Datensätze aus Telefon- und Anruf-Tools bereinigen

Telefon- und Anruftools wie Aircall, Dialpad, JustCall oder RingCentral legen oft für jeden Anruf, den sie nicht zuordnen können, einen neuen CRM-Datensatz an: eine Telefonnummer ohne echten Namen, ohne E-Mail und ohne LinkedIn. Die eigenen Dublettenprüfungen Ihres CRM gleichen meist nach E-Mail oder Name ab, daher bleiben diese reinen Telefonnummern getrennt vom echten Kontakt. In Dedupely finden Sie sie mit dem Call-created-Filter von Dedupely Intelligence oder mit einer Duplicate Search nach Telefonnummer. Wählen Sie Merge Rules, damit der echte Kontakt erhalten bleibt, und führen Sie neue Datensätze danach jeden Tag automatisch zusammen.

Warum Telefon-Tools Duplikate erzeugen

Schritt 1: Legen Sie Ihre Merge Rules so fest, dass der richtige Kontakt gewinnt

Richten Sie dies ein, bevor Sie etwas zusammenführen, damit der vollständige Datensatz erhalten bleibt und die neueste Telefonnummer behält:

1. Gehen Sie zu Merge Rules.
2. Legen Sie fest: Primary Record in Meiste Felddaten, damit sich der echte Kontakt gegenüber dem dünnen Datensatz aus dem Telefon-Tool durchsetzt.
3. Ein Telefonnummer, wählen Benutzerdefiniert und fügen Sie eine Gewinnregel hinzu: Wenn Feld Create Date, Operator ist am neuesten, damit der Kontakt die neueste Nummer behält.

Merge Rules gelten für jede Zusammenführung außer Custom Merge, auch für Dedupely Intelligence und Auto Merge. Prüfen Sie das Ergebnis im Merge Preview Spalte, bevor Sie Massen-Zusammenführungen durchführen. Siehe Merge Rules.

Schritt 2: Durch Anrufe erstellte Datensätze in Dedupely Intelligence finden

Dedupely Intelligence findet diese Duplikate ohne jede Einrichtung, und seine Per Anruf erstellt Der Filter zeigt nur Treffer, die einen von einem Telefon-Tool erstellten Datensatz enthalten. Ein anrufbasierter Datensatz wurde von einer Telefonintegration aus einem Anruf erstellt: Er hat eine Telefonnummer, aber keinen echten Namen, keine E-Mail und kein LinkedIn-Profil.

1. Gehen Sie zu Duplicate Searches und öffnen Dedupely Intelligence unter Kontakte oder Leads.
2. Klicken Sie auf Per Anruf erstellt Filter oben in der Suche.
3. Wählen Sie aus, was angezeigt werden soll:

• Jeder durch Anrufe erstellte Datensatz
• Unbekannter Anrufer: Datensätze, die das Telefontool als unbekannten Anrufer gespeichert hat.
• Nur Telefonnummer: Datensätze, die nur eine Telefonnummer enthalten.
• Ein bestimmtes Telefon-Tool, etwa Aircall, JustCall, Dialpad, RingCentral, CloudTalk, Kixie, Talkdesk, Ringover, OpenPhone, Twilio oder Zoom Phone, und mehr als 20 weitere.
• Kein durch Anruf erstellter Datensatz, um alle weiteren Treffer zu sehen.

4. Prüfen Sie die Treffer und führen Sie diejenigen zusammen, die dieselbe Person betreffen.

Dedupely Intelligence ist in jedem bezahlten Tarif vollständig enthalten, und seine Filter werden gespeichert. Die kostenlose Testversion zeigt die ersten zwei Ergebnisseiten, und Zusammenführungen sind auf das kostenlose Kontingent beschränkt. Siehe Dedupely Intelligence.

Schritt 3: Eine Duplicate Search für neue Anrufdatensätze erstellen

Dedupely Intelligence kann Auto Merge nicht ausführen. Erstellen Sie deshalb für die Datensätze, die Ihre Telefon-Tools immer wieder anlegen, eine eigene Duplicate Search:

1. Erstellen Sie eine Duplicate Search für Kontakte (oder für das Objekt, das Ihr Telefontool verwendet).
2. Abgleichen über Telefonnummer mit Ähnlich. Formatierung und Ländervorwahlen bleiben unberücksichtigt, verglichen werden die letzten 7 Ziffern.
3. Filter hinzufügen: Vorname · ist leer · Gilt für einem oder mehreren, sodass jeder Treffer einen Datensatz ohne Namen enthält. Wenn Ihr Telefon-Tool stattdessen einen Platzhalter speichert, etwa "Unknown caller", fügen Sie eine zweite Bedingung hinzu, Vorname · enthält · Unbekannt, und klicken Sie auf den UND Badge, um es umzuschalten auf ODER.
4. Add Visible Fields etwa Nachname, E-Mail, das Feld, das Ihr Telefon-Tool befüllt (etwa die Lead-Quelle), und Create Date, um vor dem Zusammenführen zu vergleichen.
5. Klicken Sie auf Scan.

Um sich auf ein Telefon-Tool zu konzentrieren, fügen Sie einen Filter auf das Feld hinzu, das es befüllt, oder auf Create Date · kommt nach am Tag der Verbindung. Siehe Filter.

Dies ist eine der wenigen Suchen, die nur über ein einziges Feld abgleichen können: Der Filter für einen leeren Namen beschränkt sie auf die unvollständigen Datensätze, die Telefontools anlegen.

Schritt 4: Testen, dann automatisieren

1. Führen Sie 1–2 Treffer manuell zusammen und prüfen Sie das Ergebnis in Ihrem CRM und in Merge History.
2. Lehnen Sie Fehltreffer ab, etwa bei zwei Personen, die sich eine Durchwahl teilen. Abgelehnte Treffer erscheinen bei keiner Suche für dieses Objekt mehr.
3. Aktivieren Sie Auto Match für 2–4 Wochen und prüfen Sie die Treffer, sobald Sie benachrichtigt werden.
4. Wenn die Suche keine falschen Treffer mehr findet, aktivieren Sie Auto Merge täglich, bevor Ihre Vertriebsmitarbeiter ihren Tag beginnen.

Auto Merge ist in jedem kostenpflichtigen Tarif enthalten, nicht in der 7-tägigen kostenlosen Testphase.

Was Sie beim Zusammenführen schützt

• Sicherheitseinstellungen stellen Sie Treffer mit Platzhalternummern wie 000-000-0000 und Treffer mit mehr als 20 Datensätzen beiseite, die meist auf eine gemeinsame Nummer wie eine Zentrale hindeuten. Siehe Sichere Merges.
• Merge History protokolliert jede Zusammenführung mit Angabe, wer sie ausgeführt hat, und den ursprünglichen Werten.
• Rückgängig: falls zwei Einträge zusammengeführt wurden, die keine Duplikate sind, machen Sie die Zusammenführung innerhalb von 30 Tagen über Merge History rückgängig. Siehe Einen Merge rückgängig machen.

Beispiel-Einrichtung

Ein Vertriebsteam nutzt Aircall mit HubSpot. Jeder verpasste Anruf von einer neuen Nummer legt einen Kontakt nur mit Telefonnummer an.

1. Merge Rules: Primary Record gesetzt auf Meiste Felddaten. Telefonnummer: Benutzerdefiniert, Gewinnregel: Wenn Feld Erstellungsdatum · am neuesten ist.
2. Bereinigung: in Dedupely Intelligence filtert das Team nach Per Anruf erstellt → Aircall, prüft die Treffer und führt sie Seite für Seite zusammen.
3. Duplicate Search "Contacts · Aircall": Telefonnummer: Ähnlich · Filter: Vorname ist leer, gilt für einen oder mehrere · Sichtbare Felder: Nachname, E-Mail, Erstellungsdatum.
4. Automatisierung: Auto Match drei Wochen lang, danach Auto Merge jeden Tag um 7 Uhr.

Häufige Fehler

• Zusammenführen, bevor der Hauptdatensatz festgelegt ist. Der dünne Datensatz aus dem Telefon-Tool könnte bestehen bleiben. Stellen Sie zuerst Meiste Felddaten ein.
• Abgleich nach Phone Number mit Exact. Telefontools formatieren Nummern auf ihre eigene Weise. Verwenden Sie Similar.
• Den Filter für leere Namen weglassen. Ohne sie findet eine reine Telefonsuche auch Kollegen mit derselben Büronummer.
• Auto Merge sofort einschalten. Führen Sie zuerst Auto Match aus, bis die Suche keine falschen Treffer mehr findet.
• Erwartet, dass Dedupely Intelligence von selbst zusammenführt. Das lässt sich nicht automatisieren. Verwenden Sie dafür Ihre eigene Duplicate Search.

Häufige Fragen zu Dubletten aus Telefon-Tools

• Welche Telefonie-Tools erkennt der Filter Call-created? Mehr als 20, darunter Aircall, JustCall, Dialpad, RingCentral, CloudTalk, Kixie, Talkdesk, Ringover, OpenPhone, Twilio und Zoom Phone, dazu Datensätze, die als unbekannter Anrufer oder nur mit Telefonnummer gespeichert sind.
• Ist der Filter "Per Anruf erstellt" in meinen eigenen Duplicate Searches verfügbar? Nein. Es ist ein Filter von Dedupely Intelligence. Suchen Sie in Ihren eigenen Suchen nach übereinstimmender Telefonnummer und setzen Sie einen Filter auf leeren Namen.
• Welcher Datensatz bleibt nach dem Merge bestehen? Der Datensatz, den Ihre Merge Rules auswählen. Ist Primary Record auf Most Field Data gesetzt, bleibt der vollständige Kontakt statt des lückenhaften Datensatzes erhalten.
• Wird der Anrufverlauf zum verbleibenden Kontakt übernommen? Aktivitäten und Verknüpfungen wandern in den verbleibenden Datensatz, außer wenn die API Ihres CRM das nicht zulässt. Siehe die Anleitung für Ihr CRM.
• Kann Dedupely verhindern, dass Telefon-Tools diese Datensätze anlegen? Nein. Dedupely führt sie zusammen, sobald sie den Schwellenwert erreichen. Mit Auto Merge im täglichen Rhythmus sind sie zusammengeführt, bevor Ihre Vertriebsmitarbeiter ihren Tag beginnen.