Dando Acesso Temporário a um Consultor ou Agência

Consultores de CRM, agências e administradores freelancers costumam conduzir um projeto de deduplicação por algumas semanas. No Dedupely, você dá a eles um login próprio com uma função adequada ao trabalho e uma data de expiração para essa função, de modo que o acesso termina sozinho quando o projeto termina. Tudo o que eles fazem fica registrado no Merge History e no Audit Log, e você pode removê-los a qualquer momento.

Passo 1: defina o que eles precisam fazer

Evite o Admin função. Ela dá acesso a usuários, funções, faturamento e segurança, e não pode ter data de expiração.

Etapa 2: convide-os

1. Acesse a Company Settings → Usuários e clique em Add User. Você também pode clicar no ícone do seu perfil e selecionar Invite Team.
2. Informe o primeiro nome, o sobrenome e o e-mail corporativo.
3. Escolha a função.
4. Clique em Send Invites.

Se a Política de Segurança exigir 2FA, a configuração é feita antes de entrarem. Peça a cada pessoa da equipe da agência que use o próprio login, para que o Merge History e o Audit Log mostrem quem fez o quê.

Etapa 3: Defina uma data de expiração

1. No Usuários página, clique nos três pontinhos ao lado do consultor e selecione Funções.
2. Em Definir função do usuário, adicione uma data de expiração à função do usuário. As datas expiram no fim do dia selecionado, no seu fuso horário.
3. Clique em Guardar.

Escolha o último dia do projeto. Se ele se estender, volte e altere a data.

O que acontece quando a função expira

• Eles perdem essa função, ninguém é desativado. Se a pessoa tiver outra função que ainda não expirou, ela continua trabalhando com ela.
• Se era o único cargo, eles continuam na Usuários página como usuário ativo, com a função exibida como Expirado, mas elas não conseguem acessar sua conta até que alguém renove ou lhes atribua outra função.
• Eles continuam na sua página de Usuários. Quando o projeto terminar, clique nos três pontos ao lado deles e selecione Remove.

Passo 4: Acompanhe o trabalho

• Merge History mostra cada mesclagem, quem a executou, os registros originais e os valores que prevaleceram. Veja Merge History.
• O Audit Log registra mesclagens, varreduras, alterações em Duplicate Searches e configurações, logins e mudanças de função, com o usuário e o horário. Veja Audit Log.
• Se registros que não eram duplicados forem mesclados, desfaça a mesclagem no Merge History em até 30 dias. Veja Desfazer uma mesclagem.

Configuração de exemplo

Uma empresa contrata uma agência HubSpot para uma limpeza de seis semanas.

1. Dois consultores de agência obtenha o Data Manager função, com data de expiração no último dia do projeto.
2. O responsável de contas da agência recebe Read-only User, com a mesma data de expiração, para acompanhar o andamento.
3. O gerente de RevOps verifica o Merge History toda sexta-feira, e o Audit Log para alterações nas Merge Rules.
4. O projeto leva mais uma semana, então o RevOps adia a data de validade. Quando ela acabar, o RevOps remove os três usuários da agência.

Erros comuns

• Dar ao consultor o papel de Admin. Ele não expira e inclui usuários, cobrança e segurança.
• Compartilhar um único login com toda a agência. Você perde o controle de quem fez o quê. Convide cada pessoa.
• Esquecer de removê-los. Um perfil expirado os mantém fora, mas eles continuam na sua página de Usuários.
• Não concordar sobre o que será alterado. Combine desde já quem fica responsável por Merge Rules e Auto Merge quando essas pessoas saírem.

Perguntas frequentes sobre acesso temporário

• O que acontece quando uma função expira? A pessoa perde esse papel. Se era o único, ela continua listada como usuária ativa, com o papel exibido como Expirado, e não consegue acessar a conta até que seja renovado.
• Usuários temporários têm custo extra? Não. Os usuários são ilimitados em todos os planos, sem taxas por usuário.
• O perfil Administrador pode expirar? Não. Atribua aos consultores um papel diferente.
• Posso estender o acesso deles? Sim. Altere a data de expiração em Funções no Usuários página.
• Posso ver o que o consultor fez? Sim, no Merge History e no Audit Log.