Caso de sucesso

Como um Varejista Impediu a Sua Equipa de Vendas de Adivinhar Qual Conta Usar em Salesforce com Dedupely

  • Salesforce
  • Entrada manual pela equipa
  • Após uma importação de lista
  • Retalho
  • 200+ correspondências de conta fusionadas por mês, em média
  • 75+ correspondências de contactos fundidas por mês, em média
  • 280,000+ contas e contactos mantidos em controlo

Uma correspondência é um conjunto de registos duplicados fundidos num único registo. Cada correspondência de conta continha entre dois e cinco registos, e cada correspondência de contacto continha dois, pelo que o número de registos fundidos é pelo menos o dobro do número de correspondências.

De onde vieram os duplicados

Centenas de escolas com o mesmo nome

A empresa é um retalhista que vende para distritos escolares e escolas individuais em todos os Estados Unidos, executando as suas vendas no Salesforce. O seu maior problema de dados é inerente ao mercado: centenas de escolas diferentes partilham nomes comuns, então muitas contas que parecem duplicatas são na verdade escolas distintas. Um distrito e uma das suas escolas também podem aparecer como duas contas separadas, apesar de pertencerem juntas.

O gestor de vendas responsável pelo Salesforce rastreou os duplicados reais até duas fontes:

  • Contas criadas sem verificação. Alguns colaboradores criaram novas contas sem verificar se a escola já existia. Ninguém se apercebeu do problema até cerca de um ano depois.
  • Uma importação que ninguém verificou. O primeiro carregamento trouxe uma grande base de dados existente junto aos dados já no Salesforce, e ninguém verificou se havia duplicados.
Um edifício escolar

O que os duplicados prejudicaram

Vendedores a questionar qual conta usar

O problema tornou-se óbvio quando toda a equipa começou a trabalhar no Salesforce. Os seus vendedores continuavam a perguntar-lhe qual conta usar para uma escola. Uma conta duplicada começa sem histórico, por isso uma encomenda registada num registo era invisível no outro, e com escolas, esse histórico importa.

Por que a correção manual estagnou

As pessoas tinham trabalhado nos duplicados manualmente de vez em quando, fusionando apenas por nome, e estava a demorar muito tempo. Cada par tinha de ser aberto e verificado quanto ao histórico antes de ser fundido, e ainda tinha cerca de 10.000 contas a processar, com contactos depois. A limpeza estava a atrasar dois outros projetos, incluindo a próxima integração que ele precisava de lançar.

Como os duplicados foram resolvidos

  1. 1. Teste o campo óbvio primeiro

    Com a equipa de sucesso de cliente de Dedupely, ele começou por corresponder contas no número de ID escolar nacional. A pesquisa não encontrou nada, em parte porque muitas contas nunca tinham o número preenchido. O nome sozinho também não era seguro, porque tantas escolas diferentes partilham um nome. Precisavam de um segundo campo para corresponder.

  2. 2. Adicione o site como segundo campo

    O site era um bom candidato, mas ainda não estava em Dedupely. A equipa de sucesso do cliente adicionou-o através do Extra Fields Manager, e após sincronização, a pesquisa correspondeu contas por nome e site.

  3. 3. Comece com contas que não têm pedidos

    Para tornar as primeiras mesclagens seguras, adicionaram um filtro para que a busca mostrasse apenas contas sem encomendas. Um duplicado sem encomendas não tem histórico de encomendas a perder. A busca de nome, site e sem encomendas encontrou 2.319 correspondências, aproximadamente 5.000 registos, e ele concordou que eram as mesmas contas quase sempre. Exportou os resultados como cópia de segurança CSV antes de mesclar, para poder sempre verificar o que mudou.

    Pesquisa de Duplicatas Dedupely com filtro para contas sem encomendas

  4. 4. Verifique uma amostra, faça backup, depois faça Bulk Merge

    Uma segunda pesquisa correspondeu apenas ao nome, novamente apenas para contas sem pedidos, e encontrou 7.046 correspondências, algumas com cinco ou seis registos. O sucesso de cliente sugeriu fundir cinco ou seis primeiro para verificar o resultado. Exportou outra cópia de segurança, adicionou um filtro no proprietário da conta para se focar nos registos em que trabalhou com dois colegas, e iniciou a fusão em massa, que é executada em segundo plano. Optou por não ativar Auto Merge até ter verificado os resultados.

    Um padrão requer cuidado: escolas no mesmo distrito muitas vezes partilham um website. Para esses, nome e website não são suficientes, por isso mantêm-se fora de fusões em massa e recebem uma análise manual.

O que a desduplicação mudou

De verificações manuais a fusões em massa

O que era um trabalho lento conta a conta tornou-se em algumas pesquisas e fusões em massa executadas em segundo plano. A fusão nativa do Salesforce limita-se a três registos de cada vez, enquanto Dedupely funde milhares de registos numa ação. Em média, a equipa funde agora mais de 200 correspondências de contas e 75 de contactos por mês, com uma cópia de segurança CSV de cada fusão em massa.

Uma visão mais clara de onde é que as duplicatas começam

Ao trabalhar através das pesquisas também lhe mostrou onde é que as duplicatas vêm: contas criadas sem pesquisa prévia e uma importação que ninguém verificou. Conhecer as causas deu-lhe um ponto de partida para impedir novas duplicatas, não apenas limpar as antigas.

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