Temporären Zugang für Berater oder Agenturen vergeben

CRM-Berater, Agenturen und freiberufliche Administratoren führen Deduplizierungsprojekte oft über einige Wochen durch. In Dedupely erhalten sie einen eigenen Zugang mit einer passenden Rolle und einem Ablaufdatum für diese Rolle, sodass der Zugang automatisch endet, sobald das Projekt endet. Alle Aktivitäten werden im Merge History und im Audit Log erfasst, und Sie können sie jederzeit entfernen.

Schritt 1: Festlegen, was sie tun müssen

Vermeiden Sie die Admin Rolle. Sie gewährt Zugriff auf Benutzer, Rollen, Abrechnung und Sicherheit und kann kein Ablaufdatum haben.

Schritt 2: Laden Sie sie ein

1. Gehen Sie zu Company Settings → Benutzer und klicken Sie auf Add User. Sie können auch auf Ihr Profilsymbol klicken und auswählen Invite Team.
2. Geben Sie Vorname, Nachname und geschäftliche E-Mail-Adresse ein.
3. Wählen Sie eine Rolle.
4. Klicken Sie auf Send Invites.

Wenn Ihre Sicherheitsrichtlinie 2FA vorschreibt, richtet die Agentur es ein, bevor ihre Mitarbeitenden beitreten. Bitten Sie jede Person im Team der Agentur, ihren eigenen Login zu verwenden, damit Merge History und Audit Log zeigen, wer was getan hat.

Schritt 3: Ablaufdatum festlegen

1. Auf dem Benutzer Seite, klicken Sie neben dem Berater auf die drei Punkte und wählen Sie Rollen.
2. In Benutzerrolle festlegen, fügen Sie der Rolle ein Ablaufdatum hinzu. Es endet am Ende des gewählten Tages, in Ihrer Zeitzone.
3. Klicken Sie auf Speichern.

Wählen Sie den letzten Tag des Projekts. Dauert es länger, kehren Sie zurück und ändern Sie das Datum.

Was passiert, wenn die Rolle abläuft

• Sie verlieren diese Rolle, niemand wird deaktiviert. Hat die Person eine andere Rolle, die noch nicht abgelaufen ist, arbeitet sie mit dieser weiter.
• Wenn das ihre einzige Rolle war, sie bleiben auf der Benutzer Seite als aktiver Benutzer, mit der Rolle angezeigt als Abgelaufen, haben aber erst wieder Zugriff, wenn der Zugang verlängert oder eine andere Rolle vergeben wird.
• Sie bleiben auf Ihrer Benutzerseite. Wenn das Projekt abgeschlossen ist, klicken Sie neben ihnen auf die drei Punkte und wählen Sie Remove.

Schritt 4: Behalten Sie die Arbeit im Blick

• Merge History zeigt jede Zusammenführung, mit Angabe des Ausführenden, der ursprünglichen Datensätze und der übernommenen Werte. Siehe Merge History.
• Das Audit Log erfasst Zusammenführungen, Scans, Änderungen an Duplicate Searches und Einstellungen, Anmeldungen und Rollenänderungen mit Benutzer und Zeitpunkt. Siehe Audit Log.
• Wenn Datensätze, die keine Dubletten waren, zusammengeführt wurden, Zusammenführungen innerhalb von 30 Tagen über Merge History rückgängig machen. Siehe Einen Merge rückgängig machen.

Beispiel-Einrichtung

Ein Unternehmen beauftragt eine HubSpot-Agentur für eine sechswöchige Bereinigung.

1. Zwei Agenturberater erhalten Sie die Data Manager Rolle mit einem Ablaufdatum am letzten Projekttag.
2. Der Account Director der Agentur erhält Read-only User, mit demselben Ablaufdatum, um den Fortschritt zu verfolgen.
3. Der RevOps-Manager prüft jeden Freitag die Merge History sowie das Audit Log auf Änderungen an den Merge Rules.
4. Das Projekt dauert eine Woche länger, daher verschiebt RevOps das Ablaufdatum. Wenn sie endet, entfernt RevOps die drei Agentur-Benutzer.

Häufige Fehler

• Dem Berater die Admin-Rolle geben. Es läuft nie ab und umfasst Benutzer, Abrechnung und Sicherheit.
• Ein Login für die gesamte Agentur teilen. Sie verlieren den Überblick darüber, wer was getan hat. Laden Sie jede Person einzeln ein.
• Vergessen, sie zu entfernen. Eine abgelaufene Rolle schließt sie aus, aber sie bleiben auf Ihrer Benutzerseite.
• Keine Einigung darüber, was sie ändern. Legen Sie vorab fest, wer nach einem Weggang die Merge Rules und Auto Merge verantwortet.

FAQ zum temporären Zugang

• Was passiert, wenn eine Rolle abläuft? Die Person verliert diese Rolle. War es ihre einzige, bleibt sie als aktiver Nutzer mit dem Status „Abgelaufen“ gelistet und kann erst nach der Verlängerung wieder auf das Konto zugreifen.
• Kosten temporäre Benutzer zusätzlich? Nein. Benutzer sind in jedem Tarif unbegrenzt, ohne Gebühren pro Benutzer.
• Kann die Admin-Rolle ablaufen? Nein. Weisen Sie Beratern eine andere Rolle zu.
• Kann ich deren Zugriff erweitern? Ja. Ändern Sie das Ablaufdatum unter Rollen bei Benutzer -Seite.
• Kann ich sehen, was der Berater gemacht hat? Ja, in Merge History und im Audit Log.