Fundi os registros errados: e agora?

Se registros que não eram duplicados foram mesclados nos últimos 30 dias, você pode desfazer a mesclagem pelo Merge History: o Dedupely restaura os registros e impede que voltem a ser correspondidos. Veja Desfazer uma mesclagem. Para mesclagens mais antigas, e para mesclagens que não podem ser desfeitas, seus dados originais não se perdem: o Merge History da Dedupely guarda os registros originais e os valores vencedores de cada mesclagem, e você pode baixá-lo em CSV para restaurar o que precisa no seu CRM. Este playbook guia você pela recuperação em cinco etapas, de parar as mesclagens em andamento até corrigir a pesquisa que as causou.

Passo 1: pare as mesclagens que ainda estejam rodando

• Mesclagem em massa em curso: clique em Cancel all. As mesclagens já em curso terminam; as restantes são canceladas.
• Auto Merge: abra o painel de Auto Merge da pesquisa e clique em Pause (mantém o agendamento) ou Disable (desliga-o). Veja Auto Merge.

Faça isto primeiro, para que o mesmo erro não se repita enquanto investiga.

Passo 2: descubra o que foi mesclado

1. Acesse a Merge History no menu à esquerda.
2. Escolha o objeto no Record Type e filtre por data.
3. Veja quem executou cada mesclagem: o nome e a foto do colega, ou Auto Merge.
4. Clique nos três pontos de uma mesclagem e, em seguida, Ver detalhes, para ver o resultado, o Registro principal original e os registros removidos. Valores digitados manualmente são identificados como Editado manualmente.
5. Clique no ícone de janela externa para abrir o registro mesclado no CRM.

Passo 3: decida como recuperar

Mesclagens que não podem ser desfeitas: mesclagens com mais de 30 dias, mesclagens feitas antes da disponibilidade do desfazer, leads do HubSpot, mesclagens de empresas do HubSpot em um portal sincronizado com o Salesforce, mesclagens feitas no HubSpot e no Salesforce ao mesmo tempo, e produtos do Pipedrive.

Passo 4: desfaça a mesclagem ou restaure seus dados

Para desfazer uma mesclagem (últimos 30 dias):

1. Em Merge History, clique nos três pontos da mesclagem e depois Ver detalhes.
2. No canto inferior esquerdo, confira a data ao lado de Pode ser desfeito até, e clique em Desfazer mesclagem.
3. Revise o que será restaurado e confirme.

Registros desfeitos voltam com novos IDs, e alguns itens não voltam, como participações em listas e inscrições em fluxos de trabalho. Veja Desfazer uma mesclagem.

Para restaurar dados de mesclagens anteriores:

1. Em Merge History, clique na seta de descarga no canto superior direito para baixar o CSV.
2. Encontre a mesclagem e os valores originais de que precisa.
3. Restaure os valores no CRM, ou recrie o registro. Para muitos registros, obtenha os ID dos registros sobreviventes com a exportação do próprio CRM e importe os valores corrigidos com esses ID, para o CRM atualizar os registros existentes em vez de criar novos.
4. Mova atividades, negócios e contatos de volta para o registro recriado no CRM, se for preciso.

Passo 5: Evite que volte a acontecer

• Rejeite a correspondência falsa. Uma mesclagem desfeita vai automaticamente para Rejected Matches. Se você recriou um registro manualmente, rejeite a correspondência para que ela nunca volte em nenhuma busca por esse objeto. Veja Correspondências rejeitadas.
• Afine a pesquisa. Faça corresponder pelo menos três campos, use opções de correspondência mais rigorosas (p. ex., Exact em vez de Fuzzy) ou acrescente um filtro. Veja Evitar correspondências falsas.
• Corrija as suas Merge Rules se ganharam os valores errados. Veja Merge Rules.
• Teste antes de aumentar a escala. Faça 1–2 Single Merges e 1–2 páginas mescladas em massa antes de mesclar tudo, e verifique o Merge Preview coluna primeiro. Desfazer serve para corrigir erros reais, e não é uma etapa do seu processo.
• Volte a pôr a pesquisa em Auto Match se estava em Auto Merge, até deixar de encontrar correspondências falsas.

Exemplo

Uma equipe de vendas rodou o Auto Merge numa pesquisa de contatos que comparava apenas Last Name (Exact) e Email (Domain Root). Durante a noite, ela mesclou colegas com o mesmo sobrenome na mesma empresa.

1. Parar: desativaram o Auto Merge na pesquisa.
2. Encontrar: no Merge History, eles filtraram aquela noite e encontraram 37 mesclagens, todas executadas pelo Auto Merge.
3. Recuperar: a equipe desfez cada uma das 37 no Merge History, pois as mesclagens tinham dois dias. Os contatos voltaram com os e-mails e responsáveis originais, e as 37 correspondências foram para Rejected Matches. Em 5 deles, readicionaram os contatos às listas de marketing manualmente.
4. Prevenir: eles refizeram a busca com Nome (Exato) + Sobrenome (Exato) + E-mail (Exato), deixaram-na em Auto Match por duas semanas e só então reativaram o Auto Merge.

Erros comuns

• Investigar antes de parar o Auto Merge. Continua rodando na agenda enquanto você investiga.
• Esperar demais. As mesclagens podem ser desfeitas em até 30 dias. Depois disso, restaure manualmente pelo Merge History.
• Desfazer uma mesclagem quando só os valores estavam errados. Se os registros eram duplicados de verdade, restaure os valores e corrija suas Merge Rules.
• Recriar registros manualmente sem rejeitar a correspondência. Voltam a corresponder na próxima análise.
• Importar sem o ID do registro. O CRM cria registros novos em vez de atualizar os que queria corrigir.

Perguntas frequentes sobre recuperar de uma mesclagem errada

• Posso desfazer uma mesclagem no Dedupely? Sim, em 30 dias para a maioria das mesclagens, pelo Merge History. Para mesclagens mais antigas, baixe seu Merge History em CSV e use-o para restaurar os valores originais no seu CRM. Veja Desfazer uma mesclagem.
• Quem pode desfazer uma mesclagem? Quem pode mesclar: Ler e modificar na permissão Dedupe. Consulte Funções e permissões.
• Os meus dados originais perdem-se? Os valores dos seus campos não. O Merge History guarda os registros originais e os valores que ganharam em cada mesclagem. As atividades e associações passam para o registro que fica, exceto quando a API do seu CRM não o permite: no Nimble CRM, as tarefas, negócios, eventos e histórico de mensagens são removidos com o duplicado, e no Close CRM não é possível mover as tarefas e reuniões de um contato.
• Posso ver quem fez uma mesclagem? Sim. O Merge History mostra o colega que fez cada mesclagem ou o Auto Merge.
• Os mesmos registros vão ser mesclados outra vez? Não após desfazer, ou se você rejeitar a correspondência. Correspondências rejeitadas ficam fora de todas as buscas desse objeto, incluindo o Auto Merge.
• O Dedupely repõe os dados por mim? Dentro de 30 dias, sim: desfaça a mesclagem. Para mesclagens mais antigas, restaure-a no seu CRM usando os valores do CSV do Merge History. Se precisar de ajuda, fale com o suporte por e-mail ou chat ao vivo.