Proteger los ID Externos al Fusionar

Los IDs externos, como un número de cliente del ERP, un ID fiscal o un número de cuenta de facturación, vinculan un registro del CRM con otro sistema. Dos registros con el mismo ID externo casi siempre son duplicados. Dos registros con IDs distintos casi siempre corresponden a clientes diferentes, aunque sus nombres y correos se parezcan, y fusionarlos deja un solo ID. En Dedupely, protege los IDs externos usándolos como criterio de coincidencia, localizando las diferencias antes de fusionar, eligiendo qué registro se conserva con Merge Rules y, en Dedupely Intelligence, usando campos protegidos.

Qué puede salir mal con los ID externos

Paso 1: buscar coincidencias por el propio ID

Crea una Duplicate Search en el campo ID con Exacta, además de uno o dos campos para confirmar la coincidencia, como el nombre de la empresa y el sitio web (raíz del dominio). Los registros que comparten un ID externo son sus duplicados más seguros. Consulte Duplicate Searches.

Como una fusión errónea puede afectar a la facturación o a una sincronización con el ERP, empieza por Auto Match y enviar las coincidencias dudosas a Manual Review para el titular de la cuenta, en lugar de fusionar todo de una vez.

Paso 2: Busque las coincidencias en las que los ID difieren

Tus otras búsquedas, por nombre, correo electrónico o dominio, pueden seguir agrupando en una misma coincidencia dos registros con ID distintos. Localízalos antes de fusionar:

1. Abra la Duplicate Search y haga clic en Filtros.
2. Haz clic en + Add condition y seleccione el campo ID.
3. Elija el operador es único en la coincidencia. Muestra las coincidencias en las que cada registro tiene un valor distinto.
4. Dejar Contar los vacíos como un valor desmarcada, salvo que quiera que un ID en blanco cuente como un valor propio.
5. Haz clic en Hecho, luego Scan.

Revisa lo que queda. Rechaza las coincidencias que no son duplicados para que no vuelvan a aparecer en ninguna búsqueda de ese objeto, y envía las dudosas a Manual Review. Consulta Filtros y Coincidencias rechazadas.

Paso 3: Asegúrate de que el registro con el ID se conserve

Los valores vacíos nunca sobrescriben datos existentes, así que cuando solo un registro de una coincidencia tiene el ID, se conserva. Lo que eliges es qué registro sobrevive, con su ID de registro y su enlace a tu otro sistema:

• Registro principal: defínalo en Personalizado, con una Win Rule: Cuando Field your ID field, operador no está vacío. Se conserva el registro vinculado a tu ERP o sistema de facturación.
• El campo ID: defínalo en Solo principal, para que el registro que se conserva mantenga su propio ID.
• Comprueba el resultado en el panel Merge Preview columna de Ver detalles de coincidencia antes de fusionar en masa.

Cómo gestiona cada CRM el ID del registro al fusionar:

• Salesforce: el registro maestro conserva su ID, así que las integraciones que apuntan a él siguen funcionando.
• HubSpot: HubSpot asigna al registro fusionado un nuevo ID de registro, y los IDs antiguos redirigen a él. Si otra herramienta guarda IDs de HubSpot, actualícelos con el tiempo.

Consulta Merge Rules.

Paso 4: en Dedupely Intelligence, utilice los campos protegidos

Dedupely Intelligence no usa la configuración de coincidencias ni los filtros de sus Duplicate Searches. Para evitar que los registros con ID externos distintos coincidan allí, use campos protegidos:

1. Abre Dedupely Intelligence en Contactos, Empresas o Leads.
2. Haz clic en Campos protegidos arriba a la derecha.
3. En Nunca compare valores de campos distintos, haz clic en Añadir un campo y elija su campo de ID. Puede añadir hasta 5 campos.
4. Elige cómo se tratan los valores vacíos:

• Ninguno puede estar en blanco: los registros solo coinciden si todos tienen el ID y es el mismo.
• Al menos uno debe estar relleno: un registro sin ID puede coincidir con otro que sí lo tiene.
• Todos pueden dejarse en blanco: los ID vacíos nunca impiden la coincidencia; solo la impiden los ID diferentes.

5. Haz clic en Guardar.

Si muchos de sus registros aún no tienen el ID, como los contactos de formularios web, elija Todos pueden dejarse en blanco, así que aún pueden coincidir. Las otras dos opciones son más estrictas. Consulte Campos protegidos.

Paso 5: Mantenerlo protegido con el tiempo

• Automatice al final. Activa Auto Merge solo en la búsqueda que coincide por el propio ID, una vez que se haya ejecutado sin coincidencias falsas. Mantén las búsquedas por nombres o dominios en Auto Match.
• Mantenga activados sus ajustes de seguridad. Se excluyen las coincidencias basadas en datos de relleno y las que tienen más de 20 registros, que suelen indicar un valor compartido o de relleno. Consulte Seguridad al fusionar.
• Si se fusionaron dos registros con IDs distintos, deshaz la fusión desde Merge History en un plazo de 30 días. Los registros vuelven con nuevos ID, así que revisa los enlaces que tus otros sistemas tienen con ellos. Consulta Deshacer una fusión.

Configuración de ejemplo

Un distribuidor sincroniza su ERP con Salesforce. Cada cuenta tiene un Número de cliente ERP, y las sucursales de una misma empresa tienen sus propios números.

1. Búsqueda 1 (mismo ID): Número de cliente ERP: Exacto · Nombre de cuenta: Similar Words (Cualquier orden), con Términos ignorados Inc., LLC, Ltd. · En Auto Match, y después Auto Merge cuando haya funcionado sin coincidencias falsas.
2. Búsqueda 2 (por nombre): Nombre de la cuenta: Similar Words (Any Order) · Sitio web: Dominio raíz · Ciudad de facturación: Exacta. Filtro: Número de cliente ERP · es único en todas las coincidencias. El equipo revisa estas coincidencias cada semana y rechaza las ramas.
3. Merge Rules: Registro principal definido como Personalizado, con una Regla de ganador: cuando el campo ERP Customer Number · no esté vacío. ERP Customer Number definido como Solo principal.
4. Dedupely Intelligence: Número de cliente del ERP añadido a los campos protegidos. Las cuentas creadas por el equipo de ventas aún no tienen número, así que la opción en blanco está Todos pueden dejarse en blanco.

Errores comunes

• Fusionar solo por nombre cuando los registros tienen ID. Dos sucursales con el mismo nombre son clientes distintos. Compruebe primero el ID.
• Fusionar en masa los resultados de "es único entre coincidencias". Son las coincidencias en las que difieren los ID. Revíselas una a una.
• Dejar que sobreviva el registro sin ID. Defina el registro principal para que prevalezca el registro vinculado a su otro sistema.
• Activar Auto Merge en una búsqueda que no incluye el ID. Manténgalo en Auto Match y revíselo.
• Olvidarse de la inteligencia de Dedupely. Sus coincidencias no usan sus filtros. Añada el ID a los campos protegidos.

Preguntas frecuentes sobre IDs externos

• ¿Dos registros con el mismo ID externo son siempre duplicados? Casi siempre. Vigile los valores de relleno, como 0000, que comparten muchos registros. Los Ajustes de seguridad apartan las coincidencias con más de 20 registros.
• ¿Qué ocurre con el ID cuando un registro lo tiene y el otro no? Los valores vacíos nunca sobrescriben los datos existentes, así que el ID se conserva.
• ¿Y si ambos registros tienen ID distintos? No los fusiones. Usa el filtro "es único entre coincidencias" para encontrar estas coincidencias y recházalas.
• ¿Pueden las Merge Rules modificar un campo de ID de solo lectura? No. No se pueden definir Merge Rules en campos de solo lectura.
• ¿Funcionan los campos protegidos en mis Duplicate Searches? No. Son para Dedupely Intelligence. En sus propias búsquedas, use el ID para cotejar y aplique filtros.
• ¿Puedo deshacer una fusión de dos registros con ID distintos? Sí, en un plazo de 30 días, desde Merge History. El registro restaurado recibe un nuevo ID en su CRM.