Proteggere gli ID Esterni Durante l'Unione

Gli ID esterni, come il numero cliente di un ERP, la partita IVA o il numero di conto di fatturazione, collegano un record CRM a un altro sistema. Due record con lo stesso ID esterno sono quasi sempre duplicati. Due record con ID diversi sono quasi sempre clienti diversi, anche quando nome ed email sembrano simili, e unirli lascia un solo ID. In Dedupely, si proteggono gli ID esterni abbinandoli, individuando le corrispondenze in cui differiscono prima di unire, scegliendo quale record sopravvive con Merge Rules e, in Dedupely Intelligence, usando i campi protetti.

Cosa può andare storto con gli ID esterni

Passo 1: abbina sull'ID stesso

Crea una Duplicate Search sul campo ID con Esatta, più uno o due campi per confermare il match, come Nome azienda e Sito web (Dominio radice). I record che condividono un ID esterno sono i duplicati più sicuri. Vedi Duplicate Searches.

Un'unione errata può incidere su fatturazione o sincronizzazione ERP, quindi inizia da Auto Match e invii le corrispondenze incerte a Manual Review per il titolare dell'account, invece di unire tutto in una volta.

Passaggio 2: individui le corrispondenze con ID diversi

Altre ricerche, per nome, e-mail o dominio, possono comunque far comparire nella stessa corrispondenza due record con ID diversi. Li individui prima di unire:

1. Apri Duplicate Search e fai clic su Filtri.
2. Clicca + Add condition e seleziona il campo ID.
3. Scegli l'operatore è unico nella corrispondenza. Mostra le corrispondenze in cui ogni record ha un valore diverso.
4. Lascia Considera i campi vuoti come un valore deselezionata, a meno che tu non voglia che un ID vuoto venga trattato come valore a sé.
5. Clicca Fatto, poi Scan.

Controlla il resto. Scarta le corrispondenze che non sono duplicati, così non tornano in nessuna ricerca su quell'oggetto, e invia quelle incerte a Manual Review. Vedi Filtri e Corrispondenze rifiutate.

Passo 3: verifichi che il record con l'ID venga mantenuto

I valori vuoti non sovrascrivono mai i dati esistenti, quindi quando solo uno dei record abbinati ha l'ID, quell'ID viene mantenuto. Scegli quale record sopravvive, con il relativo ID e il collegamento al tuo altro sistema:

• Record primario: impostala su Personalizzato, con una Win Rule: quando Field è il tuo campo ID, operatore non è vuoto. Viene mantenuto il record collegato al tuo ERP o al sistema di fatturazione.
• Il campo ID: impostala su Solo primario, così il record superstite mantiene il proprio ID.
• Controlla il risultato nel pannello Merge Preview colonna di Visualizza dettagli corrispondenza prima di unire in blocco.

Come ogni CRM gestisce l'ID del record durante un'unione:

• Salesforce: il record principale mantiene il proprio ID, così le integrazioni che vi fanno riferimento continuano a funzionare.
• HubSpot: HubSpot assegna al record unito un nuovo ID record e i vecchi ID reindirizzano a questo. Se un altro strumento memorizza gli ID HubSpot, conviene aggiornarli nel tempo.

Vedi Merge Rules.

Passo 4: in Dedupely Intelligence, usare i campi protetti

Dedupely Intelligence non usa le impostazioni di corrispondenza né i filtri delle tue Duplicate Searches. Per evitare che record con ID esterni diversi vengano abbinati lì, usa i Campi protetti:

1. Apri Dedupely Intelligence in Contatti, Aziende o Lead.
2. Clicca Campi protetti in alto a destra.
3. In Non abbinare mai valori di campi diversi, fai clic su Aggiungere un campo e scelga il campo ID. Può aggiungere fino a 5 campi.
4. Scegli come trattare i valori vuoti:

• Nessuno può restare vuoto: i record coincidono solo se ogni record ha l'ID e l'ID è identico.
• Almeno uno non deve essere vuoto: un record senza ID può comunque fare match con uno che ce l'ha.
• Possono restare tutti vuoti: gli ID vuoti non impediscono mai la corrispondenza dei record; la impediscono solo ID diversi.

5. Clicca Salva.

Se molti record non hanno ancora l'ID, ad esempio i contatti dei moduli web, scegli Tutti possono restare vuoti, così possono comunque fare match. Le altre due opzioni sono più restrittive. Vedi Campi protetti.

Passo 5: mantienilo pulito nel tempo

• Automatizza per ultimo. Attivare Auto Merge solo sulla ricerca che corrisponde sull'ID, dopo averla eseguita senza falsi match. Mantenere le ricerche su nomi o domini con Auto Match.
• Mantieni attive le Impostazioni di sicurezza. Mettono da parte le corrispondenze basate su dati segnaposto e quelle con più di 20 record, che di solito indicano un valore condiviso o segnaposto. Vedi Unioni sicure.
• Se due record con ID diversi sono stati uniti, annulla l'unione dalla Merge History entro 30 giorni. I record tornano con nuovi ID, quindi controlla i collegamenti che i tuoi altri sistemi hanno con loro. Vedi Annulla un'unione.

Configurazione di esempio

Un distributore sincronizza il suo ERP con Salesforce. Ogni account ha un Numero cliente ERP, e le sedi della stessa azienda hanno i propri numeri.

1. Ricerca 1 (stesso ID): ERP Customer Number: Esatto · Account Name: Similar Words (in qualsiasi ordine), con Termini ignorati Inc., LLC, Ltd. · Su Auto Match, poi Auto Merge una volta completata l'esecuzione senza falsi positivi.
2. Ricerca 2 (per nome): Nome account: Similar Words (Any Order) · Sito web: Radice del dominio · Città di fatturazione: Esatto. Filtro: Numero cliente ERP · è univoco in tutta la corrispondenza. Il team verifica queste corrispondenze ogni settimana e respinge i rami.
3. Merge Rules: Record primario impostato su Personalizzato, con una Regola vincente: quando il campo ERP Customer Number · non è vuoto. ERP Customer Number impostato su Solo primario.
4. Dedupely Intelligence: Numero cliente ERP aggiunto ai campi protetti. Gli account creati dal team vendite non hanno ancora un numero, quindi l'opzione vuota è Tutti possono restare vuoti.

Errori comuni

• Unire solo in base al nome quando i record hanno un ID. Due filiali con lo stesso nome sono clienti diversi. Controlli prima l'ID.
• Unire in blocco i risultati «è unico tra le corrispondenze». Sono le corrispondenze in cui gli ID differiscono. Verificale una per una.
• Lasciare che sopravviva il record senza ID. Imposti il record primario in modo che prevalga quello collegato all'altro sistema.
• Attivare Auto Merge su una ricerca che non include l'ID. Lascialo su Auto Match e verifica.
• Dimenticare Dedupely Intelligence. Le sue corrispondenze non usano i tuoi filtri. Aggiungi l'ID ai campi protetti.

Domande frequenti sugli ID esterni

• Due record con lo stesso ID esterno sono sempre duplicati? Quasi sempre. Attenzione ai valori segnaposto, come 0000, condivisi da molti record. Le Impostazioni di sicurezza mettono da parte le corrispondenze con più di 20 record.
• Cosa succede all'ID quando un record ce l'ha e l'altro no? I valori vuoti non sovrascrivono mai i dati esistenti, quindi l'ID viene mantenuto.
• E se entrambi i record hanno ID diversi? Non unirli: usare il filtro "è unico tra le corrispondenze" per trovare queste corrispondenze e rifiutarle.
• Le Merge Rules possono modificare un campo ID di sola lettura? No. Le Merge Rules non possono essere impostate su campi di sola lettura.
• I campi protetti funzionano anche nelle Duplicate Searches personali? No. Sono per Dedupely Intelligence. Nelle tue ricerche, fai corrispondere sull'ID e usa i filtri.
• Posso annullare l'unione di due record con ID diversi? Sì, entro 30 giorni, da Merge History. Il record ripristinato riceve un nuovo ID nel CRM.