Protéger les ID externes lors d'une fusion

Les identifiants externes, comme un numéro client ERP, un numéro fiscal ou un numéro de compte de facturation, relient une fiche CRM à un autre système. Deux fiches avec le même identifiant externe sont presque toujours des doublons. Deux fiches avec des identifiants différents correspondent presque toujours à des clients différents, même si leurs noms et e-mails se ressemblent, et une fusion n'en laisse qu'un. Dans Dedupely, vous protégez les identifiants externes en les utilisant comme critère de correspondance, en repérant les correspondances où ils diffèrent avant de fusionner, en choisissant la fiche conservée avec Merge Rules et, dans Dedupely Intelligence, en utilisant les champs protégés.

Que peut-il mal se passer avec les identifiants externes ?

Étape 1 : correspondance sur l'ID lui-même

Créez une Duplicate Search sur le champ ID avec Exact, plus un ou deux champs pour confirmer la correspondance, comme Nom de l'entreprise et Site web (racine du domaine). Les enregistrements partageant un ID externe sont vos doublons les plus sûrs. Voir Duplicate Searches.

Comme une mauvaise fusion peut affecter la facturation ou la synchronisation ERP, commencez par Auto Match et envoyez les correspondances incertaines vers Manual Review pour le propriétaire du compte, plutôt que de tout fusionner d'un coup.

Étape 2 : repérez les correspondances dont les identifiants diffèrent

Vos autres recherches, sur le nom, l'e-mail ou le domaine, peuvent encore regrouper deux fiches aux identifiants différents dans une même correspondance. Repérez-les avant de fusionner :

1. Ouvrez la Duplicate Search et cliquez sur Filtres.
2. Cliquez sur + Add condition et sélectionnez le champ ID.
3. Choisissez l'opérateur est unique dans la correspondance. Cela affiche les correspondances où chaque fiche a une valeur différente.
4. Laisser Compter les champs vides comme une valeur décochée, sauf si vous voulez qu'un ID vide soit compté comme une valeur distincte.
5. Cliquez sur Terminé, puis Scan.

Vérifiez ce qui reste. Rejetez les correspondances qui ne sont pas des doublons, afin qu'elles ne reviennent jamais dans aucune recherche sur cet objet, et envoyez les cas incertains vers Manual Review. Voir Filtres et Correspondances rejetées.

Étape 3 : conservez la fiche qui porte l'ID

Les valeurs vides n'écrasent jamais les données existantes : lorsqu'un seul enregistrement de la correspondance possède l'identifiant, celui-ci est conservé. Vous choisissez quelle fiche survit, avec son identifiant d'enregistrement et son lien vers votre autre système :

• Enregistrement Principal : définissez-le sur Personnalisé, avec une Win Rule : Quand Champ votre champ ID, opérateur n'est pas vide. L'enregistrement lié à votre ERP ou à votre système de facturation est celui qui est conservé.
• Le champ ID : définissez-le sur Principal uniquement, afin que l'enregistrement conservé garde son propre identifiant.
• Vérifiez le résultat dans le panneau Merge Preview colonne de View Match Details avant toute fusion en masse.

Comment chaque CRM gère l'ID de l'enregistrement lors d'une fusion :

• Salesforce : l'enregistrement principal conserve son ID, de sorte que les intégrations qui y font référence continuent de fonctionner.
• HubSpot : HubSpot attribue à l'enregistrement fusionné un nouvel ID, et les anciens ID y renvoient. Si un autre outil stocke des ID HubSpot, mettez-les à jour progressivement.

Voir Merge Rules.

Étape 4 : dans Dedupely Intelligence, utilisez les champs protégés

Dedupely Intelligence n'utilise pas les paramètres de correspondance ni les filtres de vos Duplicate Searches. Pour empêcher des fiches ayant des identifiants externes différents d'être associées là-bas, utilisez les champs protégés :

1. Ouvrez Dedupely Intelligence sous Contacts, Entreprises ou Prospects.
2. Cliquez sur Champs protégés en haut à droite.
3. Dans Ne jamais comparer des valeurs sur des champs différents, cliquez sur Ajouter un champ et choisissez votre champ d'identifiant. Vous pouvez en ajouter jusqu'à 5.
4. Choisissez comment traiter les valeurs vides :

• Aucun ne peut être vide : les fiches ne correspondent que si chacune possède l'identifiant et que celui-ci est identique.
• Au moins un champ doit être renseigné : une fiche sans identifiant peut tout de même correspondre à une fiche qui en possède un.
• Tous peuvent être vides : Les ID vides ne bloquent jamais une correspondance ; seuls des ID différents le font.

5. Cliquez sur Enregistrer.

Si beaucoup de vos fiches n'ont pas encore l'ID, comme les contacts issus de formulaires web, choisissez Tous peuvent rester vides, pour qu'ils puissent toujours correspondre. Les deux autres options sont plus strictes. Voir Champs protégés.

Étape 5 : préserver la qualité dans le temps

• Automatisez en dernier. Activez Auto Merge uniquement sur la recherche qui correspond sur l'ID lui-même, une fois qu'elle a tourné sans faux positifs. Gardez les recherches sur les noms ou domaines en Auto Match.
• Gardez vos paramètres de sécurité activés. Dedupely met de côté les correspondances fondées sur des données factices, ainsi que celles de plus de 20 fiches, qui indiquent en général une valeur partagée ou factice. Voir Sécurité des fusions.
• Si deux enregistrements avec des ID différents ont été fusionnés, annulez la fusion depuis Merge History dans les 30 jours. Les fiches reviennent avec de nouveaux identifiants : vérifiez donc les liens que vos autres systèmes ont avec elles. Voir Annuler une fusion.

Exemple de configuration

Un distributeur synchronise son ERP vers Salesforce. Chaque compte possède un Numéro de client ERP, et les établissements d'une même entreprise ont leurs propres numéros.

1. Recherche 1 (même ID) : Numéro client ERP : Exact · Nom du compte : Similar Words (dans n'importe quel ordre), avec termes ignorés Inc., LLC, Ltd. · Sur Auto Match, puis Auto Merge une fois qu'il s'est exécuté sans faux positifs.
2. Recherche 2 (par nom) : Nom du compte : Similar Words (ordre indifférent) · Site web : Racine du domaine · Ville de facturation : Exact. Filtre : Numéro client ERP · est unique sur l'ensemble de la correspondance. L'équipe examine ces correspondances chaque semaine et rejette les branches.
3. Merge Rules : Enregistrement principal défini sur Personnalisé, avec une règle de gain : Lorsque le champ ERP Customer Number · n'est pas vide. ERP Customer Number défini sur Principal uniquement.
4. Dedupely Intelligence : Numéro client ERP ajouté aux champs protégés. Les comptes créés par l'équipe commerciale n'ont pas encore de numéro, donc l'option vide est Tous peuvent rester vides.

Erreurs courantes

• Fusionner sur le seul nom alors que les fiches ont des identifiants. Deux agences portant le même nom sont deux clients différents. Vérifiez d'abord l'ID.
• Fusion en masse des résultats « is unique across match ». Ce sont les correspondances dont les ID diffèrent. Examinez-les une par une.
• Laisser survivre la fiche sans l'ID. Définissez l'enregistrement principal afin que la fiche liée à votre autre système soit retenue.
• Activer Auto Merge sur une recherche qui n'inclut pas l'ID. Gardez-le sur Auto Match, puis validez.
• Oublier Dedupely Intelligence. Ses correspondances n'utilisent pas vos filtres. Ajoutez l'ID aux champs protégés.

Questions fréquentes sur les identifiants externes

• Deux fiches ayant le même ID externe sont-elles toujours des doublons ? Presque toujours. Surveillez les valeurs factices, comme 0000, que partagent de nombreuses fiches. Les Paramètres de sécurité mettent de côté les correspondances de plus de 20 fiches.
• Que se passe-t-il pour l'identifiant lorsqu'une fiche en possède un et pas l'autre ? Les valeurs vides n'écrasent jamais les données existantes, l'identifiant est donc conservé.
• Que se passe-t-il si les deux fiches ont des identifiants différents ? Ne les fusionnez pas. Utilisez le filtre « est unique dans toute la correspondance » pour trouver ces correspondances, puis rejetez-les.
• Les Merge Rules peuvent-elles modifier un champ ID en lecture seule ? Non. Les Merge Rules ne peuvent pas être définies sur des champs en lecture seule.
• Les champs protégés fonctionnent-ils dans mes propres Duplicate Searches ? Non. Elles sont destinées à Dedupely Intelligence. Dans vos propres recherches, faites une correspondance sur l'ID et utilisez les filtres.
• Puis-je annuler la fusion de deux fiches ayant des identifiants différents ? Oui, dans les 30 jours, depuis Merge History. La fiche restaurée reçoit un nouvel ID dans votre CRM.