Dar acceso temporal a un consultor o agencia

Los consultores de CRM, las agencias y los administradores a tiempo parcial suelen llevar a cabo un proyecto de deduplicación durante unas semanas. En Dedupely, les das un acceso propio con un rol adecuado al trabajo y una fecha de caducidad para ese rol, de modo que su acceso termina solo cuando termina el proyecto. Todo lo que hacen queda registrado en Merge History y en el Audit Log, y puedes retirarles el acceso en cualquier momento.

Paso 1: Defina qué deben hacer

Evita el Admin rol. Da acceso a usuarios, roles, facturación y seguridad, y no puede tener fecha de caducidad.

Paso 2: Invítelos

1. Ve a Company Settings → Usuarios y haz clic en Add User. También puede hacer clic en su icono de perfil y seleccionar Invite Team.
2. Introduce su nombre, apellidos y correo de trabajo.
3. Elige su rol.
4. Haz clic en Send Invites.

Si la Política de seguridad exige 2FA, configurarlo antes de que se incorporen. Pedir a cada persona del equipo de la agencia que use su propio acceso, para que Merge History y Audit Log muestren quién hizo cada cosa.

Paso 3: Establezca una fecha de caducidad

1. En la Usuarios página, haz clic en los tres puntos junto al consultor y selecciona Roles.
2. En Asignar rol de usuario, añade una fecha de caducidad a su rol. Las fechas caducan al final del día seleccionado, en tu zona horaria.
3. Haz clic en Guardar.

Elige el último día del proyecto. Si se alarga, vuelve y cambia la fecha.

Qué ocurre cuando caduca el rol

• Pierden ese rol, nadie queda desactivado. Si tienen otro rol que no ha caducado, siguen trabajando con él.
• Si era su único rol, se quedan en el Usuarios en la página como usuario activo, con el rol mostrado como Caducado, pero no podrán acceder a su cuenta hasta que alguien la renueve o les asigne otro rol.
• Seguirán en su página de Usuarios. Cuando el proyecto termine, haga clic en los tres puntos junto a ellos y seleccione Remove.

Paso 4: Supervisa el trabajo

• Merge History muestra cada fusión, con quién la ejecutó, los registros originales y los valores que prevalecieron. Consulte Merge History.
• El Audit Log registra fusiones, análisis, cambios en Duplicate Searches y en la configuración, inicios de sesión y cambios de rol, con el usuario y la hora. Consulta Audit Log.
• Si se fusionan registros que no eran duplicados, deshaz la fusión desde Merge History en un plazo de 30 días. Consulta Deshacer una fusión.

Configuración de ejemplo

Una empresa contrata una agencia de HubSpot para una limpieza de seis semanas.

1. Dos consultores de agencia obtenga el Data Manager rol, con fecha de caducidad el último día del proyecto.
2. El director de cuentas de la agencia obtiene Read-only User, con la misma fecha de caducidad, para seguir el progreso.
3. El responsable de RevOps revisa el Merge History cada viernes y el Audit Log para ver los cambios en Merge Rules.
4. El proyecto se alarga una semana, así que RevOps mueve la fecha de vencimiento. Cuando termina, RevOps elimina los tres usuarios de la agencia.

Errores comunes

• Dar al consultor el rol de Administrador. No caduca y incluye usuarios, facturación y seguridad.
• Compartir un único inicio de sesión con toda la agencia. Pierdes el control de quién hizo qué. Invita a cada persona.
• Olvidar eliminarlos. Un rol caducado les impide acceder, pero siguen apareciendo en su página de Usuarios.
• No acordar qué van a cambiar. Acuerde de antemano quién será responsable de Merge Rules y Auto Merge cuando esas personas se vayan.

Preguntas frecuentes sobre el acceso temporal

• ¿Qué ocurre cuando caduca un rol? La persona pierde ese rol. Si era su único rol, seguirá apareciendo como usuario activo con el rol marcado como Caducado, y no podrá acceder a la cuenta hasta que se renueve.
• ¿Los usuarios temporales tienen coste adicional? No. Los usuarios son ilimitados en todos los planes, sin cuotas por usuario.
• ¿Puede caducar el rol de Administrador? No. Asigne a los consultores un rol diferente.
• ¿Puedo ampliar su acceso? Sí. Cambia la fecha de caducidad en Roles en el Usuarios .
• ¿Puedo ver lo que hizo el consultor? Sí, en Merge History y en el Audit Log.