Ho unito i record sbagliati: e adesso?

Se sono stati uniti record che non erano duplicati negli ultimi 30 giorni, può annullare l'unione da Merge History: Dedupely ripristina i record e impedisce che tornino a corrispondere. Vedi Annulla un'unione. Per le unioni più vecchie, e per quelle che non si possono annullare, i tuoi dati originali non sono persi: Merge History di Dedupely conserva i record originali e i valori vincenti di ogni unione, e puoi scaricarlo in CSV per ripristinare ciò che ti serve nel tuo CRM. Questa guida ti accompagna nel recupero in cinque passaggi, dall'arresto delle unioni in corso alla correzione della ricerca che le ha causate.

Passo 1: Ferma le unioni ancora in corso

• Unione in blocco in corso: fai clic su Cancel all. Le unioni già in corso terminano; le altre vengono annullate.
• Auto Merge: apri la dashboard di Auto Merge della ricerca e fai clic su Pause (mantiene la pianificazione) oppure Disable (lo disattiva). Vedi Auto Merge.

Fallo per primo, così lo stesso errore non si ripete mentre indaghi.

Passo 2: scopri cosa è stato unito

1. Vai in Merge History nel menu a sinistra.
2. Scegli l'oggetto nel Record Type e filtra per data.
3. Controlla chi ha eseguito ogni unione: il nome e la foto del collega, oppure Auto Merge.
4. Clicca sui tre puntini di un'unione, poi Vedi dettagli, per vedere il risultato, il record principale originale e i record rimossi. I valori inseriti a mano da un utente sono contrassegnati Modificato a mano.
5. Fai clic sull'icona di apertura per aprire il record unito nel CRM.

Passaggio 3: decidi come recuperare

Merge non annullabili: merge più vecchi di 30 giorni, merge effettuati prima dell'introduzione dell'annullamento, lead di HubSpot, merge di aziende HubSpot in un portale sincronizzato con Salesforce, merge effettuati contemporaneamente in HubSpot e Salesforce, e prodotti Pipedrive.

Passo 4: annulla l'unione o ripristina i dati

Per annullare un merge (ultimi 30 giorni):

1. In Merge History, clicca i tre puntini sull'unione, poi Vedi dettagli.
2. In basso a sinistra, controlla la data accanto a Annullabile fino al, poi clicchi Annulla unione.
3. Controlla cosa verrà ripristinato, e conferma.

I record annullati tornano con nuovi ID, ma alcune cose non tornano, come l'appartenenza alle liste e le iscrizioni ai workflow. Vedi Annulla un'unione.

Per ripristinare i dati dalle unioni precedenti:

1. In Merge History, fai clic sulla freccia di download in alto a destra per scaricare il CSV.
2. Trova l'unione e i valori originali che ti servono.
3. Ripristina i valori nel CRM, o ricrea il record. Per molti record, prendi gli ID dei record superstiti dall'esportazione del CRM e importa i valori corretti con quegli ID, così il CRM aggiorna i record esistenti invece di crearne di nuovi.
4. Riporta attività, trattative e contatti sul record ricreato nel CRM, se serve.

Passo 5: Evita che succeda di nuovo

• Rifiuta la falsa corrispondenza. Un'unione annullata finisce automaticamente in Rejected Matches. Se hai ricreato un record a mano, rifiuta l'abbinamento così non ricompare in nessuna ricerca per quell'oggetto. Vedi Corrispondenze rifiutate.
• Restringi la ricerca. Confronta almeno tre campi, usa opzioni di corrispondenza più rigorose (ad es. Exact invece di Fuzzy) o aggiungi un filtro. Vedi Evitare le false corrispondenze.
• Correggi le Merge Rules se hanno vinto i valori sbagliati. Vedi Merge Rules.
• Prova prima di scalare. Fai 1–2 Single Merges e 1–2 pagine unite in blocco prima di unire tutto, e controlla il Merge Preview prima la colonna. Annulla serve a correggere gli errori reali, non è un passaggio del tuo processo.
• Riporta la ricerca su Auto Match se era su Auto Merge, finché non smette di trovare false corrispondenze.

Esempio

Un team di vendita ha attivato Auto Merge su una ricerca contatti che confrontava solo Last Name (Exact) ed Email (Domain Root). In una notte ha unito colleghi con lo stesso cognome nella stessa azienda.

1. Fermare: hanno disattivato Auto Merge sulla ricerca.
2. Trova: in Merge History, hanno filtrato per quella notte e hanno trovato 37 unioni, tutte eseguite da Auto Merge.
3. Recuperare: le unioni risalivano a due giorni prima, quindi hanno annullato ciascuna delle 37 da Merge History. I contatti sono tornati con le email e i proprietari originali, e le 37 corrispondenze sono finite in Rejected Matches. Per 5 di loro, hanno riaggiunto manualmente i contatti alle liste marketing.
4. Prevenire: hanno ricostruito la ricerca su Nome (Esatto) + Cognome (Esatto) + Email (Esatto), e l'hanno attivata su Auto Match per due settimane prima di riattivare Auto Merge.

Errori comuni

• Indagare prima di fermare Auto Merge. Continua a girare secondo la pianificazione mentre controlli.
• Aspettare troppo. Le unioni si annullano entro 30 giorni. Dopo, si ripristinano a mano da Merge History.
• Annullare una fusione quando erano sbagliati solo i valori. Se i record erano duplicati reali, ripristina i valori e correggi invece le tue Merge Rules.
• Ricreare i record a mano senza rifiutare la corrispondenza. Corrisponderanno di nuovo alla prossima scansione.
• Importare senza l'ID del record. Il CRM crea nuovi record invece di aggiornare quelli che volevi correggere.

Domande frequenti su come rimediare a un'unione sbagliata

• Posso annullare un'unione in Dedupely? Sì, entro 30 giorni per la maggior parte delle unioni, da Merge History. Per le unioni più vecchie, scarica il tuo Merge History in CSV e usalo per ripristinare i valori originali nel tuo CRM. Vedi Annulla un'unione.
• Chi può annullare un'unione? Chi può unire: Lettura e modifica sul permesso Dedupe. Vedi Ruoli e permessi.
• I miei dati originali vanno persi? I valori dei campi no. Merge History conserva i record originali e i valori vincenti di ogni unione. Attività e associazioni passano al record che resta, tranne dove l'API del CRM non lo consente: in Nimble CRM, attività, trattative, eventi e cronologia dei messaggi vengono rimossi con il duplicato, e in Close CRM non si possono spostare le attività e le riunioni di un contatto.
• Posso vedere chi ha eseguito un'unione? Sì. Merge History mostra il collega che ha eseguito ogni unione, o Auto Merge.
• Gli stessi record verranno uniti di nuovo? Non dopo un annullamento, né se rifiuta la corrispondenza. I Rejected matches restano esclusi da ogni ricerca per quell'oggetto, incluso Auto Merge.
• Dedupely ripristina i dati al posto mio? Entro 30 giorni, sì: annulla l'unione. Per le unioni più vecchie, ripristina il record nel CRM usando i valori del CSV di Merge History. Per assistenza, contatta il supporto via email o in chat.