reduce el riesgo de que registros antiguos y muertos sobrescriban datos activos en futuras fusiones automáticas.
3. Define tu lógica de coincidencia: Rastrea el origen de los duplicados: Web-to-Lead, integraciones de API, sincronizaciones con HubSpot. Crea reglas de coincidencia estrictas para la limpieza automática y aísla los casos límite que necesiten revisión manual.
4. Crea Duplicate Searches específicas: Crea una Duplicate Search independiente en Dedupely para cada escenario de duplicados en lugar de juntar todas las reglas en una sola búsqueda genérica.
5. Protege los flujos conectados con Auto Match: Usa Auto Match de Dedupely para los casos límite antes de automatizarlo todo. Fija un umbral de coincidencias en una búsqueda y recibirás un aviso para revisarlas, rechazarlas, fusionarlas o marcarlas para Manual Review con los responsables de equipo antes de aplicar cambios permanentes.
6. Automatiza la limpieza continua de duplicados: Cuando tus reglas estén probadas y verificadas en los sistemas conectados, activa Auto Merge de forma continua para emparejar y fusionar automáticamente los duplicados recurrentes de la API y de los formularios.

Preguntas frecuentes sobre la deduplicación en Salesforce

• ¿Por qué las reglas de duplicados de Salesforce no detectan todos mis duplicados? Las reglas de coincidencia estándar se pierden las coincidencias aproximadas (erratas, diminutivos, variaciones de dirección) y las integraciones por API de terceros y los formularios web-to-lead se las saltan por completo.
• ¿Se pueden fusionar duplicados de forma masiva en Salesforce? De forma nativa, Salesforce obliga a revisar y fusionar los registros a mano, con un máximo de 3 registros por fusión. Con Dedupely fusionas miles de registros en una sola acción.
• ¿Dónde acaban los registros que pierden en una fusión? Salesforce mueve los registros secundarios a la Papelera de Salesforce. Se quedan ahí 15 días, por si hay que restaurar alguno, y después Salesforce los borra de forma definitiva.
• ¿Puedo usar Dedupely para fusionar registros con la integración HubSpot-Salesforce activa? Sí.
• ¿Cómo afectan las fusiones a la integración HubSpot-Salesforce? Al fusionar registros en Salesforce, HubSpot fusiona los registros correspondientes en su siguiente ciclo de sincronización. Te recomendamos revisar nuestra guía dedicada sobre fusionar duplicados con una integración HubSpot-Salesforce activa para evitar bucles de sincronización.
• ¿Puedo decidir qué registro o qué valor de campo gana en una fusión? Sí. Dedupely te permite configurar Merge Rules propias para definir tanto el criterio del registro Primary (maestro), por ejemplo el más antiguo, el más nuevo o el más completo, como la lógica campo por campo. Puedes fijar reglas para campos estándar o personalizados y conservar así los datos críticos.
• ¿Puedo cruzar Cuentas por el dominio de la empresa? Sí. Dedupely incluye la opción "Domain Root", que compara las URL por su raíz (ignora www, .com, etc.). También puedes usar "Ignored terms" en los ajustes de coincidencia para saltarte automáticamente sufijos legales como "Inc." o "LLC" al comparar nombres de Cuentas.
• ¿Puedo deduplicar objetos personalizados? Sí, Dedupely permite buscar y fusionar objetos personalizados en Salesforce.

Mencionado en este artículo: Duplicate Searches, Merge Rules, Encontrar duplicados, Fusionar duplicados, Auto Match, y Fusionar duplicados con la integración HubSpot-Salesforce activa.