Donner un accès temporaire à un consultant ou à une agence

Les cabinets de conseil CRM, les agences et les administrateurs à temps partagé mènent souvent un projet de déduplication pendant quelques semaines. Dans Dedupely, vous leur donnez un identifiant propre avec un rôle adapté à la mission, ainsi qu'une date d'expiration sur ce rôle : leur accès prend fin automatiquement à la fin du projet. Toutes leurs actions sont consignées dans Merge History et l'Audit Log, et vous pouvez les retirer à tout moment.

Étape 1: décidez de ce qu'ils doivent faire

Évitez le Admin rôle. Il donne accès aux utilisateurs, aux rôles, à la facturation et à la sécurité, et ne peut pas avoir de date d'expiration.

Étape 2 : invitez-les

1. Allez dans Company Settings → Utilisateurs et cliquez sur Add User. Vous pouvez aussi cliquer sur votre icône de profil et sélectionner Invite Team.
2. Saisissez leur prénom, leur nom et leur e-mail professionnel.
3. Choisissez leur rôle.
4. Cliquez sur Send Invites.

Si votre politique de sécurité exige la 2FA, activez-la avant leur arrivée. Demandez à chaque membre de l'équipe de l'agence d'utiliser son propre identifiant, pour que Merge History et Audit Log indiquent qui a fait quoi.

Étape 3 : définissez une date d'expiration

1. Dans l' Utilisateurs page, cliquez sur les trois points à côté du consultant, puis sélectionnez Rôles.
2. Dans Définir le rôle de l'utilisateur, ajoutez une date d'expiration à leur rôle. Les dates expirent à la fin de la journée sélectionnée, selon votre fuseau horaire.
3. Cliquez sur Enregistrer.

Choisissez le dernier jour du projet. S'il dure plus longtemps, revenez modifier la date.

Ce qui se passe à l'expiration du rôle

• Ils perdent ce rôle, personne n'est désactivé. S'ils ont un autre rôle non expiré, ils continuent de travailler avec celui-ci.
• Si c'était leur seul rôle, ils restent sur la Utilisateurs page en tant qu'utilisateur actif, avec le rôle affiché comme Expiré, mais elles n'accéderont plus à votre compte tant qu'il ne sera pas renouvelé ou qu'un autre rôle ne leur sera pas attribué.
• Ils restent sur votre page Utilisateurs. Une fois le projet terminé, cliquez sur les trois points à côté d'eux et sélectionnez Remove.

Étape 4 : suivez le travail en cours

• Merge History affiche chaque fusion, avec son auteur, les enregistrements d'origine et les valeurs retenues. Voir Merge History.
• L'Audit Log enregistre les fusions, les analyses, les modifications des Duplicate Searches et des paramètres, les connexions et les changements de rôle, avec l'utilisateur et l'heure. Voir Audit Log.
• Si des fiches qui n'étaient pas des doublons ont été fusionnées, annulez la fusion depuis Merge History dans les 30 jours. Voir Annuler une fusion.

Exemple de configuration

Une entreprise fait appel à une agence HubSpot pour un nettoyage de six semaines.

1. Deux consultants d'agence obtenez le Data Manager rôle, avec une date d'expiration au dernier jour du projet.
2. Le directeur de compte de l'agence obtient Read-only User, avec la même date d'expiration, pour suivre l'avancement.
3. Le responsable RevOps vérifie Merge History chaque vendredi, ainsi que l'Audit Log pour les modifications de Merge Rules.
4. Le projet dure une semaine de plus, donc l'équipe RevOps repousse la date d'expiration. À son terme, RevOps supprime les trois utilisateurs de l'agence.

Erreurs courantes

• En attribuant le rôle Administrateur au consultant. Elle n'expire jamais, et elle couvre les utilisateurs, la facturation et la sécurité.
• Partager un seul identifiant avec toute l'agence. On ne sait plus qui a fait quoi. Invitez chaque personne.
• Oublier de les supprimer. Un rôle expiré en bloque l'accès, mais ils restent affichés sur la page Utilisateurs.
• Ne pas s'accorder sur ce qu'ils vont modifier. Convenez dès le départ de qui gérera les Merge Rules et l'Auto Merge après leur départ.

FAQ sur l'accès temporaire

• Que se passe-t-il quand un rôle expire ? La personne perd ce rôle. Si c'était son seul rôle, elle reste listée comme utilisateur actif avec le rôle affiché comme Expiré, et ne peut plus accéder au compte tant qu'il n'est pas renouvelé.
• Les utilisateurs temporaires coûtent-ils plus cher ? Non. Les utilisateurs sont illimités sur tous les forfaits, sans frais par utilisateur.
• Le rôle Administrateur peut-il expirer ? Non. Attribuez aux consultants un autre rôle.
• Puis-je étendre leur accès ? Oui. Modifiez la date d'expiration dans Rôles sur le Utilisateurs .
• Puis-je voir ce qu'a fait le consultant ? Oui, dans Merge History et dans l'Audit Log.