Permettre aux commerciaux de dédoublonner leurs propres fiches

Les commerciaux connaissent mieux que quiconque leurs comptes et contacts, ils sont donc souvent les mieux placés pour décider ce qui est un doublon. Dans Dedupely, vous pouvez le leur confier en toute sécurité avec un rôle personnalisé qui dispose de Seulement les fiches CRM dont il est propriétaire cochée : chaque commercial ne voit que les correspondances où toutes les fiches lui appartiennent dans votre CRM, et peut les fusionner, tandis que RevOps garde le contrôle des Merge Rules, des paramètres de sécurité et d'Auto Merge. « Fiches CRM dont il est propriétaire uniquement » fonctionne avec tous les CRM auxquels Dedupely se connecte.

Ce que voient les commerciaux avec "Own CRM records only"

Les correspondances qu'un commercial ne peut pas voir sont aussi exclues de ses compteurs et exports. Les correspondances mêlant plusieurs propriétaires restent avec les RevOps, ou avec toute personne dont le rôle n'est pas limité à ses propres fiches.

Étape 1 : créer un rôle "Commercial"

1. Cliquez sur l'icône de votre profil en haut à droite et sélectionnez Company Settings.
2. Sélectionnez Rôles et permissions, puis cliquez sur Créer un rôle.
3. Nommez-le, par exemple Commercial, puis ajoutez une description.
4. Dans Copier depuis le rôle, sélectionnez Data Manager et cliquez sur Textes, puis modifiez les autorisations :

5. Vérifier Seulement les fiches CRM dont il est propriétaire. Si les commerciaux doivent aussi traiter les fiches sans propriétaire, activez l'option pour afficher aussi les fiches sans propriétaire. Elle ajoute uniquement les fiches sans propriétaire, jamais celles appartenant à quelqu'un d'autre.
6. Cliquez sur Enregistrer le rôle.

Lecture et modification sur Dedupe permet aussi aux commerciaux de configurer des recherches et des analyses. Convenez avec votre équipe que les RevOps gèrent les Duplicate Searches, et que les commerciaux les examinent et fusionnent.

Étape 2 : Vérifiez que chaque commercial est associé à son utilisateur CRM

Dedupely retrouve les fiches de chaque commercial via son utilisateur dans votre CRM : l'utilisateur CRM ayant la même adresse e-mail, ou celui que vous associez.

1. Allez dans Company Settings → Utilisateurs.
2. Cliquez sur les trois points à côté d'un commercial et sélectionnez Correspondance des utilisateurs CRM.
3. Choisissez leur utilisateur dans votre CRM, si leur adresse e-mail Dedupely est différente de leur adresse e-mail CRM.

Si un commercial ne voit aucun doublon, vérifiez d'abord ceci.

Étape 3 : attribuez le rôle aux commerciaux

1. Dans l' Utilisateurs page, invitez les commerciaux qui ne sont pas encore dans Dedupely avec Add User, ou cliquez sur les trois points à côté d'un commercial et sélectionnez Rôles.
2. Vérifiez Commercial rôle, et décochez tout rôle qui n'est pas limité à ses propres fiches, comme Data Manager. Une personne obtient les droits de chacun de ses rôles : un second rôle sans cette limite lui montrerait donc les doublons de tout le monde.
3. Cliquez sur Enregistrer.

Les utilisateurs sont illimités dans chaque offre, donc chaque commercial peut avoir un identifiant. Cliquez Droits de consultation auprès d'un commercial pour vérifier ce qu'il peut faire. Voir Utilisateurs.

Étape 4 : mettez en place la routine

• RevOps : gère les Duplicate Searches, les Merge Rules, les paramètres de sécurité et l'Auto Merge, et traite les correspondances qui mélangent des propriétaires différents. Voir Fusionner les doublons sans casser la propriété.
• Commerciaux : une fois par semaine, ouvrez les Duplicate Searches de l'équipe, examinez leurs correspondances, fusionnez les doublons, rejetez les faux et envoyez les cas douteux à Manual Review.
• Tout le monde : reçoit des nouvelles alertes de doublons lorsqu'une recherche avec Auto Match atteint son seuil. Chacun peut les désactiver dans Notifications.
• Vérifiez le travail dans Merge History, qui indique qui a lancé chaque fusion. Si deux fiches qui n'étaient pas des doublons ont été fusionnées, le commercial ou l'équipe RevOps peut l'annuler sous 30 jours. Voir Annuler une fusion.

Exemple de configuration

Une entreprise B2B avec HubSpot et 12 responsables de comptes.

1. Rôle « Commercial » : copié depuis Data Manager. Dédoublonnage : Lecture et modification. Règles de fusion et sécurité : Lecture. Fusion automatique : Aucun accès. Export des données : Aucun accès. Uniquement ses propres fiches CRM : coché, sans fiches non attribuées.
2. Correspondance des utilisateurs CRM : deux commerciaux se connectent à Dedupely avec un e-mail différent de celui de HubSpot, donc RevOps les fait correspondre.
3. Recherches (RevOps) : "Contacts · E-mail" et "Companies · Domain", sur Auto Match.
4. Routine : chaque lundi, chaque AE traite ses propres correspondances. RevOps traite le vendredi les correspondances qui mélangent des propriétaires différents et les enregistrements sans propriétaire.

Erreurs courantes

• Les commerciaux conservent un second rôle, comme Data Manager. Ils obtiennent les accès de chacun de leurs rôles, et voient donc les doublons de tout le monde.
• Oubli du mappage des utilisateurs du CRM. Les commerciaux dont l'adresse e-mail Dedupely ne correspond pas à celle de leur CRM ne voient rien.
• Donner aux commerciaux l'accès Lecture et modification sur les Merge Rules et la sécurité. Une modification s'applique à chaque fusion, y compris Auto Merge.
• Vous demandez aux commerciaux de nettoyer les doublons entre propriétaires. Ils ne peuvent pas les voir. Prévoyez qui s'en charge.
• Activer les fiches sans propriétaire sans plan. Tous les commerciaux ayant cette option voient les mêmes fiches sans propriétaire. Convenez de qui les prend.

FAQ sur le dédoublonnage des fiches par les commerciaux

• Avec quels CRM fonctionne « Propres enregistrements CRM uniquement » ? Tous les CRM auxquels Dedupely se connecte.
• Un commercial peut-il voir une correspondance qui inclut la fiche d'une autre personne ? Non. Chaque fiche de la correspondance doit leur appartenir. Ces correspondances sont aussi exclues de leurs décomptes et exports.
• Comment Dedupely sait-il quelles fiches appartiennent à un commercial ? Via leur utilisateur CRM : celui qui a la même adresse e-mail, ou celui associé dans la Utilisateurs .
• Les commerciaux peuvent-ils fusionner ? Oui, avec l'accès Lecture et modification sur Dedupe, y compris Custom Merge.
• Les commerciaux peuvent-ils annuler une fusion ? Oui. Toute personne autorisée à fusionner peut annuler une fusion dans un délai de 30 jours.
• Les commerciaux peuvent-ils modifier les Merge Rules? Non, si Merge rules et sécurité est réglé sur Lecture ou Aucun accès.