Como encontrar e mesclar negócios e oportunidades duplicados

Um negócio duplicado conta a mesma receita duas vezes, divide as notas e atividades e pode deixar dois representantes trabalhando na mesma oportunidade. No Dedupely, você deduplica negócios como qualquer outro objeto: crie uma Duplicate Search sobre os campos armazenados no negócio, revise as correspondências com cuidado, defina as Merge Rules e mescle. Como os negócios trazem receita, estágios e responsáveis, revise-os antes de mesclar em massa. Você pode deduplicar Deals do HubSpot, Opportunities do Salesforce, Deals do Pipedrive e Opportunities do Close CRM.

Porque surgem negócios duplicados?

• As integrações e os formulários criam um negócio novo por cada pedido, mesmo quando já existe um em aberto.
• Dois comerciais abrem um negócio para a mesma oportunidade sem saberem um do outro.
• Importações acrescentam negócios que já existem, porque o arquivo não tem ID de negócio.
• Empresas ou contatos duplicados têm cada um o seu negócio para a mesma oportunidade. Deduplique primeiro as empresas: depois de mescladas, os negócios ficam numa só empresa, o que torna os negócios duplicados mais fáceis de ver na revisão. Veja Como deduplicar empresas e contas.

Em que campos deve comparar os negócios?

O Dedupely faz a correspondência de negócios pelos campos guardados no próprio negócio, não na empresa ou no contato associados. Use pelo menos três:

Lembre-se de que valores em branco nunca correspondem. Um negócio sem valor fica fora de uma pesquisa que compara pelo Amount, então crie uma segunda pesquisa para esses, sem Amount, e revise-a com atenção.

Como restringir uma pesquisa de negócios com filtros

Os filtros mantêm uma pesquisa de negócios focada nos que valem a pena revisar. Por exemplo:

• Só negócios recentes: campo Create Date, Aplica-se a um ou mais, operador is within the past (days), p. ex. 90.
• Só negócios em aberto: campo Fase do negócio, Aplica-se a todas, operador não é igual a, termos Fechado ganho e Fechado perdido, com a opção de termos em Todos. Revise os negócios fechados numa segunda passagem: negócios closed-won duplicados contam duas vezes a mesma receita nos relatórios.

Veja Filtros.

Como revisar correspondências de negócios

Os negócios têm receita, por isso verifique cada correspondência antes de mesclar:

1. Abra View Match Details e compare os registros lado a lado.
2. Add Visible Fields como Deal Stage, Close Date, Pipeline e Create Date, para ver as diferenças que importam.
3. Rejeitar as correspondências que são negócios distintos, como uma renovação e uma compra nova com o mesmo nome e valor.
4. Send to Manual Review as correspondências que o responsável do negócio deve decidir. Veja Manual Review.

Que negócio deve sobreviver?

Defina uma regra de Primary Record em Merge Rules:

Verifique Merge Preview antes de mesclar, sobretudo a fase, a data de fecho e o responsável.

O que acontece às atividades quando os negócios se mesclam?

Atividades, notas e associações passam para o negócio que sobrevive, exceto onde a API do seu CRM não permite movê-las:

• Pipedrive: as atividades, notas e registros vinculados passam para o negócio que sobrevive. Negócios arquivados não podem ser mesclados.
• Salesforce: O Salesforce não tem mesclagem para Opportunities, por isso o Dedupely atualiza a que se mantém, reaponta os registros filhos para ela e apaga as outras. Emails, arquivos, notas, funções de contato e linhas de produto das outras não passam.
• Close CRM: as atividades pertencem ao Lead ou ao Contact, nunca à Opportunity, por isso mesclar Opportunities não move nenhuma atividade. O Dedupely copia os valores dos campos para a Opportunity que mantém; os anexos das outras não são movidos.
• HubSpot: Aplicam-se as regras de mesclagem do próprio HubSpot, que normalmente incluem um novo ID para o negócio mesclado. Veja a Guia de eliminação de duplicados no HubSpot.

Configuração de exemplo

Uma equipe de vendas no HubSpot encontra negócios duplicados criados por uma integração de formulários e pelos comerciais.

1. Deduplique primeiro as empresas, com Domain Root no domínio da empresa.
2. Pesquisa 1: Deal Name: Similar Words (Any Order), Ignored terms deal, renewal · Amount: Exact · Deal Owner: Exact · Filtro: Create Date is within the past (days) 180, Aplica-se a um ou mais.
3. Visible Fields: Deal Stage, Close Date, Pipeline, Create Date.
4. Merge Rules: Primary Record definido como Último registro atualizado.
5. Revisão: rejeite as renovações, envie as correspondências duvidosas para Manual Review para o responsável do negócio, depois mescle 1–2 correspondências e verifique-as no HubSpot.
6. Automatize: Auto Match na Pesquisa 1, com aviso às 5 correspondências, para que uma pessoa revise os novos deals duplicados antes de serem mesclados.

Erros comuns

• Mesclar negócios antes das empresas. As empresas duplicadas escondem que negócios pertencem juntos.
• Fazer corresponder só pelo nome do negócio. Muitos negócios compartilham nomes como "Plano anual" ou "Renovação".
• Mesclar renovações no negócio original. O mesmo nome e valor não significa a mesma oportunidade. Rejeite-as.
• Mesclar em massa sem olhar para as fases. Verifique primeiro a fase e a data de fecho na Merge Preview.
• Auto Merge nos negócios logo de início. Comece com o Auto Match, para que uma pessoa veja primeiro os novos negócios duplicados.

Perguntas frequentes sobre deduplicar negócios

• Que objetos de negócio pode o Dedupely deduplicar? Deals do HubSpot, Opportunities do Salesforce, Deals do Pipedrive e Opportunities do Close CRM. Os deals arquivados do Pipedrive não podem ser mesclados.
• O Dedupely consegue fazer corresponder negócios pela empresa associada? Não. Os negócios são comparados pelos campos guardados no próprio negócio.
• Posso mesclar um negócio com um contato ou uma empresa? Não. O Dedupely mescla registros dentro de um mesmo objeto.
• Posso desfazer uma mesclagem de negócios? Sim, em 30 dias para a maioria das mesclagens, pelo Merge History. O desfazer serve para registros que não eram duplicados, então trate toda mesclagem como permanente. Veja Desfazer uma mesclagem. Para mesclagens mais antigas, veja Fundi os registros errados: e agora?
• Os registros de negócios contam para o meu plano? Sim. Cada registro de cada objeto que ativar conta para o limite de registros do plano.