Limpeza de Registros de Ferramentas de Telefone e Chamadas

Ferramentas de telefone e chamadas, como Aircall, Dialpad, JustCall ou RingCentral, costumam criar um novo registro no CRM para cada chamada que não consegue corresponder: um número de telefone sem nome, e-mail ou LinkedIn real. As ferramentas de duplicados do seu CRM geralmente comparam e-mail ou nome, então esses registros só com telefone ficam separados do contato real. No Dedupely, você os encontra com o filtro Criados por chamada do Dedupely Intelligence, ou com uma Duplicate Search em Número de telefone, escolha Merge Rules para que o contato real seja mantido e depois mescle os novos automaticamente todos os dias.

Por que as ferramentas de telefonia criam duplicados

Passo 1: Configure suas Merge Rules para que o contato real prevaleça

Configure isso antes de mesclar qualquer coisa, para que o registro completo sobreviva e mantenha o número de telefone mais recente:

1. Acesse a Merge Rules.
2. Defina o Primary Record a Mais dados no campo, assim o contato real prevalece sobre o registro incompleto vindo da ferramenta de ligações.
3. Ativado Número de telefone, escolha Personalizado e adicione uma Regra de Win: Quando o campo Create Date, operador é a mais recente, assim o contato mantém o número mais recente.

As Merge Rules se aplicam a todas as mesclagens, exceto a Custom Merge, incluindo o Dedupely Intelligence e o Auto Merge. Confira o resultado no Merge Preview coluna antes de mesclar em massa. Veja Merge Rules.

Etapa 2: Encontre registros criados por ligações no Dedupely Intelligence

O Dedupely Intelligence encontra esses duplicados sem nenhuma configuração, e seu Criado por chamada o filtro mostra apenas as correspondências que incluem um registro criado por uma ferramenta de telefonia. Um registro criado por chamada é aquele que uma integração telefônica criou a partir de uma ligação: tem número de telefone, mas não tem nome real, e-mail nem LinkedIn.

1. Acesse a Duplicate Searches e abra Dedupely Intelligence em Contatos ou Leads.
2. Clique em Criado por chamada filtro no topo da busca.
3. Escolha o que exibir:

• Qualquer registro criado por ligação
• Chamador desconhecido: registros que a ferramenta de telefone salvou como chamador desconhecido.
• Somente número de telefone: registros com apenas um número de telefone.
• Uma ferramenta de telefonia específica, como Aircall, JustCall, Dialpad, RingCentral, CloudTalk, Kixie, Talkdesk, Ringover, OpenPhone, Twilio ou Zoom Phone, e mais de 20 outras.
• Nenhum registro criado por ligação, para ver todas as outras correspondências.

4. Revise as correspondências e mescle as que são da mesma pessoa.

O Dedupely Intelligence está incluído por completo em todos os planos pagos, e seus filtros ficam salvos. O teste gratuito mostra as duas primeiras páginas de resultados e permite suas mesclagens gratuitas. Veja Dedupely Intelligence.

Etapa 3: crie uma Duplicate Search para novos registros de chamadas

O Dedupely Intelligence não pode executar Auto Merge, então, para os registros que suas ferramentas de telefone continuam criando, crie uma Duplicate Search própria:

1. Crie uma Duplicate Search em Contatos (ou no objeto que sua ferramenta de telefonia usa).
2. Correspondência por Número de telefone com Semelhante. Ele ignora formatação e códigos de país e compara os últimos 7 dígitos.
3. Adicionar um filtro: Nome Próprio · está vazio · Aplica-se a um ou mais, então toda correspondência inclui um registro sem nome. Se a sua ferramenta de telefone salvar um nome provisório, como "Unknown caller", adicione uma segunda condição, Nome Próprio · contém · Desconhecido, e clique no E selo para alterná-lo para OU.
4. Add Visible Fields como Sobrenome, E-mail, o campo que sua ferramenta de telefonia preenche (como a origem do lead), e Create Date, para comparar antes de mesclar.
5. Clique em Scan.

Para focar em uma ferramenta de telefone, adicione um filtro no campo que ela preenche, ou em Create Date · vem depois de no dia em que você a conectou. Veja Filtros.

Esta é uma das poucas buscas que podem corresponder por um único campo: o filtro de nome vazio limita a busca aos registros incompletos criados por ferramentas de telefone.

Passo 4: Teste e depois automatize

1. Mescle 1–2 correspondências manualmente e confira o resultado no seu CRM e no Merge History.
2. Rejeite as falsas correspondências, como duas pessoas que dividem a mesma linha do escritório. Correspondências rejeitadas nunca voltam em nenhuma busca por esse objeto.
3. Ative Auto Match por 2–4 semanas, e revise as correspondências quando receber a notificação.
4. Quando a busca parar de encontrar falsos positivos, ative Auto Merge diariamente, antes que sua equipe de vendas comece o dia.

O Auto Merge está incluído em todos os planos pagos, não no teste gratuito de 7 dias.

O que protege você ao mesclar

• Configurações de segurança separe as correspondências baseadas em números de preenchimento, como 000-000-0000, e as correspondências com mais de 20 registros, que geralmente indicam um número compartilhado, como a linha principal da empresa. Consulte Segurança das Uniões.
• Merge History registra cada mesclagem, com quem a executou e os valores originais.
• Desfazer: se duas pessoas que não eram duplicatas foram mescladas, desfaça a mesclagem em Merge History em até 30 dias. Veja Desfazer uma mesclagem.

Configuração de exemplo

Uma equipe de vendas usa o Aircall com o HubSpot. Cada ligação perdida de um número novo cria um contato só com um número de telefone.

1. Merge Rules: Primary Record definido como Mais dados no campo. Número de telefone: Personalizado, Regra de vencedor: Quando o campo Data de criação · é o mais recente.
2. Limpeza: no Dedupely Intelligence, a equipe filtra por Criado por chamada → Aircall, revisa as correspondências e as mescla página por página.
3. Duplicate Search "Contatos · Aircall": Telefone: Similar · Filtro: Nome está vazio, Aplica-se a um ou mais · Campos visíveis: Sobrenome, E-mail, Data de criação.
4. Automatização: Auto Match por três semanas, depois Auto Merge todos os dias às 7h.

Erros comuns

• Mesclar antes de definir o Registro Principal. O registro com poucos dados da ferramenta de telefone pode sobreviver. Defina primeiro Mais campos preenchidos.
• Correspondência por telefone: exata. Ferramentas de telefone formatam números do seu próprio jeito. Use Similar.
• Deixar de fora o filtro de nomes em branco. Sem isso, uma busca apenas por telefone encontra colegas que compartilham a mesma linha da empresa.
• Ativar o Auto Merge logo de início. Execute o Auto Match primeiro, até que a busca deixe de encontrar falsas correspondências.
• Esperando que o Dedupely Intelligence faça a mesclagem sozinho. Não é possível automatizar. Use sua Duplicate Search para isso.

Perguntas frequentes sobre duplicados de ferramentas de telefonia

• Quais ferramentas de telefone o filtro Call-created reconhece? Mais de 20, incluindo Aircall, JustCall, Dialpad, RingCentral, CloudTalk, Kixie, Talkdesk, Ringover, OpenPhone, Twilio e Zoom Phone, além de registros salvos como chamador desconhecido ou apenas com número de telefone.
• Posso usar o filtro Call-created nas minhas Duplicate Searches? Não. É um filtro do Dedupely Intelligence. Nas suas próprias buscas, use Número de telefone com um filtro de nome em branco.
• Qual registro permanece após a mesclagem? O que suas Merge Rules escolhem. Com Registro principal definido como Mais dados preenchidos, o contato completo prevalece sobre o registro incompleto.
• O histórico de ligações passa para o contato que permanece? Atividades e associações são movidas para o registro sobrevivente, exceto quando a API do seu CRM não permite. Veja o guia do seu CRM.
• O Dedupely pode impedir que ferramentas de telefonia criem esses registros? Não. O Dedupely os mescla depois que eles chegam a esse ponto. Com o Auto Merge em uma programação diária, eles são mesclados antes de os seus representantes começarem o dia.