Caso de sucesso

Como um Varejista Impediu a Sua Equipe de Vendas de Adivinhar Qual Conta Usar em Salesforce com Dedupely

  • Salesforce
  • Entrada manual pela equipe
  • Após uma importação de lista
  • Retalho
  • 200+ correspondências de conta mescladas por mês, em média
  • 75+ correspondências de contatos mescladas por mês, em média
  • 280,000+ contas e contatos mantidos em controle

Uma correspondência é um conjunto de registros duplicados mesclados num único registro. Cada correspondência de conta continha entre dois e cinco registros, e cada correspondência de contato continha dois, pelo que o número de registros mesclados é pelo menos o dobro do número de correspondências.

De onde vieram os duplicados

Centenas de escolas com o mesmo nome

A empresa é um retalhista que vende para distritos escolares e escolas individuais em todos os Estados Unidos, executando as suas vendas no Salesforce. O seu maior problema de dados é inerente ao mercado: centenas de escolas diferentes compartilham nomes comuns, então muitas contas que parecem duplicatas são na verdade escolas distintas. Um distrito e uma das suas escolas também podem aparecer como duas contas separadas, apesar de pertencerem juntas.

O gestor de vendas responsável pelo Salesforce rastreou os duplicados reais até duas fontes:

  • Contas criadas sem verificação. Alguns colaboradores criaram novas contas sem verificar se a escola já existia. Ninguém se apercebeu do problema até cerca de um ano depois.
  • Uma importação que ninguém verificou. O primeiro upload trouxe uma grande base de dados existente em cima dos dados que já estavam no Salesforce, e ninguém verificou se havia duplicados.
Um edifício escolar

O que os duplicados prejudicaram

Vendedores a questionar qual conta usar

O problema ficou evidente quando toda a equipe começou a trabalhar no Salesforce. Os vendedores dele continuavam perguntando qual conta usar para uma escola. Uma conta duplicada começa sem histórico, então um pedido registrado em um registro ficava invisível no outro, e com escolas esse histórico importa.

Por que a correção manual estagnou

As pessoas tinham trabalhado nos duplicados manualmente de vez em quando, mesclando apenas por nome, e estava demorando muito tempo. Cada par tinha de ser aberto e verificado quanto ao histórico antes de ser mesclado, e ainda tinha cerca de 10.000 contas a processar, com contatos depois. A limpeza estava atrasando dois outros projetos, incluindo a próxima integração que ele precisava de lançar.

Como os duplicados foram resolvidos

  1. 1. Teste o campo óbvio primeiro

    Com a equipe de sucesso de cliente de Dedupely, ele começou por corresponder contas no número de ID escolar nacional. A pesquisa não encontrou nada, em parte porque muitas contas nunca tinham o número preenchido. O nome sozinho também não era seguro, porque tantas escolas diferentes compartilham um nome. Precisavam de um segundo campo para corresponder.

  2. 2. Adicione o site como segundo campo

    O site era um bom candidato, mas ainda não estava no Dedupely. A equipe de Customer Success o adicionou pelo Extra Fields Manager, e depois da sincronização a pesquisa passou a corresponder contas por nome e site.

  3. 3. Comece com contas que não têm pedidos

    Para tornar as primeiras mesclagens seguras, adicionaram um filtro para que a busca mostrasse apenas contas sem pedidos. Um duplicado sem pedidos não tem histórico de pedidos a perder. A busca por nome, site e sem pedidos encontrou 2.319 correspondências, cerca de 5.000 registros, e ele concordou que eram as mesmas contas quase sempre. Exportou os resultados como backup em CSV antes de mesclar, para poder sempre verificar o que mudou.

    Pesquisa de Duplicate Searches do Dedupely com filtro para contas sem pedidos

  4. 4. Verifique uma amostra, faça backup, depois faça Bulk Merge

    Uma segunda pesquisa correspondeu apenas ao nome, novamente apenas para contas sem pedidos, e encontrou 7.046 correspondências, algumas com cinco ou seis registros. O sucesso de cliente sugeriu mesclar cinco ou seis primeiro para verificar o resultado. Exportou outra cópia de segurança, adicionou um filtro no proprietário da conta para se focar nos registros em que trabalhou com dois colegas, e iniciou a mesclagem em massa, que é executada em segundo plano. Optou por não ativar Auto Merge até ter verificado os resultados.

    Um padrão requer cuidado: escolas no mesmo distrito muitas vezes compartilham um website. Para esses, nome e website não são suficientes, por isso mantêm-se fora de mesclagens em massa e recebem uma análise manual.

O que a desduplicação mudou

De verificações manuais a mesclagens em massa

O que era um trabalho lento conta a conta tornou-se em algumas pesquisas e mesclagens em massa executadas em segundo plano. A mesclagem nativa do Salesforce limita-se a três registros de cada vez, enquanto Dedupely mescla milhares de registros numa ação. Em média, a equipe mescla agora mais de 200 correspondências de contas e 75 de contatos por mês, com uma cópia de segurança CSV de cada mesclagem em massa.

Uma visão mais clara de onde é que as duplicatas começam

Trabalhar nas pesquisas também mostrou a ele de onde vêm os duplicados: contas criadas sem uma busca prévia e uma importação que ninguém verificou. Conhecer as causas deu a ele um ponto de partida para impedir novos duplicados, e não apenas limpar os antigos.

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