Como manter o responsável certo do registro ao mesclar duplicados

Quando dois registros do mesmo cliente têm responsáveis diferentes, só um sobrevive à mesclagem. Se você não decidir qual, o registro pode passar para outro vendedor, um usuário genérico ou alguém que saiu da empresa. No Dedupely, você controla isso com a configuração de Primary Record e uma Merge Rule por campo para o campo de responsável, e verifica o resultado no Merge Preview antes de mesclar.

Porque é que o responsável muda quando mescla?

Cada registro mantém um responsável. Quando os registros se mesclam, o registro que fica recebe o responsável do registro que ganha, por isso:

• Um contato de um comercial ativo pode acabar com o comercial que criou o duplicado.
• Um cliente pode acabar com um ex-funcionário que ainda está ativo no seu CRM e cujo registro era o mais antigo.
• Um registro pode acabar com um usuário fictício vindo de uma importação ou integração.

O responsável é a pessoa que o CRM mostra como encarregada do cliente, por isso um responsável errado significa que o acompanhamento vai para a pessoa errada.

Como escolher que responsável sobrevive

1. Defina o seu Primary Record. Em Merge Rules, o registro principal define o padrão de cada campo. Os campos de proprietário começam em Principal ou ativo: o proprietário do registro principal quando esse usuário está ativo no seu CRM; senão, o proprietário ativo do próximo registro. Último registro atualizado normalmente mantém o registro com que a equipe trabalha agora.
2. Acrescente Lose Rules no campo do responsável. Escolha Personalizado no campo do responsável (por exemplo Responsável do contato), e depois acrescente uma Regra de perda para cada responsável que nunca deva ganhar. Para um ex-funcionário ou um usuário fictício: Quando o campo Contact owner, Operador é igual a, esse usuário, In Duplicate Search Todas. Para registros sem responsável: Quando o campo Contact owner, Operador está vazio, para um registro sem responsável nunca ganhar a um atribuído.
3. Lembre-se da ordem. As Lose Rules rodam antes das Win Rules, e as Win Rules rodam de cima para baixo.

Como verificar o responsável antes de mesclar

• Acrescente o campo do responsável aos Visible Fields, para ver o responsável de cada registro nos resultados.
• Abra View Match Details e verifique o Merge Preview coluna: mostra que responsável vai sobreviver.
• Filtre os conflitos: acrescente um filtro com o campo de responsável e é único em toda a correspondência, em todos os registros. Mostra só as correspondências em que cada registro tem um responsável diferente, para que você as revise primeiro. Deixe Contar os vazios como um valor desmarcado, a menos que queira que os registros sem atribuição contem como responsável próprio. Veja Filtros.

O que fazer com conflitos de responsável reais

Alguns conflitos não são problemas de dados. Dois comerciais podem trabalhar a mesma conta. Não os mescle em massa:

• Envie-as para Manual Review, para que o gestor de vendas decida. Veja Manual Review.
• Mescle-os um a um com Custom Merge, escolhendo à mão o responsável em View Match Details.

Configuração de exemplo

Uma equipe de vendas de 12 comerciais tem duplicados de importações e dois comerciais que saíram este ano.

1. Merge Rules: Primary Record em Last Updated Record. Contact owner em Custom: Lose Rules para os dois comerciais que saíram (is equal to), o usuário fictício "Imports" (is equal to) e os registros sem responsável (is blank).
2. Visible Fields: Owner e Last Activity Date.
3. Revisão: uma cópia da pesquisa filtrada por Contact owner é único em toda a correspondência mostra os conflitos. Esses vão para Manual Review para o diretor de vendas todas as sextas-feiras.
4. Mesclar: o resto é mesclado em massa depois de verificar o Merge Preview na primeira página.

Erros comuns

• Deixar a propriedade no padrão. O registro mais antigo pertence muitas vezes a alguém que já saiu.
• Reatribuir os registros de antigos colaboradores depois de mesclar. Reatribua-os, ou acrescente uma Lose Rule, antes de mesclar.
• Mesclar em massa conflitos reais. Se dois comerciais trabalham a mesma conta, deve ser uma pessoa a decidir.
• Esquecer os negócios. Os negócios têm seu próprio responsável. Verifique-os também em Como deduplicar negócios e oportunidades.

Perguntas frequentes sobre responsáveis e mesclagens

• Que responsável mantém o registro mesclado? O proprietário do seu registro principal, quando esse usuário está ativo no seu CRM; senão, o proprietário ativo do próximo registro, a não ser que você defina outra regra no campo de proprietário.
• Posso garantir que um ex-funcionário nunca ganha? Sim. Acrescente uma Lose Rule no campo do responsável: is equal to o usuário dessa pessoa.
• Posso encontrar as correspondências com responsáveis diferentes? Sim. Filtre pelo campo de responsável com "is unique across match".
• Posso ver o responsável sobrevivente antes de mesclar? Sim. A coluna Merge Preview em View Match Details mostra isso.
• E se o responsável errado já ganhou? Os registros ainda eram duplicatas, então não desfaça a mesclagem. O Merge History mostra os valores originais: reatribua o registro no seu CRM e defina uma regra de responsável nas suas Merge Rules. Veja Fundi os registros errados: e agora?