Permitindo que Representantes de Vendas Deduplicam Seus Próprios Registros

Representantes de vendas conhecem suas contas e contatos melhor que ninguém, por isso costumam ser os mais indicados para decidir o que é duplicado. No Dedupely, você permite que façam isso com segurança usando uma função personalizada com Somente registros próprios do CRM marcada: cada representante vê apenas as correspondências em que todos os registros são seus no seu CRM, e pode mesclá-las, enquanto a RevOps mantém o controle das Merge Rules, das Configurações de segurança e do Auto Merge. "Apenas registros próprios do CRM" funciona com todos os CRMs que o Dedupely conecta.

O que os representantes veem com "Somente registros próprios do CRM"

Correspondências que um vendedor não pode ver também ficam fora das contagens e exportações dele. Correspondências com donos misturados ficam com RevOps, ou com quem tiver uma função que não se limite aos próprios registros.

Passo 1: Crie uma função "Representante de vendas"

1. Clique no ícone do seu perfil no canto superior direito e selecione Company Settings.
2. Selecione Funções e permissõese depois clique em Criar função.
3. Dê um nome, por exemplo Representante de vendas, e adicione uma descrição.
4. Em Copiar da função, selecione Data Manager e clique em Textos, depois altere as permissões:

5. Verificar Somente registros próprios do CRM. Se os representantes também devem tratar registros sem proprietário, ative a opção para mostrar também os registros sem proprietário. Ela só acrescenta registros sem dono, nunca registros de outra pessoa.
6. Clique em Salvar função.

Leitura e edição no Dedupe também permite que representantes configurem buscas e varreduras. Combine com sua equipe que o RevOps é responsável pelas Duplicate Searches, e os representantes revisam e mesclam.

Etapa 2: Certifique-se de que cada representante esteja vinculado ao seu usuário no CRM

O Dedupely encontra os registros de cada vendedor pelo usuário dele no seu CRM: o usuário do CRM com o mesmo e-mail, ou o que você mapear.

1. Acesse a Company Settings → Usuários.
2. Clique nos três pontinhos ao lado de um representante e selecione Mapeamento de usuários do CRM.
3. Escolha o usuário deles no seu CRM, caso o e-mail deles no Dedupely seja diferente do e-mail no CRM.

Se um vendedor não encontrar nenhuma correspondência, verifique isto primeiro.

Etapa 3: atribua a função aos representantes

1. No Usuários página, convide os representantes que ainda não estão no Dedupely com Add User, ou clique nos três pontinhos ao lado de um vendedor e selecione Funções.
2. Verifique Representante de vendas função, e desmarque qualquer função que não seja limitada aos próprios registros, como Gerente de dados. Uma pessoa recebe o acesso de todas as funções que tem, então uma segunda função sem essa limitação mostraria a ela as correspondências de todos.
3. Clique em Guardar.

Usuários são ilimitados em todos os planos, então cada representante pode ter um login. Clique Permissões de visualização ao lado de um vendedor para conferir o que pode ser feito. Veja Usuários.

Etapa 4: configure a rotina

• RevOps: é responsável por Duplicate Searches, Merge Rules, Configurações de segurança e Auto Merge, e trata as correspondências que envolvem responsáveis diferentes. Veja Mesclar duplicados sem estragar os responsáveis.
• Comerciais: uma vez por semana, abra as Duplicate Searches da equipe, revise as correspondências, mescle os duplicados, rejeite os falsos e envie os casos duvidosos para Manual Review.
• Todos: recebe Novos Alertas de Duplicados quando uma busca com Auto Match atinge o limite. Cada pessoa pode desativá-los em Notificações.
• Confira o trabalho no Merge History, que mostra quem executou cada mesclagem. Se dois registros que não eram duplicatas forem mesclados, o representante ou o RevOps pode desfazer a ação em até 30 dias. Veja Desfazer uma mesclagem.

Configuração de exemplo

Uma empresa B2B com HubSpot e 12 executivos de contas.

1. Função "Representante de vendas": copiado do Gerenciador de dados. Dedupe: Leitura e modificação. Regras de mesclagem e segurança: Leitura. Mesclagem automática: Sem acesso. Exportar dados: Sem acesso. Somente registros próprios do CRM: marcado, sem registros sem proprietário.
2. Mapeamento de usuários do CRM: dois representantes entram no Dedupely com um e-mail diferente do que usam no HubSpot, então a RevOps os mapeia.
3. Buscas (RevOps): "Contatos · E-mail" e "Empresas · Domínio", em Auto Match.
4. Rotina: toda segunda-feira, cada AE resolve as próprias correspondências. A RevOps resolve, às sextas-feiras, as correspondências que misturam responsáveis e os registros sem responsável.

Erros comuns

• Deixando representantes com uma segunda função, como Data Manager. Eles recebem o acesso de todas as funções que têm, então veem as correspondências de todos.
• Esquecer o mapeamento de usuários do CRM. Representantes cujo e-mail do Dedupely não coincide com o e-mail do CRM não veem nada.
• Conceder aos representantes Ler e modificar em Merge rules e segurança. Uma alteração se aplica a todas as mesclagens, incluindo Auto Merge.
• Esperar que os representantes limpem duplicatas entre os proprietários dos registros. Eles não conseguem vê-los. Planeje quem vai cuidar deles.
• Ativar registros sem responsável sem um plano. Todo representante com essa opção vê os mesmos registros sem responsável. Defina quem vai assumi-los.

Perguntas frequentes sobre representantes que deduplicam os próprios registros

• Com quais CRMs o "Somente registros próprios no CRM" funciona? Todos os CRMs aos quais o Dedupely se conecta.
• Um representante pode ver uma correspondência que inclui o registro de outra pessoa? Não. Todos os registros da correspondência precisam ser deles. Essas correspondências também ficam de fora das contagens e exportações.
• Como o Dedupely sabe quais registros pertencem a um representante? Pelo usuário do CRM: o que tem o mesmo e-mail, ou o mapeado na Usuários página.
• Representantes podem mesclar? Sim, com Read & Modify em Dedupe, incluindo Custom Merge.
• Os vendedores podem desfazer uma mesclagem? Sim. Quem pode mesclar também pode desfazer uma mesclagem em até 30 dias.
• Os representantes podem alterar as Merge Rules? Não, se Merge rules e Segurança estiverem definidos como Leitura ou Sem acesso.