Consentire ai Commerciali di Deduplicare i Propri Record

I commerciali conoscono meglio di chiunque i propri account e contatti, quindi sono spesso le persone più adatte a decidere cosa è un duplicato. In Dedupely, puoi permettere loro di farlo in sicurezza con un ruolo personalizzato che abbia Solo record CRM propri selezionata: ogni commerciale vede solo le corrispondenze in cui tutti i record sono suoi nel CRM, e può unirli, mentre RevOps mantiene il controllo di Merge Rules, Impostazioni di sicurezza e Auto Merge. «Solo record CRM di propria proprietà» funziona con tutti i CRM a cui si collega Dedupely.

Cosa vedono i rappresentanti con "Solo i propri record CRM"

Le corrispondenze non visibili a un commerciale sono escluse anche dai suoi conteggi ed esportazioni. Quelle con proprietari diversi restano a RevOps o a chi ha un ruolo non limitato ai propri record.

Passo 1: crea il ruolo "Sales rep"

1. Fai clic sull'icona del profilo in alto a destra e seleziona Company Settings.
2. Seleziona Ruoli e permessi, poi fai clic su Crea ruolo.
3. Dargli un nome, per esempio Sales rep, e aggiungi una descrizione.
4. In Copia dal ruolo, seleziona Data Manager e fai clic su Testi, poi modifichi i permessi:

5. Verifica Solo record CRM propri. Se i commerciali devono gestire anche i record senza proprietario, attiva l'opzione per mostrare anche quelli. Aggiunge solo i record non assegnati, mai quelli di un altro proprietario.
6. Clicca Salva ruolo.

Anche Lettura e modifica su Dedupely consente ai rappresentanti di configurare ricerche e scansioni. Concordate con il team che RevOps gestisce le Duplicate Searches, mentre i rappresentanti verificano e uniscono.

Passo 2: assicurati che ogni commerciale sia associato al proprio utente CRM

Dedupely trova i record di ciascun commerciale tramite il suo utente nel CRM: l'utente CRM con la stessa email oppure quello indicato nella mappatura.

1. Vai in Company Settings → Utenti.
2. Fai clic sui tre puntini accanto a un commerciale e seleziona Mappatura degli utenti del CRM.
3. Scegli il loro utente nel tuo CRM, se la loro email Dedupely è diversa da quella nel CRM.

Se un addetto alle vendite non vede alcuna corrispondenza, controlli prima questo.

Passo 3: assegna il ruolo ai rappresentanti

1. Nella Utenti pagina, invita i commerciali che non sono ancora su Dedupely tramite Add User, oppure clicca sui tre puntini accanto a un commerciale e seleziona Ruoli.
2. Controlla Sales rep ruolo, e deselezionate qualsiasi ruolo non limitato ai record propri, come Gestore dati. Una persona ottiene l'accesso di tutti i ruoli che ha, quindi un secondo ruolo senza limiti mostrerebbe le corrispondenze di tutti.
3. Clicca Salva.

Gli utenti sono illimitati in ogni piano, quindi ogni commerciale può avere un accesso. Clicchi Visualizza permessi accanto a un commerciale per verificare cosa può fare. Veda Utenti.

Passo 4: imposta la routine

• RevOps: gestisce le Duplicate Searches, le Merge Rules, le Impostazioni di sicurezza e Auto Merge, e si occupa delle corrispondenze che coinvolgono proprietari diversi. Vedi Unire i duplicati senza rompere la proprietà.
• Commerciali: una volta a settimana, aprire le Duplicate Searches del team, controllare le corrispondenze, unire i duplicati, rifiutare quelle false e inviare quelle poco chiare a Manual Review.
• Tutti: riceve Nuovi Avvisi Duplicato quando una ricerca con Auto Match raggiunge la soglia. Ogni persona può disattivarli in Notifiche.
• Verifica il lavoro in Merge History, che mostra chi ha eseguito ogni unione. Se due record che non erano duplicati sono stati uniti, il commerciale o RevOps può annullarla entro 30 giorni. Vedi Annulla un'unione.

Configurazione di esempio

Un'azienda B2B con HubSpot e 12 account executive.

1. Ruolo "Rappresentante commerciale": copiato da Data Manager. Dedupe: Lettura e modifica. Merge Rules e sicurezza: Lettura. Unione automatica: Nessun accesso. Esportazione dati: Nessun accesso. Solo record CRM propri: selezionato, senza record non assegnati.
2. Mappatura utenti CRM: due rappresentanti accedono a Dedupely con un'email diversa da quella in HubSpot, quindi RevOps li associa.
3. Ricerche (RevOps): "Contatti · Email" e "Aziende · Dominio", su Auto Match.
4. Routine: ogni lunedì, ogni AE gestisce le proprie corrispondenze. RevOps gestisce il venerdì le corrispondenze che mescolano proprietari e i record senza proprietario.

Errori comuni

• Lasciando ai venditori un secondo ruolo, come Data Manager. Ottengono l'accesso di tutti i ruoli che hanno, quindi vedono le corrispondenze di tutti.
• Dimenticare la mappatura degli utenti CRM. I commerciali la cui email Dedupely non corrisponde a quella nel CRM non vedono nulla.
• Assegnare ai rappresentanti Read & Modify su Merge rules e sicurezza. Una modifica si applica a ogni unione, inclusa Auto Merge.
• Aspettarsi che i commerciali eliminino i duplicati tra i diversi responsabili. Non possono vederli. Pianifichi chi se ne occupa.
• Attivare record senza proprietario senza un piano. Ogni rep con questa opzione vede gli stessi record senza proprietario. Definire chi se ne occupa.

FAQ sulla deduplicazione dei propri record da parte dei rappresentanti

• Con quali CRM funziona "Solo i propri record CRM"? Tutti i CRM a cui si collega Dedupely.
• Un commerciale può vedere un match che include il record di un'altra persona? No. Tutti i record della corrispondenza devono appartenere a loro. Anche queste corrispondenze vengono escluse dai loro conteggi e dalle loro esportazioni.
• Come fa Dedupely a sapere quali record appartengono a un rappresentante? Tramite il loro utente CRM: quello con la stessa email, o quello associato nella Utenti pagina.
• I commerciali possono fare il merge? Sì, con Lettura e modifica su Dedupe, incluso Custom Merge.
• I commerciali possono annullare un merge? Sì. Chi può unire può annullare un'unione entro 30 giorni.
• I commerciali possono modificare le Merge Rules? No, se Merge Rules e Sicurezza sono impostate su Lettura o Nessun accesso.