Duplicados en Salesforce y límites de las herramientas nativas

Salesforce encuentra duplicados con reglas de coincidencia y actúa sobre ellos con reglas de duplicados, que alertan o bloquean a los usuarios pero nunca fusionan. La fusión es un paso separado y manual: combinas hasta tres registros a la vez y eliges cuál sobrevive. Duplicate Jobs, que escanean toda la organización para encontrar duplicados existentes, se enumeran solo para las ediciones Performance e Unlimited. Incluso allí, fusionas los resultados de un conjunto a la vez. En este artículo, verás qué hace cada edición, cómo funciona una fusión, dónde se detienen las herramientas nativas y cómo los equipos manejan el resto.

Qué hace Salesforce en cada edición

Salesforce Help enumera la gestión de duplicados para las ediciones Essentials, Professional, Enterprise, Performance, Unlimited y Developer. Tiene dos partes que funcionan juntas.

Las reglas de coincidencia definen qué cuenta como duplicado: qué campos comparar y cómo. Las reglas de duplicados deciden qué ocurre cuando un usuario guarda un registro que coincide:

• Alerta: se advierte al usuario que el registro puede ser un duplicado.
• Bloquear: el usuario no puede guardar el registro.
• Informe: la coincidencia se registra en un conjunto de registros duplicados que puedes revisar después.

Las reglas de duplicados no fusionan nada. Cada objeto puede tener hasta cinco reglas de duplicados activas, y cada regla puede usar hasta tres reglas de coincidencia. Un objeto también puede tener hasta cinco reglas de coincidencia activas.

Qué comparan las reglas de coincidencia estándar

Salesforce incluye reglas estándar para cuentas empresariales, cuentas de personas, contactos y leads. También puedes configurar reglas entre objetos, por ejemplo contactos que dupliquen leads.

• Cuentas: Nombre de cuenta, con cotejo exacto, acrónimo o difuso, combinado con teléfono, calle de facturación, código postal, ciudad y estado, o sitio web.
• Contactos y clientes potenciales: nombre y apellido, combinados con cargo y cuenta (o empresa), correo electrónico, teléfono o dirección.

En la regla estándar de contacto y prospecto, el correo electrónico, teléfono y código postal coinciden solo cuando son exactos.

Cuándo se ejecutan las reglas de duplicados y cuándo no

Las importaciones y la API están cubiertas, pero de manera diferente. Para registros de herramientas de importación de datos o las API, Salesforce anula la configuración de reglas. No se muestra ninguna alerta, y el registro no se puede guardar.

De modo que un registro coincidente de una importación o integración se bloquea en lugar de permitirse. Eso importa para quien ejecuta integraciones: planifica qué hace cada herramienta cuando Salesforce rechaza un guardado.

Las reglas de duplicados no se ejecutan en absoluto en algunos casos:

• Registros creados con Quick Create o Community Self-Registration.
• Leads convertidos en cuentas o contactos cuando No se activa Usar Apex Lead Convert.
• Registros restaurados con Undelete.
• Registros añadidos a través de Lightning Sync o Einstein Activity Capture.
• Registros fusionados manualmente.

Qué incluye cada edición de Salesforce para duplicados

Salesforce Help aún describe la disponibilidad con los nombres de ediciones heredadas, así que la tabla los usa. En septiembre de 2026, Salesforce anunció las ediciones Core, Advanced y Max, que lo compara con Enterprise heredado, Unlimited heredado y Agentforce 1.

A partir de octubre de 2026, según la ayuda de Salesforce: Gestión de duplicados, Reglas de duplicados, Combinar contactos, Fusionar leads, Consideraciones al fusionar cuentas, Tareas de duplicados; y el referencia de API de fusión.

A partir de octubre de 2026, Salesforce lista Starter Suite desde 25 $ y Pro Suite desde 100 $ por usuario al mes. Las nuevas ediciones Core, Advanced y Max son 195 $, 395 $ y 550 $ por usuario al mes, facturadas anualmente. Salesforce no ha indicado cuáles de las nuevas ediciones incluyen Duplicate Jobs, así que confirma con Salesforce antes de presupuestar. Los precios cambian frecuentemente, así que comprueba Páginas de precios de Salesforce primero.

Cómo funciona una fusión en Salesforce

Salesforce fusiona registros del mismo tipo, hasta tres a la vez, incluido el que sobrevive. Se pueden fusionar cuentas (empresa o persona), contactos y leads, y los agentes de soporte pueden fusionar casos. Estas reglas aplican sea cual sea tu edición:

• Elige el registro principal, luego selecciona qué valores de campo mantener de los demás.
• Los registros relacionados se mueven al registro superviviente. En el caso de cuentas, la Ayuda de Salesforce dice que se re-vinculan "con algunas excepciones".
• En cuentas, Created By y Created Date vienen del registro más antiguo. Los campos ocultos y de solo lectura (como sharing) vienen del registro principal.
• El feed de Chatter se conserva solo del registro principal.
• Los otros registros van a la Papelera de reciclaje, donde permanecen 15 días.
• La fusión necesita permiso de Eliminación en el objeto. Algunas fusiones de cuentas también necesitan Modificar todos los datos o Gestionar usuarios externos.

Cuentas personales y cuentas comerciales

No puedes fusionar una cuenta de persona con una cuenta de negocio, en ninguna dirección. Las cuentas de persona habilitadas para usuarios del Portal o Experience Cloud no se pueden fusionar en absoluto.

Leads y contactos

Como Salesforce solo fusiona registros del mismo tipo, un lead no puede fusionarse con un contacto. Si un lead y un contacto son la misma persona, la ruta nativa es convertir el lead.

Las reglas de duplicados no se ejecutan en esa conversión a menos que Use Apex Lead Convert esté habilitado. Comprueba contacto y cuenta coincidentes antes de convertir.

En Classic, dos leads convertidos no se pueden fusionar; Lightning Experience sí puede.

Casos

Los agentes de soporte pueden combinar hasta tres casos en uno, y los registros secundarios van al caso principal. Según la configuración del administrador, los otros casos van a la Papelera o permanecen con "Combinado" añadido al asunto.

Deshacer una fusión

No he encontrado una página de Salesforce que documente cómo deshacer una fusión. Puedes restaurar un registro fusionado de la Papelera de reciclaje en 15 días. Ayuda de Salesforce no especifica si los registros relacionados reasignados vuelven con él.

Donde se quedan cortas las herramientas nativas, incluso en Performance e Unlimited

Las ediciones principales añaden Duplicate Jobs. Los demás límites aplican en todas las ediciones:

• Coincidencia: cada objeto obtiene hasta cinco reglas de coincidencia activas, creadas a partir de un conjunto fijo de métodos. La mayoría de las organizaciones Salesforce que veo necesitan una coincidencia más específica.
• Tres registros por fusión: una empresa con cinco registros de cuenta requiere al menos dos fusiones. A través de la API, cualquier cosa por encima de tres registros significa ejecutar fusiones una tras otra.
• Los trabajos buscan, no fusionan: Duplicate Jobs agrupa coincidencias en conjuntos de registros duplicados. Cada conjunto se compara y combina independientemente, hasta tres registros.
• Objetos: Los trabajos de duplicados cubren cuentas empresariales y personales, contactos y Leads. La API de fusión admite Leads, contactos, cuentas e individuos, así que las oportunidades y registros de objetos personalizados no están entre los tipos de fusión.
• Sin fusión en Data 360: la resolución de identidad crea perfiles unificados a partir de reglas de matching, pero no modifica los registros de origen. No fusiona ni elimina registros en tu CRM.

El matching es el mayor desafío que escucho. Muchas organizaciones tienen sucursales y oficinas regionales que comparten nombre o dominio. Distinguirlas requiere reglas personalizadas.

Para unos pocos cientos de duplicados simples, las herramientas nativas suelen ser suficientes. Los límites aparecen una vez el backlog alcanza miles de registros.

Cómo los equipos manejan lo que dejan las herramientas nativas

La mayoría de limpiezas de Salesforce en las que he trabajado se reducen a las mismas pocas decisiones, en cualquier edición.

Empieza con Cuentas y Contactos

La mayoría de equipos de Salesforce con los que hablo empiezan limpiando cuentas y contactos primero. Las oportunidades, casos y actividades dependen de esos registros, así que sus duplicados se extienden en reportes y propiedad.

Anota qué hace que un registro sea duplicado en tu organización

Antes de emparejar nada, acuerda qué es un duplicado para cada objeto. Dos cuentas con el mismo nombre en países diferentes pueden ser clientes separados. Dos contactos con el mismo email casi siempre son la misma persona.

Excluya valores de marcador de posición de sus coincidencias, como un teléfono de oficina compartido o un correo como test@test.com. Fusione primero las coincidencias que tiene más seguridad de que son ciertas y revise las casi coincidencias antes de fusionarlas.

Decide qué registro sobrevive y qué valor gana

El registro principal controla más que sus campos visibles. Su configuración de compartición, campos de solo lectura y el feed de Chatter persisten.

En campos clave, como propietario de cuenta, tipo de registro y dirección, acuerda si gana el valor más nuevo, el más completo o el más antiguo.

Conserva los valores originales

La Papelera te da 15 días, y no hay un procedimiento de deshacer fusión documentado. Exporta los registros que planeas fusionar, con sus IDs de Salesforce y propietarios, antes de comenzar.

Mapea qué crea registros

Lista cada importación, integración y formulario que escriben en Salesforce, y comprueba qué rutas se saltan tus reglas. Para importaciones e integraciones, averigua qué hace cada una cuando un registro coincidente está bloqueado. Luego establece un ritmo regular para Merge de los duplicados que aún se cuelan.

Comprueba tu edición antes de planificar la limpieza

Cada edición de Salesforce con gestión de duplicados puede marcar duplicados mientras se guardan registros y fusionarlos hasta tres a la vez. Si también puedes escanear toda la organización en busca de duplicados existentes depende de tu edición, así que esa es la primera cosa que confirmar.

La preparación es igual en cada edición. Comienza con una definición compartida de duplicado para cada objeto y una elección acordada de qué registro y valores permanecen. Una exportación de los originales lo completa, ya que la Papelera mantiene registros fusionados solo 15 días.

Preguntas frecuentes