Limpiar Registros de Herramientas de Teléfono y Llamadas

Las herramientas de teléfono y llamadas, como Aircall, Dialpad, JustCall o RingCentral, suelen crear un registro nuevo en el CRM por cada llamada que no pueden identificar: un número de teléfono sin nombre real, correo electrónico ni LinkedIn. Las herramientas de duplicados de su CRM suelen coincidir por correo o nombre, así que estos registros solo con teléfono quedan separados del contacto real. En Dedupely, los encuentra con el filtro Creado por llamada de Dedupely Intelligence o con una Duplicate Search por Phone Number. Elija Merge Rules para que sobreviva el contacto real y, después, fusione los nuevos automáticamente cada día.

Por qué las herramientas de telefonía generan duplicados

Paso 1: configura tus Merge Rules para que gane el contacto real

Configura esto antes de fusionar nada, para que el registro completo se conserve y mantenga el número de teléfono más reciente:

1. Ve a Merge Rules.
2. Configura el Primary Record a Más datos en los campos, así el contacto real prevalece sobre el registro incompleto de la herramienta telefónica.
3. Activado Teléfono, elige Personalizado y añada una Win Rule: Cuando el campo Create Date, operador es la más reciente, así que el contacto conserva el número más reciente.

Las Merge Rules se aplican a todas las fusiones excepto a Custom Merge, incluidas Dedupely Intelligence y Auto Merge. Compruebe el resultado en el Merge Preview columna antes de fusionar en masa. Consulta Merge Rules.

Paso 2: Encuentre los registros creados por llamadas en Dedupely Intelligence

Dedupely Intelligence encuentra estos duplicados sin configurar nada, y su Creado por llamada el filtro muestra solo las coincidencias que incluyen un registro creado por una herramienta de telefonía. Un registro creado por llamada es el que una integración telefónica genera a partir de una llamada: tiene un número de teléfono, pero no un nombre real, correo electrónico ni LinkedIn.

1. Ve a Duplicate Searches y abrir Dedupely Intelligence en Contactos o Clientes potenciales.
2. Haz clic en el Creado por llamada filtro en la parte superior de la búsqueda.
3. Elige qué mostrar:

• Cualquier registro creado por llamada
• Llamante desconocido: registros que la herramienta de teléfono guardó como llamante desconocido.
• Solo número de teléfono: registros con solo un número de teléfono.
• Una herramienta de teléfono concreta, como Aircall, JustCall, Dialpad, RingCentral, CloudTalk, Kixie, Talkdesk, Ringover, OpenPhone, Twilio o Zoom Phone, entre más de 20.
• Ningún registro creado por llamada, para ver todas las demás coincidencias.

4. Revisa las coincidencias y fusiona las que corresponden a la misma persona.

Dedupely Intelligence está incluido por completo en todos los planes de pago, y sus filtros se guardan. La prueba gratuita muestra las dos primeras páginas de resultados y solo permite fusiones gratuitas. Consulta Dedupely Intelligence.

Paso 3: Cree una Duplicate Search para los nuevos registros de llamadas

Dedupely Intelligence no puede ejecutar Auto Merge, así que, para los registros que sus herramientas de telefonía siguen creando, cree una Duplicate Search propia:

1. Crea una Duplicate Search en Contactos (o en el objeto que use tu herramienta de telefonía).
2. Emparejar por Teléfono con Similar. Ignora el formato y los prefijos de país y compara los últimos 7 dígitos.
3. Añade un filtro: Nombre · está vacío · Se aplica a uno o más, así que cada coincidencia incluye un registro sin nombre. Si tu herramienta de teléfono guarda un nombre provisional, como "Unknown caller", añade una segunda condición, Nombre · contiene · Desconocido, y haz clic en el Y distintivo para cambiarlo a O.
4. Add Visible Fields como Apellidos, Email, el campo que rellena tu herramienta de telefonía (como el origen del lead), y Create Date, para comparar antes de fusionar.
5. Haz clic en Scan.

Para centrarte en una sola herramienta de teléfono, añade un filtro sobre el campo que rellena, o sobre Create Date · va después de el día en que lo conectó. Consulte Filtros.

Es una de las pocas búsquedas que pueden coincidir por un solo campo: el filtro de nombre vacío limita el resultado a los registros incompletos que crean las herramientas de telefonía.

Paso 4: Prueba y automatiza

1. Fusione de forma manual 1–2 coincidencias y compruebe el resultado en su CRM y en Merge History.
2. Descarte las coincidencias falsas, como dos personas que comparten una línea de oficina. Las coincidencias en Rejected Matches nunca vuelven a aparecer en ninguna búsqueda de ese objeto.
3. Activa Auto Match durante 2–4 semanas y revise las coincidencias cuando reciba la notificación.
4. Cuando la búsqueda deje de encontrar falsas coincidencias, active Auto Merge a diario, antes de que empiece la jornada de sus comerciales.

Auto Merge está incluido en todos los planes de pago, no en la prueba gratuita de 7 días.

Lo que le protege al fusionar

• Ajustes de seguridad descarte las coincidencias basadas en números de relleno, como 000-000-0000, y las que tengan más de 20 registros, que suelen indicar un número compartido, como la centralita de la oficina. Consulte Seguridad al fusionar.
• Merge History registra cada fusión, con quién la ejecutó y los valores originales.
• Deshacer: si se fusionaron dos contactos que no eran duplicados, deshaga la fusión desde Merge History en un plazo de 30 días. Véase Deshacer una fusión.

Configuración de ejemplo

Un equipo comercial usa Aircall con HubSpot. Cada llamada perdida de un número nuevo crea un contacto con solo un número de teléfono.

1. Merge Rules: Primary Record configurado en Más datos en los campos. Teléfono: personalizado, regla de ganador: cuando Campo Fecha de creación · es el más reciente.
2. Limpieza: en Dedupely Intelligence, el equipo filtra por Creado por llamada → Aircall, revisa las coincidencias y las fusiona página a página.
3. Duplicate Search "Contactos · Aircall": Teléfono: Similar · Filtro: Nombre está vacío, Se aplica a uno o más · Campos visibles: Apellidos, Email, Fecha de creación.
4. Automatización: Auto Match durante tres semanas y, después, Auto Merge todos los días a las 7:00.

Errores comunes

• Fusionar antes de definir el registro principal. Es posible que se conserve el registro con menos datos de la herramienta de teléfono. Configure primero Most Field Data.
• Coincidencia por número de teléfono con Exact. Las herramientas de teléfono dan formato a los números a su manera. Usa Similar.
• Omitir el filtro de nombres vacíos. Sin ello, una búsqueda solo por teléfono coincide con compañeros que comparten línea de oficina.
• Activar Auto Merge de inmediato. Ejecute Auto Match primero, hasta que la búsqueda deje de encontrar coincidencias falsas.
• Esperar que Dedupely Intelligence fusione por su cuenta. No se puede automatizar. Para eso, usa tu propia Duplicate Search.

Preguntas frecuentes sobre duplicados de herramientas de telefonía

• ¿Qué herramientas de teléfono reconoce el filtro Creado por llamada? Más de 20, como Aircall, JustCall, Dialpad, RingCentral, CloudTalk, Kixie, Talkdesk, Ringover, OpenPhone, Twilio y Zoom Phone, además de registros guardados como número desconocido o solo con un número de teléfono.
• ¿Puedo usar el filtro Call-created en mis propias Duplicate Searches? No. Es un filtro de Dedupely Intelligence. En sus propias búsquedas, haga coincidir por Teléfono con un filtro para nombre en blanco.
• ¿Qué registro sobrevive a la fusión? El que elijan sus Merge Rules. Con Registro principal configurado en Más datos de campos, el contacto completo prevalece sobre el registro incompleto.
• ¿El historial de llamadas pasa al contacto que sobrevive? Las actividades y asociaciones pasan al registro que se conserva, salvo cuando la API de tu CRM no lo permita. Consulta la guía de tu CRM.
• ¿Puede Dedupely evitar que las herramientas de telefonía creen estos registros? No. Dedupely los fusiona una vez que llegan a él. Con Auto Merge programado a diario, se fusionan antes de que sus comerciales empiecen la jornada.