Permitir que los comerciales deduplicen sus propios registros

Los comerciales conocen mejor que nadie sus cuentas y contactos, así que suelen ser los más indicados para decidir qué es un duplicado. En Dedupely, puedes dejar que lo hagan con seguridad mediante un rol personalizado que tenga Solo registros propios del CRM activada: cada comercial solo ve las coincidencias en las que todos los registros son suyos en su CRM, y puede fusionarlas, mientras que RevOps mantiene el control de las Merge Rules, los Ajustes de seguridad y Auto Merge. «Solo registros CRM propios» funciona con todos los CRM a los que se conecta Dedupely.

Qué ven los comerciales con "Solo registros propios del CRM"

Las coincidencias que un comercial no puede ver también quedan fuera de sus recuentos y exportaciones. Las coincidencias que mezclan propietarios se quedan con RevOps, o con quien tenga un rol que no esté limitado a sus propios registros.

Paso 1: crea un rol de "Comercial"

1. Haz clic en el icono de tu perfil arriba a la derecha y selecciona Company Settings.
2. Selecciona Roles y permisosy luego haz clic en Crear rol.
3. Ponle un nombre, por ejemplo Comercial, y añada una descripción.
4. En Copiar del rol, selecciona Data Manager y haz clic en Textos, y luego cambie los permisos:

5. Comprobar Solo registros propios del CRM. Si los comerciales también deben gestionar registros sin propietario, active la opción para mostrar también esos registros. Solo añade registros sin propietario, nunca registros de otra persona.
6. Haz clic en Guardar rol.

Lectura y modificación en Dedupe también permite a los comerciales configurar búsquedas y análisis. Acuerde con su equipo que RevOps gestione las Duplicate Searches y que los comerciales las revisen y fusionen.

Paso 2: Asegúrese de que cada comercial está asociado a su usuario de CRM

Dedupely encuentra los registros de cada comercial a través de su usuario en el CRM: el usuario del CRM con el mismo correo o el que defina.

1. Ve a Company Settings → Usuarios.
2. Haga clic en los tres puntos junto a un comercial y seleccione Asignación de usuarios del CRM.
3. Elija su usuario en su CRM si su email de Dedupely es distinto del email de su CRM.

Si un comercial no ve ninguna coincidencia, compruebe esto primero.

Paso 3: asigna el rol a los comerciales

1. En la Usuarios página, invite a los representantes que aún no están en Dedupely, con Add User, o haz clic en los tres puntos junto a un comercial y selecciona Roles.
2. Revisa Comercial rol, y desmarque cualquier rol que no esté limitado a sus propios registros, como Gestor de datos. Una persona recibe el acceso de todos los roles que tiene, así que un segundo rol sin ese límite le mostraría las coincidencias de todos.
3. Haz clic en Guardar.

Los usuarios son ilimitados en todos los planes, así que cada comercial puede tener su propio acceso. Haz clic en Ver permisos junto a un comercial para comprobar qué puede hacer. Consulta Usuarios.

Paso 4: Configura la rutina

• RevOps: gestiona Duplicate Searches, Merge Rules, la configuración de seguridad y Auto Merge, y se ocupa de las coincidencias que mezclan propietarios. Consulta Fusionar duplicados sin romper la propiedad.
• Comerciales: una vez a la semana, abre las Duplicate Searches del equipo, revisa sus coincidencias, fusiona los duplicados, rechaza las falsas y envía las dudosas a Manual Review.
• Todos: recibe Alertas de Nuevos Duplicados cuando una búsqueda con Auto Match alcanza su umbral. Cada persona puede desactivarlas en Notificaciones.
• Revise el trabajo en Merge History, que muestra quién ejecutó cada fusión. Si se fusionaron dos registros que no eran duplicados, el comercial o RevOps puede deshacerla en un plazo de 30 días. Consulta Deshacer una fusión.

Configuración de ejemplo

Una empresa B2B con HubSpot y 12 ejecutivos de cuentas.

1. Rol "Comercial": copiado de Gestor de datos. Dedupe: Lectura y modificación. Reglas de fusión y seguridad: Lectura. Fusión automática: Sin acceso. Exportar datos: Sin acceso. Solo registros propios del CRM: marcada, sin registros sin propietario.
2. Asignación de usuarios del CRM: dos comerciales inician sesión en Dedupely con un correo distinto al de HubSpot, así que RevOps los asigna.
3. Búsquedas (RevOps): "Contactos · Correo electrónico" y "Empresas · Dominio", en Auto Match.
4. Rutina: cada lunes, cada AE revisa sus propias coincidencias. RevOps revisa los viernes las coincidencias que mezclan propietarios y los registros sin propietario.

Errores comunes

• Dejando a los comerciales con un segundo rol, como Data Manager. Obtienen el acceso de todos los roles que tienen, así que ven las coincidencias de todos.
• Olvidar la asignación de usuarios del CRM. Los comerciales cuyo correo de Dedupely no coincida con el de su CRM no ven nada.
• Dar a los comerciales permisos de Leer y modificar sobre Merge Rules y la configuración de seguridad. Un solo cambio se aplica a todas las fusiones, incluida Auto Merge.
• Esperar que los comerciales depuren los duplicados entre propietarios. No pueden verlos. Planifique quién los gestionará.
• Activar los registros sin propietario sin un plan. Todos los comerciales con esta opción ven los mismos registros sin propietario. Conviene acordar quién se encarga de ellos.

Preguntas frecuentes sobre comerciales que eliminan duplicados en sus propios registros

• ¿Con qué CRM funciona "Solo registros propios del CRM"? Todos los CRM a los que se conecta Dedupely.
• ¿Puede un comercial ver una coincidencia que incluya el registro de otra persona? No. Todos los registros de la coincidencia deben ser suyos. Esas coincidencias también quedan fuera de sus recuentos y exportaciones.
• ¿Cómo sabe Dedupely qué registros pertenecen a un comercial? A través de su usuario de CRM: el que tiene el mismo correo electrónico, o el asignado en la Usuarios .
• ¿Pueden fusionar los comerciales? Sí, con Lectura y modificación en Dedupe, incluida Custom Merge.
• ¿Pueden los comerciales deshacer una fusión? Sí. Quien pueda fusionar puede deshacer una fusión en un plazo de 30 días.
• ¿Pueden los comerciales modificar las Merge Rules? No, si Merge rules y la seguridad están en Lectura o Sin acceso.