Como Proteger IDs Externos ao Mesclar

IDs externos, como número de cliente do ERP, ID fiscal ou número de conta de cobrança, vinculam um registro do CRM a outro sistema. Dois registros com o mesmo ID externo quase sempre são duplicatas. Dois registros com IDs diferentes quase sempre são clientes diferentes, mesmo quando nomes e e-mails parecem semelhantes, e mesclá-los faz um dos IDs desaparecer. No Dedupely, você protege os IDs externos correspondendo por eles, encontrando as divergências antes de mesclar, escolhendo qual registro sobrevive com Merge Rules e, no Dedupely Intelligence, usando Campos protegidos.

O que pode dar errado com IDs externos

Etapa 1: Comparar pelo próprio ID

Crie uma Duplicate Search no campo ID com Exata, além de um ou dois campos para confirmar a correspondência, como Company Name e Website (Domain Root). Registros que compartilham um ID externo são suas duplicatas mais seguras. Veja Duplicate Searches.

Como uma mesclagem errada pode afetar o faturamento ou a sincronização com o ERP, comece por Auto Match e envie as correspondências duvidosas para Manual Review para o titular da conta, em vez de mesclar tudo de uma vez.

Passo 2: encontre as correspondências em que os IDs são diferentes

Suas outras buscas, por nome, e-mail ou domínio, ainda podem reunir dois registros com IDs diferentes na mesma correspondência. Encontre-os antes de mesclar:

1. Abra a Duplicate Search e clique em Filtros.
2. Clique em + Add condition e selecione o campo ID.
3. Escolha o operador é único em toda a correspondência. Mostra as correspondências em que cada registro tem um valor diferente.
4. Deixar Contar os vazios como um valor desmarcado, a menos que você queira que um ID em branco conte como um valor próprio.
5. Clique em Concluído, depois Scan.

Revise o restante. Rejeite as correspondências que não são duplicatas para que não reapareçam em nenhuma busca do objeto, e envie as incertas para Manual Review. Veja Filtros e Correspondências rejeitadas.

Etapa 3: confirme que o registro com o ID será mantido

Campos vazios nunca substituem dados existentes, então, quando apenas um registro de uma correspondência tem o ID, esse ID é mantido. Você escolhe qual registro sobrevive, com o seu ID e o seu link para o outro sistema:

• Registro Principal: defina como Personalizado, com uma regra de vencedor: Quando o campo de ID, operador não está vazio. O registro vinculado ao seu ERP ou sistema de faturamento é o que permanece.
• O campo ID: defina como Somente principal, para que o registro remanescente mantenha o próprio ID.
• Verifique o resultado no painel Merge Preview coluna de Ver detalhes da correspondência antes de mesclar em massa.

Como cada CRM trata o ID do registro em uma mesclagem:

• Salesforce: o registro mestre mantém o seu ID, então as integrações que apontam para ele continuam funcionando.
• HubSpot: O HubSpot atribui um novo ID do registro ao registro mesclado, e os IDs antigos redirecionam para ele. Se outra ferramenta armazena IDs do HubSpot, atualize-os com o tempo.

Veja Merge Rules.

Etapa 4: no Dedupely Intelligence, use os Campos protegidos

O Dedupely Intelligence não usa as configurações de correspondência nem os filtros das suas Duplicate Searches. Para impedir que registros com IDs externos diferentes sejam correspondidos ali, use campos protegidos:

1. Abra Dedupely Intelligence em Contatos, Empresas ou Leads.
2. Clique em Campos protegidos no canto superior direito.
3. Em Nunca compare valores em campos diferentes, clique em Adicionar campo e escolha seu campo de ID. Você pode adicionar até 5 campos.
4. Escolha como os valores em branco são tratados:

• Nenhum pode ficar em branco: os registros só coincidem se todos tiverem o ID e ele for o mesmo.
• Pelo menos um deve estar preenchido: um registro sem o ID ainda pode corresponder a um que o tenha.
• Todos podem ficar em branco: IDs em branco nunca impedem a correspondência de registros; só IDs diferentes impedem.

5. Clique em Guardar.

Se muitos dos seus registros ainda não têm o ID, como contatos de formulários web, escolha Todos podem ficar em branco, para que ainda possam corresponder. As outras duas opções são mais rigorosas. Veja Campos protegidos.

Passo 5: manter os dados limpos ao longo do tempo

• Automatize por último. Ative o Auto Merge só na busca que faz correspondência pelo próprio ID, depois que ela tiver rodado sem falsas correspondências. Mantenha as buscas por nomes ou domínios no Auto Match.
• Mantenha as Configurações de segurança ativadas. Eles separam correspondências baseadas em dados de exemplo e correspondências com mais de 20 registros, que geralmente indicam um valor compartilhado ou de exemplo. Consulte Segurança das Uniões.
• Se dois registros com IDs diferentes forem mesclados, desfaça a mesclagem no Merge History em até 30 dias. Os registros voltam com novos IDs, então verifique os vínculos que seus outros sistemas têm com eles. Veja Desfazer uma mesclagem.

Configuração de exemplo

Um distribuidor sincroniza seu ERP com o Salesforce. Cada conta tem um Número do Cliente no ERP, e filiais da mesma empresa têm números próprios.

1. Pesquisa 1 (mesmo ID): Número de cliente ERP: Exato · Nome da conta: Similar Words (Qualquer ordem), com Termos ignorados Inc., LLC, Ltd. · Em Auto Match, depois em Auto Merge, quando tiver rodado sem falsos positivos.
2. Pesquisa 2 (por nome): Nome da conta: Similar Words (qualquer ordem) · Site: Raiz do domínio · Cidade de cobrança: Exato. Filtro: Número de cliente no ERP · único em toda a correspondência. A equipe revisa essas correspondências toda semana e rejeita as ramificações.
3. Merge Rules: Registro principal como Personalizado, com regra de vencedor: quando o campo ERP Customer Number · não estiver vazio. ERP Customer Number como Somente principal.
4. Dedupely Intelligence: ERP Customer Number adicionado a Campos protegidos. Contas criadas pela equipe de vendas ainda não têm número, então a opção em branco é Todos podem ficar em branco.

Erros comuns

• Mesclar só pelo nome quando os registros têm IDs. Duas filiais com o mesmo nome são clientes diferentes. Verifique o ID primeiro.
• Mesclar em massa os resultados de "is unique across match". São as correspondências em que os IDs são diferentes. Revise uma por uma.
• Deixar sobreviver o registro sem o ID. Defina o Primary Record para que o registro vinculado ao seu outro sistema prevaleça.
• Ativar o Auto Merge em uma pesquisa que não inclui o ID. Mantenha no Auto Match e revise.
• Esquecer o Dedupely Intelligence. As correspondências dele não usam seus filtros. Adicione o ID em Campos protegidos.

Perguntas frequentes sobre IDs externos

• Dois registros com o mesmo ID externo são sempre duplicados? Quase sempre. Fique atento a valores de preenchimento, como 0000, que muitos registros compartilham. As Safety Settings separam correspondências com mais de 20 registros.
• O que acontece com o ID quando um registro tem e o outro não? Valores em branco nunca substituem dados existentes, então o ID é mantido.
• E se os dois registros tiverem IDs diferentes? Não os mescle. Use o filtro "é único entre correspondências" para encontrar essas correspondências e rejeite-as.
• Merge Rules pode alterar um campo de ID somente leitura? Não. Não é possível definir Merge Rules em campos somente leitura.
• Os campos protegidos funcionam nas minhas Duplicate Searches? Não. Elas são para o Dedupely Intelligence. Em suas próprias buscas, faça a correspondência pelo ID e use filtros.
• Posso desfazer a mesclagem de dois registros com IDs diferentes? Sim, em até 30 dias, pelo Merge History. O registro restaurado recebe um novo ID no seu CRM.