Concedere un accesso temporaneo a un consulente o a un'agenzia

I consulenti CRM, le agenzie e gli amministratori a tempo parziale gestiscono spesso un progetto di deduplicazione per alcune settimane. In Dedupely assegni loro un accesso personale con un ruolo adatto al lavoro e una data di scadenza su quel ruolo, così il loro accesso termina automaticamente quando termina il progetto. Ogni loro azione viene registrata in Merge History e nell'Audit Log, e puoi rimuoverli in qualsiasi momento.

Passo 1: Definire le attività da svolgere

Evita il Admin ruolo. Concede accesso a utenti, ruoli, fatturazione e sicurezza, e non può avere una data di scadenza.

Passo 2: inviti i colleghi

1. Vai in Company Settings → Utenti e fai clic su Add User. Puoi anche fare clic sull'icona del profilo e selezionare Invite Team.
2. Inserisca nome, cognome e email di lavoro.
3. Scelga il proprio ruolo.
4. Clicca Send Invites.

Se la tua politica di sicurezza richiede il 2FA, attivalo prima che entrino. Chiedi a ogni persona del team dell'agenzia di usare un accesso personale, così Merge History e Audit Log mostrano chi ha fatto cosa.

Passaggio 3: imposta una data di scadenza

1. Nella Utenti pagina, clicchi sui tre puntini accanto al consulente e selezioni Ruoli.
2. In Imposta ruolo utente, aggiungere una data di scadenza al ruolo. Le date scadono a fine giornata selezionata, nel proprio fuso orario.
3. Clicca Salva.

Scegli l'ultimo giorno del progetto. Se dura più a lungo, torna e modifica la data.

Cosa succede quando il ruolo scade

• Perdono quel ruolo, nessuno viene disattivato. Se ha un altro ruolo non scaduto, continua a lavorare con quello.
• Se era il loro unico ruolo, restano sul Utenti nella pagina come utente attivo, con il ruolo indicato come Scaduto, ma non possono accedere al tuo account finché qualcuno non lo rinnova o assegna loro un altro ruolo.
• Restano nella pagina Utenti. Al termine del progetto, clicchi sui tre puntini accanto a loro e selezioni Remove.

Passo 4: Tenere sotto controllo il lavoro

• Merge History mostra ogni unione, con chi l'ha eseguita, i record originali e i valori che hanno prevalso. Consulti Merge History.
• L'Audit Log unioni di record, scansioni, modifiche a Duplicate Searches e impostazioni, accessi e cambi di ruolo, con utente e orario. Vedi Audit Log.
• Se sono stati uniti record che non erano duplicati, annulli l'unione da Merge History entro 30 giorni. Vedi Annulla un'unione.

Configurazione di esempio

Un'azienda incarica un'agenzia HubSpot per una pulizia di sei settimane.

1. Due consulenti di agenzia ottieni il Data Manager ruolo, con scadenza all'ultimo giorno del progetto.
2. Il direttore dell'account dell'agenzia ottiene Utente di sola lettura, con la stessa data di scadenza, per seguire i progressi.
3. Il responsabile RevOps controlla la Merge History ogni venerdì e l'Audit Log per le modifiche alle Merge Rules.
4. Il progetto dura una settimana in più, quindi RevOps sposta la data di scadenza. Quando termina, RevOps rimuove i tre utenti dell'agenzia.

Errori comuni

• Assegnare al consulente il ruolo di amministratore. Non può scadere e include utenti, fatturazione e sicurezza.
• Condividere un solo account con tutta l'agenzia. Si perde traccia di chi ha fatto cosa. Invita ciascuna persona.
• Dimenticare di rimuoverli. Un ruolo scaduto li esclude, ma restano nella pagina Utenti.
• Non concordare su cosa cambieranno. Stabilisca in anticipo chi gestirà Merge Rules e Auto Merge dopo l'uscita dei responsabili.

Domande frequenti sull'accesso temporaneo

• Cosa succede quando un ruolo scade? La persona perde quel ruolo. Se era il suo unico ruolo, resta nell'elenco come utente attivo con il ruolo indicato come Scaduto, e non può accedere all'account finché non viene rinnovato.
• Gli utenti temporanei hanno un costo aggiuntivo? No. Gli utenti sono illimitati in ogni piano, senza costi per utente.
• Il ruolo Admin può scadere? No. Assegna ai consulenti un ruolo diverso.
• Posso estendere il loro accesso? Sì. Modifichi la data di scadenza in Ruoli sul Utenti pagina.
• Posso vedere cosa ha fatto il consulente? Sì, in Merge History e nell'Audit Log.