Guía definitiva de administración de duplicados de Salesforce (Mejores prácticas)

Los duplicados en Salesforce representan un desafío que puede generar problemas costosos. En esta guía voy a cubrir los aspectos clave relacionados con los duplicados. Luego, hablaremos sobre estrategias y buenas prácticas para su gestión.

Es muy probable que tu equipo ya tenga dolores de cabeza constantes con los duplicados. Esta guía es un plan para ayudarte a atacar ese problema.

Duplicados en Salesforce 101

¿Cómo ingresan los duplicados a Salesforce?

Según nuestra investigación, los duplicados llegan a Salesforce de las siguientes maneras:

• Datos importados
• Integraciones de terceros que sincronizan o generan nuevos registros
• Formularios web sin validaciones suficientes
• Uso de APIs internas que necesitan ajustes para evitar que creen duplicados

¿Por qué los duplicados en Salesforce cuestan caro y a quién le debería importar?

A toda persona en la empresa que se preocupe por el cliente y la marca.

Probablemente las siguientes personas deban estar pendientes de la calidad de los datos:

• Representantes de ventas
• Gerentes de ventas
• VPs y CMOs de Ventas y Marketing

¿Por qué? Los problemas de duplicación de datos le cuestan caro a las empresas de muchas maneras:

• Leads duplicados hacen que los representantes contacten al mismo prospecto varias veces
• Se pierden registros de llamadas y notas
• Los empleados pueden llegar a desperdiciar hasta el 50% de su tiempo en tareas tediosas relacionadas con la calidad de datos (MIT Sloan)
• Prevenir cuesta $1, corregir cuesta $10 y dejar duplicados puede costar hasta $100 (SiriusDecisions)
• Los datos malos afectan generación de leads, marketing, finanzas y relaciones con el cliente

Un estudio sobre la salud de los datos de leads muestra que el 15% de los leads de ventas están duplicados. Otro estudio indica que las empresas pueden recuperar hasta el 70% de sus ingresos simplemente con datos limpios.

Toda la empresa debería estar preocupada por la calidad de los datos y los leads duplicados. Impacta las relaciones con clientes y, en consecuencia, afecta nuestro trabajo. En resumen: nos perjudica a todos.

¿Debería preocuparme por los duplicados hoy?

La mejor respuesta es: no, ¡ayer! La segunda mejor es: ahora mismo.

Tal vez digas: “nuestro próximo newsletter es hasta el mes que viene, podemos empezar a limpiar después…”

Esperar hasta el último minuto para lidiar con los duplicados es la receta perfecta para el desastre. Hemos visto clientes llegar a nosotros una y otra vez con más de 300,000 registros que necesitan ser deduplicados de inmediato. Y eso es muy riesgoso. Estás poniendo tus datos en juego y apurando un proceso que requiere tiempo y ajustes para hacerlo bien. No esperes a que llegue tu próxima fecha límite para empezar a tomar en serio el tema de los duplicados. Comienza al menos unas semanas antes. Eso te dará un buen margen para empezar.

¿Qué hace Salesforce para reducir duplicados?

Salesforce, como CRM a nivel empresarial, ofrece varias herramientas nativas para reducir la entrada de duplicados.

Evitar que los representantes creen duplicados

Puedes crear reglas en Salesforce para alertar al representante si está a punto de crear un registro duplicado.

Puedes aprender a crear estas reglas en la página Stop Users from Creating Duplicate Records.

Mostrar posibles duplicados (deduplicar al vuelo)

Cuando veas registros en Salesforce, aparecerán alertas visuales de duplicados dentro del perfil. Esto le permite a tu equipo deduplicar mientras trabaja.

Para aprender cómo configurar esto, ve a la página Show Duplicate Records in Lightning Experience.

Ejecutar trabajos de duplicados

Puedes programar trabajos de duplicados para que encuentren coincidencias duplicadas en toda tu instancia de Salesforce.Esto permite encontrar duplicados en lote y definir reglas para tratarlos una vez identificados.

Puedes aprender más sobre los trabajos de duplicados aquí.

La gestión nativa de duplicados en Salesforce es bastante completa y todas las áreas están cubiertas en este documento.

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Paso uno: Combinar los registros duplicados en Salesforce

La limpieza inicial implica hacer un poco de tarea para identificar qué tipos de duplicados tienes. En esta primera fase harás el trabajo de prevención y análisis necesario para repetir este paso o automatizarlo más adelante.

Regístrate en Dedupe.ly

Ve a la página de integración de Salesforce y regístrate en Dedupely. Una vez ahí, se te pedirá iniciar sesión con tu cuenta de Salesforce. Luego, se te preguntará qué objetos deseas sincronizar. Selecciona los objetos, haz clic en “Descargar” y estarás listo para empezar.

Encontrar duplicados

Empieza por seleccionar los campos que deseas usar para asociar registros. Puedes iniciar con los más básicos (nombre y apellido), y agregar más conforme vayas afinando los resultados.

Una vez finalizado el escaneo, toca revisar los duplicados. Deslízate por la lista para detectar inconsistencias en los registros que se consideran duplicados.

Detectar coincidencias incorrectas te dará una idea de qué tan confiables son tus criterios de asociación. Esto solo significa que necesitas afinar la configuración antes de hacer una fusión masiva.

Usar reglas de combinación para ahorrar tiempo

Las reglas de combinación te permiten automatizar qué valores se conservan al combinar. Puedes establecerlas para que el sistema decida de forma automática según el valor, los atributos o campos relacionados.

Esto ahorra tiempo, especialmente si vas a combinar grandes volúmenes o si quieres automatizar el proceso.

Definir tus registros maestros

El registro maestro (el que se mantiene después de la combinación) y los secundarios (los que se eliminan) se pueden establecer desde las reglas de combinación indicando qué ID conservar.

¿Cuándo debo hacer una combinación masiva o activar la combinación automática?

Esto depende de qué tan seguros estés de tus asociaciones.
Si ya encontraste asociaciones incorrectas, es muy probable que haya más. Es mejor evitar hacer combinaciones masivas con configuraciones de asociación poco precisas.

Lo ideal es crear reglas que minimicen los errores. Por ejemplo: nombre + apellido + correo electrónico suele ser una combinación bastante segura.

Cuando te sientas segurx de la precisión de tu configuración, puedes pasar a combinar en masa o automatizar.

Auditar tus combinaciones

El historial de combinaciones te da un resumen general de los registros combinados. También puedes ir a Salesforce, actualizar la vista y confirmar que los cambios se hayan aplicado correctamente.

Si todo se ve bien, vas por buen camino hacia una base sin duplicados.

“¡Ayuda! Aún veo duplicados”

Es normal. No se eliminan todos los duplicados en la primera vuelta. En este punto lo que sigue es refinar la configuración de asociación.

Dedupely aplica por defecto una asociación “similar” a los campos de texto. Cada tipo de asociación permite distintos niveles de precisión:

• Asociación exacta: Coincidencia estricta. Ignora mayúsculas y minúsculas, pero el texto debe coincidir exactamente.
• Asociación similar: Relativamente precisa, pero ignora signos de puntuación y otros elementos comunes.
• Primera/última palabra similar: Útil para nombres de empresa o personas con segundo nombre añadido.
• Asociación difusa (fuzzy match): La más agresiva, se basa en palabras que suenan parecido. También es la menos confiable y no se recomienda para automatizar.

También puedes mejorar la asociación eliminando términos comunes que solo generan ruido.

Buenas prácticas para evitar errores en las combinaciones

Los errores al combinar son prevenibles. Estas prácticas ayudan a evitarlos por completo:

1. Haz respaldos antes de combinaciones masivas
   Siempre guarda una copia de seguridad antes de cualquier operación grande.
2. Prueba y revisa tu configuración de asociación
   Es fácil cometer errores al ir con prisa. Dedupely ayuda a prevenirlos, pero la validación final es tuya.
3. Adapta tus reglas según cómo cambian tus datos
   Ajusta la configuración cuando tus datos evolucionan para evitar conflictos en el futuro.
4. Ten cuidado con datos con valores por defecto
   Ejemplo: campos de teléfono con “000–0000”. Dedupely intenta validar esto, pero es mejor eliminar o ignorar esos valores.
5. No automatices sin haber revisado previamente
   No hagas combinaciones masivas hasta haber revisado una muestra representativa de duplicados.
6. Toma en cuenta la atribución
   Define bien cómo se conserva el dueño del lead/contacto. Si Sam y Jack tienen el mismo lead duplicado, ¿quién se queda con él?

Tip profesional: Usa SigParser para enriquecer tus datos

Aprovecha para enriquecer tus datos mientras haces limpieza. Cuanta más información única tengas, más fácil es asociar y combinar.

En mi experiencia, SigParser hace un excelente trabajo con esto. No solo es una herramienta de enriquecimiento de datos, también obtiene información de prospectos directamente desde las firmas de correo que ya tienes en tu archivo. Además, es súper accesible —no vas a encontrar mejor precio.

Después puedes usar Dedupely para limpiar los duplicados y asociar mejor estos nuevos registros enriquecidos.

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Deduplciación inicial de principio a fin

El proceso inicial de deduplicación puede tomar de uno a catorce días. Todo depende del volumen y la complejidad de tus datos, y del tiempo que puedas dedicarle.

Este paso te ayudará a entender mejor el estado de tus registros y definir qué campos deben conservarse.

¿Quieres saber más sobre cómo funciona Dedupely? Consulta nuestro Knowledge Base.

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Paso dos: Prevenir la creación de registros duplicados

Prevenir duplicados es, por mucho, el paso menos costoso de todos. Salesforce ofrece varias formas de evitar la entrada manual de datos duplicados. Puedes encontrar Dedupely en Salesforce AppExchange aquí.

Revisar las fuentes comunes de duplicados

Identificar de dónde provienen los duplicados te va a ayudar a encontrar maneras de detenerlos antes de que entren a tu CRM.

Si tu equipo de desarrollo utiliza APIs de Salesforce o construye soluciones personalizadas, es clave revisar con ellxs si su código puede estar generando duplicados y qué ajustes se pueden hacer para prevenirlo.

También vale la pena revisar apps externas que crean nuevos registros:
formularios web, integraciones que sincronizan datos entre plataformas sin validar duplicados, herramientas de captura de leads, etc.

Educar a tu equipo en buenas prácticas de manejo de datos

Cada persona que ingresa o modifica datos en Salesforce debería saber cómo evitar errores básicos que generan duplicados. Esto se logra con buenas prácticas de entrada de datos y entendiendo la importancia de mantener una base limpia.

Tu equipo debe saber cómo manejar lo siguiente:

• Cómo deben formatearse los datos correctamente
• Cómo ingresar registros sin duplicarlos
• Qué herramientas usar para detectar o asociar registros duplicados
• Cómo evitar errores al asignar leads o contactos a representantes de ventas

Si tu equipo comprende cómo proteger y mantener limpia la base desde el momento en que se ingresan los datos, estarás reduciendo un gran porcentaje de errores antes de que ocurran.

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Paso tres: Automatizar

Una vez que pasas el primer paso y ajustas lo necesario en el segundo, es hora de automatizar.

La prevención sigue siendo la mejor forma de resolver la mayoría de tus problemas de duplicados (y quizás todos). Pero como los duplicados son inevitables, automatizar va a traerte beneficios a lo largo de los días, semanas, meses y años que tu equipo esté trabajando en Salesforce. Y sí, ellos también te lo van a agradecer.

Usar la combinación automática para capturar duplicados diarios

La combinación automática te ahorra el trabajo de tener que combinar duplicados evidentes.

Eso sí, tendrás que hacer algunas revisiones manuales cada semana. Dedupely igual te va a avisar sobre configuraciones de asociación (match) que no están activadas para combinar automáticamente, pero que sí están detectando duplicados. Ahí puedes revisarlos uno por uno y decidir si deben combinarse o no.

Si ves que semana a semana se repiten los mismos duplicados, puedes automatizar también esas configuraciones de asociación.

Con un poco de ayuda de tu equipo y algunas medidas preventivas, vas a poder mantener tus datos bajo control.

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Presupuestar la deduplicación en Salesforce

Cómo se calcula el precio de la deduplicación

Con base en los proveedores que he visto allá afuera, puedo decirte que la cantidad de registros es el factor más determinante en el precio.

• Para bases de datos pequeñas (menos de 30,000 a 50,000 registros), el costo inicia alrededor de $500 USD al año.
• Bases más grandes (más de 150,000 registros) pueden costar entre $2,000 y $20,000 USD, ya sea por única vez o anualmente.

Otros factores que influyen en el precio:

• Nivel de personalización de tu instancia de Salesforce
• Si es autogestionado o basado en consultoría
• El tiempo requerido para completar la deduplicación

Cada empresa de limpieza de datos tiene un esquema de precios ligeramente distinto. Lo mejor para tener una idea clara es contactarlos directamente y ver el caso uno a uno.

Tiempos estimados realistas para una deduplicación inicial

Así como el precio depende del volumen de registros, el tiempo requerido también.

• Bases de datos pequeñas pueden limpiarse en una hora o poco más.
• Bases grandes pueden tomar días o incluso semanas, por la cantidad de datos, el cuidado extra necesario y la variedad de duplicados que hay que detectar.

La mejor forma de evitar un desastre de último minuto es empezar la deduplicación con semanas de anticipación, no días ni horas antes de un deadline.

Factores a considerar cuando planifiques tu calendario:

• La velocidad con la que trabaja la empresa que contrates
• El nivel de personalización, pruebas y cuidado necesarios para evitar pérdida de datos
• Errores o detalles en tus datos actuales que necesiten corregirse
• Tiempo adicional para sincronizar y mover datos de un lado a otro

Y eso sin contar los imprevistos que pueden arruinar un newsletter o un lanzamiento. Hazlo con tiempo, mejor prevenir que lamentar.

¿Quién debe participar en el proceso de deduplicación?

Tu responsable de datos, líderes de ventas y cualquier persona que necesite revisar o decidir cómo se modifica la información. Si impacta sus procesos, deben estar involucrados.

¿Cómo calculo el ROI de deduplicar Salesforce?

Hay varios estudios que muestran lo dañino que puede ser el dato duplicado para una empresa. Aun así, puede que no sea suficiente para justificar la inversión en limpieza de datos.

Una forma sencilla de calcular el ROI es estimar las horas que tu equipo pierde buscando, entendiendo y combinando duplicados. Mide cuánto tiempo toma encontrar un grupo de duplicados y combinarlos manualmente. Luego pregúntales cuántas veces al día o semana tienen que hacer esto. Multiplica todo y tendrás un estimado de horas perdidas en cierto periodo.

¿Cuánto te cuesta eso? ¿Cuánto podrías estar ganando en su lugar?

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El cálculo podría verse así:

((Número de duplicados combinados por día por representante)
* (minutos para combinar un duplicado ÷ 60)
= (horas perdidas))
* (sueldo por hora)

Ejemplo con números ficticios: Tu equipo combina 20 duplicados diarios, y se tardan 4 minutos en cada uno.

(20 * 4 minutos = 80 minutos) * $30.00/hr = $39 al día

Ahora multiplícalo por el número de reps (digamos 3 personas) y estás perdiendo entre $1,170 y $3,510 USD al mes solo en horas dedicadas a combinar datos duplicados. Puedes sumar pérdidas de oportunidad y otros costos indirectos. Pero si este número no se siente significativo, probablemente no tienes un problema grave de duplicados.

Y si sí lo tienes, con este dato debería ser fácil convencer a tu equipo o jefes de que vale la pena actuar.

NOTA: Obvio no soy matemático. Esto es una estimación general, solo para darte una idea de cómo calcular el impacto financiero de los duplicados en tu empresa.

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Soluciones internas vs. soluciones de AppExchange

Ya hemos pasado por el hoyo negro del “házlo tú mismo”... ese en el que al final terminas rindiéndote y contratando a alguien más para que lo haga por ti.

Pero también hay situaciones en las que hacerlo internamente sí tiene sentido. Veamos qué opciones reales hay para deduplicar de forma efectiva:

Solución vía API creada por un desarrollador interno

Tienes developers en tu equipo. Entonces, ¿por qué no encargarles una solución a la medida que cubra todo lo que necesitas?

No tan rápido.

Algunos desarrolladores aman hacer sus propias herramientas (yo también estuve ahí... estuve a punto de construir todo nuestro stack antes de que me recordaran el verdadero costo del desarrollo interno).

Tus desarrolladores están ahí para construir el producto o servicio que vendes, y además no son baratos. Construir una herramienta interna implica:

1. Tiempo de desarrollo inicial
2. Tiempo de prueba, bugs, ajustes y vaivenes
3. Mantenimiento y actualizaciones a lo largo del tiempo
4. Costos de hosting y operación

Todo eso se acumula. Y, muchas veces, el resultado final no es tan eficiente. A eso súmale que puede pasar mucho tiempo antes de que funcione bien.

Gestión de duplicados nativa de Salesforce

Salesforce, al ser un CRM de nivel empresarial, tiene su propio sistema de gestión de duplicados.

Pero no es perfecto.

Cloudingo escribió un excelente artículo explicando las limitaciones del sistema nativo de Salesforce, como por ejemplo:

• Muy pocas formas de asociar campos: solo exacto o difuso (fuzzy)
• Solo puedes tener cinco reglas de asociación activas a la vez
• La gestión de duplicados solo aplica a versiones empresariales más caras
• No hay combinación automática ni combinación masiva
• Solo permite asociar hasta 3 registros por grupo

En resumen: Aunque está un paso arriba comparado con otros CRMs, sigue siendo una solución limitada y poco práctica si quieres ahorrar tiempo. Hace el trabajo, pero no resuelve el problema de raíz.

“¡Pero eso es tarea del equipo de ventas!”

¿En serio? ¿Cuándo fue la última vez que “limpieza de datos” apareció en la descripción de un puesto de ventas?

Ningún representante de ventas cree que parte de su trabajo sea limpiar registros duplicados.

Obviamente todos deberían contribuir a mantener limpio el CRM conforme trabajan con él. Es lo mínimo, por respeto a sus compañeros. Pero si no les estás dando herramientas para hacerlo bien, les estás complicando el trabajo. Y eso se traduce en menos ventas.

Ayudar al equipo de ventas significa darles recursos reales, no solo instrucciones.

Por qué las soluciones de AppExchange son una obviedad

Hay docenas de apps para deduplicar en AppExchange. Algunas no valen mucho la pena, pero otras son excelentes. Estas empresas invierten cantidades enormes de tiempo y recursos en resolver bien este problema para ti.

Suelen ser mucho más accesibles en precio y ofrecen un retorno más alto que cualquier alternativa interna o manual.

Te ahorran tiempo en:

• Hacks que terminan en frustración
• Proyectos internos que desvían el foco de tu equipo
• Funciones nativas que son más complicadas de lo que deberían ser

Qué buscar en un proveedor de deduplicación

He probado muchas de las soluciones de AppExchange. Algunas son gratuitas, otras no publican precios. Pero la mayoría hace bien su trabajo.

Si vas por el camino de una consultora:

• Asegúrate de que entiendan tus necesidades específicas
• No asumas que saben lo que significa cada campo para ti
• Explícales todo. Haz muchas preguntas.
• La mayoría sí estará alineada contigo, pero depende de lo que tú les comuniques

Si prefieres una solución autogestionable:

• Tu equipo tendrá control total del proceso
• Pero necesitarán tiempo para aprender a usarla (hay que leer documentación, ver tutoriales…)

El software que elijas debería tener:

• Opciones de asociación de campos (exacta, difusa, por sonido) y poder ignorar términos comunes
• Posibilidad de combinar en masa, hacer combinaciones personalizadas y automatizar después de probar
• Reglas de combinación para elegir valores ganadores, conservar campos maestros y gestionar propiedad de leads
• Alertas constantes de nuevos duplicados que entran a tu CRM
• Soporte rápido y útil

Esto es justo lo que estamos construyendo en Dedupely. Y si la autogestión no te convence, nuestro equipo se pone las pilas contigo sin costo adicional. Puedes ver más del conector de Dedupely para Salesforce aquí.

Editado en Mayo de 2025