Historia de cliente
Cómo un minorista evitó que su equipo de ventas adivinara qué cuenta usar en Salesforce con Dedupely
- Salesforce
- Entrada manual del equipo
- Tras importar una lista
- Retail
- 200+ coincidencias de cuentas fusionadas al mes, en promedio
- 75+ coincidencias de contacto fusionadas al mes, en promedio
- 280,000+ cuentas y contactos bajo control
Una coincidencia es un conjunto de registros duplicados fusionados en un solo registro. Cada coincidencia de cuenta contenía entre dos y cinco registros, y cada coincidencia de contacto contenía dos, por lo que el número de registros fusionados es al menos el doble del número de coincidencias.
De dónde vinieron los duplicados
Cientos de escuelas con el mismo nombre
La empresa es una distribuidora que vende a distritos y colegios individuales en Estados Unidos, y gestiona sus ventas en Salesforce. Su mayor problema de datos está integrado en el mercado: cientos de colegios distintos comparten los mismos nombres comunes, así que muchas cuentas que parecen duplicados son realmente colegios distintos. Un distrito y uno de sus colegios también pueden aparecer como dos cuentas distintas, aunque pertenecen juntas.
El responsable de ventas a cargo de Salesforce rastreó los duplicados reales hasta dos fuentes:
- Cuentas creadas sin verificación. Algunos empleados crearon cuentas nuevas sin verificar si la escuela ya existía. Nadie se dio cuenta del problema hasta casi un año después.
- Una importación sin revisar. La primera carga aportó una base de datos grande sobre datos ya en Salesforce, sin verificar si había duplicados.
Lo que los duplicados rompieron
Vendedores preguntando qué cuenta usar
El problema se hizo evidente una vez que todo el equipo comenzó a trabajar en Salesforce. Sus vendedores le preguntaban constantemente qué cuenta usar para un colegio. Una cuenta duplicada comienza sin historial, así que un pedido registrado en un registro era invisible desde el otro, y con los colegios, ese historial importa.
Por qué se estancó la corrección manual
Las personas habían trabajado los duplicados manualmente, fusionando solo por nombre, y tardaba demasiado. Cada par tenía que abrirse y comprobarse en cuanto al historial antes de fusionarlo, y aún tenía unos 10 000 cuentas por revisar, más los contactos después. La limpieza ralentizaba dos proyectos más, incluida la próxima integración que necesitaba lanzar.
Cómo se solucionaron los duplicados
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1. Pruebe el campo más obvio primero
Con el equipo de customer success de Dedupely, comenzó buscando coincidencias por el número ID de escuela nacional. La búsqueda no encontró nada, en parte porque muchas cuentas carecían del número. El nombre solo tampoco era seguro, porque tantas escuelas comparten nombre. Necesitaban un segundo campo para coincidir.
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2. Añade el sitio web como segundo campo
El sitio web era un candidato adecuado, pero aún no estaba en Dedupely. El equipo de atención al cliente lo añadió a través del Administrador de campos adicionales, y una vez sincronizado, la búsqueda hizo coincidir cuentas por nombre y sitio web.
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3. Comienza con cuentas sin pedidos
Para hacer seguras las primeras fusiones, añadieron un filtro para que la búsqueda mostrara solo cuentas sin pedidos. Un duplicado sin pedidos no tiene historial de pedidos que perder. La búsqueda por nombre, sitio web y sin pedidos encontró 2.319 coincidencias, aproximadamente 5.000 registros, y confirmó que eran las mismas cuentas casi siempre. Exportó los resultados como copia de seguridad CSV antes de fusionar, para poder comprobar siempre qué cambió.
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4. Verifica una muestra, haz una copia de seguridad, luego fusiona en lote
Una segunda búsqueda coincidió solo por nombre, de nuevo solo para cuentas sin pedidos, y encontró 7.046 coincidencias, algunas con cinco o seis registros. Éxito del cliente sugirió fusionar primero cinco o seis para verificar el resultado. Exportó otra copia de seguridad, agregó un filtro en el propietario de la cuenta para enfocarse en los registros en los que él y dos colegas habían trabajado, e inició la Bulk Merge, que se ejecuta en segundo plano. Eligió no activar Auto Merge hasta que hubiera revisado los resultados.
Un patrón requiere cuidado: las escuelas del mismo distrito a menudo comparten un sitio web. Para esos casos, el nombre y el sitio web no son suficientes, así que se excluyen de las fusiones en masa y requieren una revisión manual.
Cómo cambió la deduplicación
De revisiones manuales a fusiones en masa
Lo que había sido un trabajo lento cuenta por cuenta se convirtió en unas pocas búsquedas y fusiones en lote que se ejecutan en segundo plano. La fusión propia de Salesforce se detiene en tres registros a la vez, mientras que Dedupely fusiona miles de registros en lote en una sola acción. En promedio, el equipo ahora fusiona más de 200 coincidencias de cuenta y 75 coincidencias de contacto al mes, con una copia de seguridad CSV de cada Bulk Merge.
Una visión más clara de dónde comienzan los duplicados
Ejecutar las búsquedas también le mostró de dónde vienen los duplicados: cuentas creadas sin verificar e importaciones sin revisar. Conocer las causas le dio un punto de partida para prevenir duplicados nuevos, no solo limpiar los antiguos.
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