Caso de sucesso
Como uma Empresa com IA de Resposta Automática por Telefone Deixou de Verificar Manualmente Pipedrive e Fundiu Mais de 20 Mil Registos Duplicados com Dedupely
- Pipedrive
- Entrada manual pela equipa
- Preenchimentos de formulários e inscrições
- SaaS
- 20,000+ registos duplicados mesclados
- 10,000+ Correspondências de Pessoas e Organizações fundidas
- 0 pessoas duplicadas na verificação de duplicatas do Pipedrive
Uma correspondência é um conjunto de registos duplicados fundidos num único registo. Cada correspondência contém pelo menos dois registos, por isso o número de registos fundidos é pelo menos o dobro do número de correspondências.
De onde vieram os duplicados
Mesma empresa, escrita de formas diferentes
A empresa vende software de resposta de chamadas com IA a contratantes de serviços residenciais e executa tanto o marketing como as vendas a partir do Pipedrive. Os registos chegavam através de entrada manual pela equipa e através de preenchimentos de formulários, pelo que o mesmo contratante ou contacto poderia chegar ao Pipedrive mais de uma vez. Quando a limpeza começou, a conta continha aproximadamente 22.000 Organizações e 19.000 Pessoas.
Pipedrive não estava marcando duplicatas que eram óbvias para uma pessoa:
- Variantes de nome. Um contratante poderia aparecer como apenas o nome do negócio, com Inc. adicionado, ou com um serviço extra no nome, como HVAC num registo e HVAC e Encanamento noutro.
- Registos parcialmente preenchidos. Às vezes faltava o website, às vezes o número de telefone ou o endereço, e às vezes um registo tinha apenas o nome da empresa.
- Pessoas registadas de formas diferentes. Alguns nomes incluíam um segundo nome, e a mesma pessoa podia ser Steven num registo e Steve noutro.
Alguns parecidos tiveram de ficar
Muitos dos seus clientes são grupos com várias filiais. Em Pipedrive, essas filiais ligam-se a uma empresa-mãe, e algumas partilham o mesmo site. Parecem duplicados mas não são, e as ligações entre eles tinham de se manter intactas.
O que os duplicados prejudicaram
Rever, fundir, repetir
Sem uma forma de fazer deduplicação em massa, a diretora sénior de marketing estava a encontrar duplicados sozinha, revendo-os e fundindo-os um de cada vez. Disse que demorava uma eternidade. Mais cedo naquele mesmo dia, tinha fundido quatro organizações duplicadas manualmente.
Crescimento com dados ruins
A empresa estava a expandir a sua equipa e o seu negócio, e ela disse que não conseguia continuar com dados ruins. Nada estava a sinalizar novos duplicados, por isso o trabalho manual continuava a surgir.
Como os duplicados foram resolvidos
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1. Proteja as empresas-mãe antes de qualquer unificação
Com a equipa de sucesso de cliente Dedupely, sincronizaram Organizações e trouxe o campo da empresa-mãe do Pipedrive para a pesquisa. Um filtro, Empresa-mãe está em branco, mantém todos os ramos que têm uma empresa-mãe definida fora da pesquisa, para que um ramo não possa ser fundido na sua empresa-mãe ou noutro ramo. Isso deixou a maioria da base de dados na pesquisa. Os poucos ramos são verificados manualmente.
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2. Correspondência de organizações por nome e cidade
A correspondência apenas pelo nome encontrou cerca de 7.000 correspondências, demasiado amplas para confiar: duas empresas de canalização com nomes quase iguais, uma com uma cidade acrescentada, podem ser dois negócios diferentes. Adicionar a cidade estreitou as correspondências em que ela confiava. O nome usa correspondência Similar, que deteta erros de digitação e pequenas diferenças, e ela verificou um resultado no Pipedrive antes de fundir. Nome com website e nome com telefone foram planeados como as próximas passagens.
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3. Limpe Pessoas em fases, cada uma apanhando um novo grupo
As pessoas começaram com uma correspondência exata de email, depois uma fusão em massa. Para encontrar os duplicados que restavam, experimentaram novos pares de campos:
- Apelido e e-mail, que disse nunca ter pensado em experimentar.
- Apelido e telefone, que apanhou pessoas como Steven e Steve.
- Nome e telefone, com Nome Próprio definido como Similar Words apenas na primeira palavra, para que um nome do meio não bloqueie uma correspondência.
As correspondências restantes são analisadas uma a uma, porque um casal que partilha um número de telefone pode ser duas pessoas diferentes.
O que a desduplicação mudou
Zero Pessoas duplicadas, confirmadas pelo Pipedrive
A empresa fusionou mais de 10.000 correspondências em Pessoas e Organizações, combinando pelo menos 20.000 registos duplicados. Após as últimas fases, a verificação de duplicados própria do Pipedrive não mostrou Pessoas duplicadas e duas Organizações.
Novas formas de segmentar os dados
Disse que as pesquisas lhe mostraram formas de ver os dados que não tinha pensado, e planeia continuar a verificar com novas combinações para se certificar de que nada passa despercebido.
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