Como deduplicar mais de um CRM a partir de uma conta

Você pode conectar a uma conta Dedupely quantos CRMs precisar: CRMs diferentes (como HubSpot e Salesforce) ou várias contas do mesmo CRM (como três portais HubSpot). Cada CRM conectado é independente. Ele tem suas próprias Duplicate Searches, Merge Rules e Safety Settings, e o Dedupely só compara registros dentro desse CRM. O que eles compartilham é o limite de registros do plano, o faturamento e o seu Duplicate Report. Sua equipe, a Security Policy e o Audit Log são configurados em cada CRM.

Quando as equipes conectam vários CRMs?

• Várias regiões ou marcas, cada uma com o seu portal ou org.
• Marketing e vendas em CRM diferentes, como o HubSpot para marketing e o Salesforce para vendas.
• Um Salesforce Sandbox e produção, para testar as pesquisas e as Merge Rules antes de mesclar dados reais. Veja o Guia de eliminação de duplicados no Salesforce.
• Uma migração ou uma aquisição, um CRM de cada vez. Veja Como deduplicar antes e depois de uma migração de CRM.

O que é separado e o que é compartilhado?

Como cada CRM é independente, o Dedupely nunca emparelha um registro de um CRM com um de outro, e uma mesclagem só altera o CRM onde aconteceu. A única exceção é um portal HubSpot e uma org Salesforce sincronizados entre si e associados no Dedupely: os seus duplicados sincronizados são mesclados nos dois CRM ao mesmo tempo. Veja Mesclar duplicados com a Integração HubSpot-Salesforce ativa.

Como adicionar outro CRM

1. Clique em CRM no menu da esquerda.
2. Clique em + Add New CRM or CSV no fundo da lista.
3. Escolha seu CRM e conecte-o. Veja Conecte seu CRM.
4. Ative os objetos que quer deduplicar. A primeira sincronização demora normalmente 2–15 minutos para até 50.000 registros, e até 10–12 horas para mais de 1M de registros.

Como manter a contagem de registros sob controle

Os registros de todos os CRMs conectados contam para o mesmo limite. Para ficar dentro do seu plano:

• Ative só os objetos que vai deduplicar em cada CRM, em CRM Settings. Desativar um objeto baixa o número de registros sincronizados.
• Deduplique um CRM de cada vez se estiver perto do limite.
• Lembre-se de que as Sandboxes também contam. Desative os objetos de um Sandbox quando terminar os testes.
• Use planilhas para listas pontuais. Os uploads de planilhas não contam para o limite de registros.

Até 10% acima do limite, tem 10 dias para mudar de plano ou desativar objetos. Depois disso, todos os CRM da conta ficam só de leitura até o fazer. Veja Billing & Usage.

Como configurar cada CRM

Como cada CRM tem suas próprias configurações, configure cada um separadamente:

1. Duplicate Searches: comece pelas predefinidas e depois acrescente as suas para os dados desse CRM.
2. Merge Rules: cada CRM mescla de forma diferente, por isso defina o Primary Record e as regras ao nível do campo para cada um. Veja o guia do seu CRM.
3. Safety Settings: verifique os padrões de cada objeto. No HubSpot, defina também suas opções de mesclagem.
4. Automatização: ative o Auto Match ou o Auto Merge por pesquisa, depois de a testar.

Configuração de exemplo

Uma empresa com um portal HubSpot para a Europa, outro para os EUA e o Salesforce para vendas.

1. Conecte os três a uma conta Dedupely. Aparecem como CRM separados no menu da esquerda.
2. HubSpot UE e HubSpot EUA: Contacts e Companies ativos, cada um com as suas pesquisas e Merge Rules, e o Auto Merge na pesquisa de "email exato".
3. Salesforce: Accounts e Contacts ativos, com Merge Rules definidas para o comportamento do registro principal do Salesforce. Testado primeiro num Sandbox, cujos objetos foram depois desativados.
4. Plano: 40.000 + 25.000 + 60.000 = 125.000 registros sincronizados contam para o plano.
5. Equipe: cada equipe regional é adicionada ao próprio portal do HubSpot, e a equipe de vendas, ao Salesforce, com cada pessoa com os papéis de que precisa ali.

Erros comuns

• Esperar que o Dedupely encontre duplicados entre dois CRM. Compara registros dentro de um CRM. Se o mesmo cliente estiver em dois CRM, deduplique cada um separadamente.
• Definir as Merge Rules uma vez e assumir que se aplicam em todo o lado. Definem-se por CRM.
• Deixar ativos os objetos de um Sandbox. Os seus registros continuam a contar para o plano.
• Ativar todos os objetos em todos os CRM. A sua contagem de registros sobe depressa. Comece pelo que está deduplicando agora.

Perguntas frequentes sobre vários CRM

• Quantos CRMs posso conectar? Quantos precisar, incluindo várias contas do mesmo CRM.
• O Dedupely consegue comparar registros entre dois CRMs conectados? Não. Cada CRM é independente, e o Dedupely compara registros dentro de um CRM.
• As Merge Rules são compartilhadas entre CRM? Não. Merge Rules, Safety Settings, Duplicate Searches e Merge History são separados para cada CRM.
• Todos os meus CRM contam para um só limite de registros? Sim. Os registros de todos os CRMs conectados se somam. As planilhas não contam.
• A minha equipe pode trabalhar em todos os meus CRM? Sim, desde que você adicione cada pessoa a todos os CRMs de que ela precisa. Cada CRM tem suas próprias configurações, incluindo quem trabalha nele.
• E se eu deixar de usar um dos meus CRMs? Desconecte ou remova em CRM Settings → Conexão com o CRM. Veja Conecte seu CRM.
• Alguém pode trabalhar em um CRM, mas não em outro? Sim. Adicione-os apenas aos CRMs de que precisam, com os perfis necessários em cada um. Veja Funções e permissões.