Historia de cliente

Cómo dejaron de revisar Pipedrive manualmente y fusionaron 20.000+ duplicados con Dedupely

  • Pipedrive
  • Entrada manual del equipo
  • Formularios y registros
  • SaaS
  • 20,000+ registros duplicados fusionados
  • 10,000+ Coincidencias de Personas y Organizaciones fusionadas
  • 0 personas duplicadas en la verificación de duplicados propia de Pipedrive

Una coincidencia es un conjunto de registros duplicados fusionados en un único registro. Cada coincidencia contiene al menos dos registros, por lo que el número de registros fusionados es al menos el doble que el número de coincidencias.

De dónde vinieron los duplicados

Misma empresa, escrita de formas diferentes

La empresa vende software de respuesta telefónica con IA a contratistas de servicios para el hogar, y gestiona marketing y ventas desde Pipedrive. Los registros llegaban por entrada manual del equipo y por formularios, así que el mismo contratista o contacto podía aparecer en Pipedrive más de una vez. Cuando comenzó la limpieza, la cuenta tenía aproximadamente 22.000 Organizaciones y 19.000 Personas.

Pipedrive no estaba marcando duplicados que eran obvios para una persona:

  • Variantes de nombre. Un contratista podría aparecer con solo el nombre, con Inc. añadido, o con un servicio extra en el nombre, como HVAC en un registro y HVAC y Fontanería en otro.
  • Registros incompletos. A veces faltaba el sitio web, a veces el número de teléfono o la dirección, y a veces un registro solo tenía el nombre de la empresa.
  • Personas introducidas de forma diferente. Algunos nombres incluían un segundo nombre, y la misma persona podía ser Steven en un registro y Steve en otro.

Algunos parecidos tuvieron que quedarse

Muchos de sus clientes son grupos con varias sucursales. En Pipedrive, estas sucursales están vinculadas a una empresa matriz, y algunas comparten el mismo sitio web. Parecen duplicados pero no lo son, y los vínculos entre ellas tenían que permanecer exactamente como estaban.

Un técnico de servicios en el hogar

Lo que los duplicados rompieron

Revisar, fusionar, repetir

Sin una forma de deduplicar en lote, la directora senior de marketing encontraba duplicados ella misma, los revisaba y los fusionaba uno a uno. Dijo que llevaba una eternidad. Ese mismo día había fusionado manualmente cuatro organizaciones duplicadas.

Crecimiento en datos deficientes

La empresa estaba expandiendo su equipo y su negocio, y ella dijo que no podía seguir haciéndolo con datos deficientes. Tampoco nada estaba marcando nuevos duplicados, así que el trabajo manual seguía volviendo.

Cómo se solucionaron los duplicados

  1. 1. Protege empresas matriz antes de fusionar

    Con el equipo de éxito del cliente de Dedupely, sincronizaron Organizaciones e incorporó el campo empresa padre de Pipedrive a la búsqueda. Un filtro, Empresa padre está en blanco, mantiene cada rama que tiene un padre configurado fuera de la búsqueda, así que una rama no puede fusionarse con su padre u otra rama. Eso dejó la mayoría de la base de datos en la búsqueda. Las pocas docenas de ramas se verifican manualmente.

    Búsqueda de Dedupely Organizations: empresa matriz en blanco

  2. 2. Empareje organizaciones por nombre y ciudad

    La búsqueda solo por nombre encontró alrededor de 7.000 coincidencias, demasiado amplias para confiar: dos empresas de fontanería con casi el mismo nombre, una con una ciudad agregada, pueden ser dos negocios diferentes. Agregar la ciudad la estrechó a coincidencias en las que podía confiar. El nombre utiliza búsqueda Similar, que detecta errores tipográficos y pequeñas diferencias, y ella verificó un resultado en Pipedrive antes de fusionar. El nombre con sitio web y el nombre con teléfono estaban planeados como las siguientes pasadas.

  3. 3. Limpie Personas por tandas, cada una captura un grupo nuevo

    Las personas comenzaron con una coincidencia exacta de correo electrónico, luego una Bulk Merge. Para encontrar los duplicados que quedaban, probaron nuevos pares de campos:

    • Apellido y correo electrónico, que dijo que nunca había pensado en intentar.
    • Apellido y teléfono, que capturó personas como Steven y Steve.
    • Nombre y teléfono, con Nombre configurado como Palabras similares solo en la primera palabra, para que un segundo nombre no bloquee la coincidencia.

    Las coincidencias restantes se revisan una por una, porque una pareja que comparte un número de teléfono puede ser dos personas diferentes.

    Búsqueda de personas de Dedupely con Palabras similares en nombre

Cómo cambió la deduplicación

Cero personas duplicadas, confirmado por Pipedrive

La empresa ha fusionado más de 10 000 coincidencias entre Personas y Organizaciones, combinando al menos 20 000 registros duplicados. Después de las últimas tandas, la comprobación de duplicados propia de Pipedrive mostró cero Personas duplicadas y dos Organizaciones.

Nuevas formas de segmentar los datos

Comentó que los pases le mostraban perspectivas que no había pensado, y planea seguir probando nuevas combinaciones para asegurarse de que no se pierda nada.

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