Nettoyer les fiches issues des outils de téléphone et d'appel

Les outils de téléphonie et d'appel, comme Aircall, Dialpad, JustCall ou RingCentral, créent souvent une nouvelle fiche CRM pour chaque appel qu'ils ne parviennent pas à associer : un numéro de téléphone sans vrai nom, e-mail ni LinkedIn. Les outils de doublons natifs de votre CRM associent généralement sur l'e-mail ou le nom, si bien que ces fiches ne contenant qu'un numéro restent séparées du vrai contact. Dans Dedupely, vous les repérez avec le filtre "Créées par appel" de Dedupely Intelligence, ou avec une Duplicate Search sur numéro de téléphone. Choisissez des Merge Rules pour que le vrai contact soit conservé, puis fusionnez automatiquement les nouvelles fiches chaque jour.

Pourquoi les outils téléphoniques créent des doublons

Étape 1 : définissez vos Merge Rules pour que le vrai contact l'emporte

Configurez cela avant toute fusion, pour que l'enregistrement complet soit conservé avec le numéro de téléphone le plus récent :

1. Allez dans Merge Rules.
2. Réglez le Primary Record à Le plus de données, pour que le vrai contact l'emporte sur la fiche incomplète issue de l'outil téléphonique.
3. Activé Numéro de téléphone, choisissez Personnalisé et ajoutez une Win Rule : Quand le champ Create Date, opérateur est la plus récente, pour que la fiche conserve le numéro le plus récent.

Les Merge Rules s'appliquent à toutes les fusions, sauf Custom Merge, y compris Dedupely Intelligence et Auto Merge. Vérifiez le résultat dans la Merge Preview colonne avant de fusionner en masse. Voir Merge Rules.

Étape 2 : Trouvez les fiches créées par appel dans Dedupely Intelligence

Dedupely Intelligence repère ces doublons sans aucune configuration, et son Créé par appel le filtre n'affiche que les correspondances incluant un enregistrement créé par un outil téléphonique. Un enregistrement créé par appel est généré par une intégration téléphonique à partir d'un appel : il a un numéro, mais ni nom réel, ni e-mail, ni LinkedIn.

1. Allez dans Duplicate Searches et ouvrir Dedupely Intelligence sous Contacts ou Leads.
2. Cliquez sur Créé par appel filtre en haut de la recherche.
3. Choisissez ce qu'il faut afficher :

• Tout enregistrement créé par un appel
• Appelant inconnu : fiches que l'outil téléphonique a enregistrées comme appelant inconnu.
• Numéro de téléphone uniquement : enregistrements qui ne contiennent qu'un numéro de téléphone.
• Un outil téléphonique spécifique, comme Aircall, JustCall, Dialpad, RingCentral, CloudTalk, Kixie, Talkdesk, Ringover, OpenPhone, Twilio ou Zoom Phone, parmi plus de 20.
• Aucune fiche créée par appel, pour voir toutes les autres correspondances.

4. Examinez les correspondances et fusionnez celles qui concernent la même personne.

Dedupely Intelligence est inclus en totalité dans chaque offre payante, et ses filtres sont enregistrés. L'essai gratuit affiche les deux premières pages de résultats et permet un nombre limité de fusions gratuites. Voir Dedupely Intelligence.

Étape 3 : créez une Duplicate Search pour les nouvelles fiches d'appel

Dedupely Intelligence ne peut pas lancer Auto Merge. Pour les enregistrements que vos outils téléphoniques continuent de créer, créez votre propre Duplicate Search :

1. Créez une Duplicate Search sur les contacts (ou sur l'objet utilisé par votre outil téléphonique).
2. Rapprocher sur Numéro de téléphone avec Similaire. Il ignore la mise en forme et les indicatifs pays et compare les 7 derniers chiffres.
3. Ajoutez un filtre : Prénom · est vide · S'applique à un ou plusieurs, donc chaque correspondance inclut une fiche sans nom. Si votre outil téléphonique enregistre à la place un nom par défaut, comme "Unknown caller", ajoutez une deuxième condition, Prénom · contient · Inconnu, puis cliquez sur le ET le badge pour le passer en OU.
4. Add Visible Fields comme le Nom de famille, l'E-mail, le champ que remplit votre outil téléphonique (comme la source du lead), et Create Date, pour comparer avant de fusionner.
5. Cliquez sur Scan.

Pour ne cibler qu'un seul outil téléphonique, ajoutez un filtre sur le champ qu'il remplit, ou sur Create Date · vient après le jour où vous l'avez connecté. Voir Filtres.

C'est l'une des rares recherches qui peuvent correspondre sur un seul champ : le filtre sur nom vide ne retient que les fiches incomplètes créées par les outils téléphoniques.

Étape 4 : tester, puis automatiser

1. Fusionnez 1 à 2 correspondances manuellement, et vérifiez le résultat dans votre CRM et dans Merge History.
2. Rejetez les faux doublons, comme deux personnes qui partagent une même ligne fixe. Un doublon rejeté ne réapparaît dans aucune recherche pour cet objet.
3. Activez Auto Match pendant 2 à 4 semaines, et examinez les correspondances dès que vous êtes notifié.
4. Quand la recherche ne trouve plus de faux doublons, activez Auto Merge selon un calendrier quotidien, avant que vos commerciaux ne commencent leur journée.

Auto Merge est inclus dans toutes les offres payantes, pas dans l'essai gratuit de 7 jours.

Ce qui vous protège pendant une fusion

• Paramètres de sécurité mettez de côté les correspondances fondées sur des numéros fictifs, comme 000-000-0000, et celles qui regroupent plus de 20 fiches, ce qui signale généralement un numéro partagé, comme une ligne du siège. Voir Sécurité des fusions.
• Merge History enregistre chaque fusion, avec son auteur et les valeurs d'origine.
• Annuler : si deux personnes qui n'étaient pas des doublons ont été fusionnées, annulez la fusion depuis Merge History dans les 30 jours. Voir Annuler une fusion.

Exemple de configuration

Une équipe commerciale utilise Aircall avec HubSpot. Chaque appel manqué d'un nouveau numéro crée un contact avec seulement un numéro de téléphone.

1. Merge Rules : Primary Record réglé sur Le plus de données. Numéro de téléphone : personnalisé, règle de priorité : quand le champ Date de création · est le plus récent.
2. Nettoyage : dans Dedupely Intelligence, l'équipe filtre par Créé par appel → Aircall, examine les correspondances et les fusionne page par page.
3. Duplicate Search "Contacts · Aircall" : Numéro de téléphone : Similaire · Filtre : Prénom est vide, S'applique à un ou plusieurs · Champs visibles : Nom, E-mail, Date de création.
4. Automatisation : Auto Match pendant trois semaines, puis Auto Merge chaque jour à 7 h.

Erreurs courantes

• Fusionner avant de définir la fiche principale. La fiche peu renseignée issue de l'outil téléphonique pourrait être conservée. Définissez d'abord Plus de champs renseignés.
• Correspondance sur le numéro de téléphone, en mode Exact. Les outils téléphoniques formatent les numéros à leur façon. Utilisez Similar.
• Oublier le filtre sur les noms vides. Sans cela, une recherche sur le téléphone seul trouve des collègues qui partagent une même ligne de bureau.
• Activer Auto Merge tout de suite. Lancez d'abord Auto Match, jusqu'à ce que la recherche ne renvoie plus de faux rapprochements.
• Attendre que Dedupely Intelligence fusionne seul. Cela ne peut pas être automatisé. Utilisez votre propre Duplicate Search pour cela.

FAQ sur les doublons venant des outils de téléphonie

• Quels outils téléphoniques le filtre Créé par appel reconnaît-il ? Plus de 20, dont Aircall, JustCall, Dialpad, RingCentral, CloudTalk, Kixie, Talkdesk, Ringover, OpenPhone, Twilio et Zoom Phone, ainsi que les fiches enregistrées avec un appelant inconnu ou avec seulement un numéro de téléphone.
• Le filtre Créé par appel est-il disponible dans mes Duplicate Searches ? Non. C'est un filtre de Dedupely Intelligence. Dans vos propres recherches, faites une correspondance sur le numéro de téléphone avec un filtre sur nom vide.
• Quelle fiche est conservée après la fusion ? Celui retenu par vos Merge Rules. Avec Enregistrement principal sur Plus de données, la fiche complète l'emporte sur la fiche incomplète.
• L'historique des appels est-il transféré vers le contact conservé ? Les activités et les associations sont transférées vers l'enregistrement conservé, sauf lorsque l'API de votre CRM ne le permet pas. Consultez le guide de votre CRM.
• Dedupely peut-il empêcher les outils de téléphonie de créer ces fiches ? Non. Dedupely les fusionne une fois ce seuil atteint. Avec Auto Merge planifié chaque jour, elles sont fusionnées avant que vos commerciaux ne commencent leur journée.