Configurer Dedupely pour vos équipes IT et sécurité

Lorsque les équipes IT ou sécurité examinent Dedupely, elles posent généralement les mêmes questions : comment les utilisateurs se connectent, qui peut voir et modifier quoi, quelles règles de connexion s'appliquent, ce qui est journalisé et où sont stockées les données. Ce guide vous accompagne sur chacun de ces points dans Dedupely, dans l'ordre où la plupart des DSI les configurent, avec les paramètres à choisir et les éléments à partager avec votre équipe sécurité. La connexion unique (SSO), le provisionnement des utilisateurs (SCIM) et la synchronisation avec Google Workspace sont inclus dans toutes les offres payantes.

La liste de contrôle

Étape 1 : connecter votre fournisseur d'identité

Dans Company Settings → Connexion et provisionnement:

1. Authentification unique (SSO) : cliquez sur Configurer sur la carte Authentification unique (SSO) et connectez votre fournisseur d'identité : Microsoft Entra, Google Workspace, Okta, Auth0, OneLogin, PingOne, JumpCloud, Cisco Duo, Amazon Cognito, IBM Verify, SAP Cloud Identity ou CyberArk Identity. Dedupely utilise OpenID Connect : dans votre fournisseur d'identité, créez une application web avec le flux du code d'autorisation et l'URI de redirection affiché dans Dedupely (https://auth.dedupe.ly/redirect/sso-login). Saisissez ensuite son URL d'émetteur, son Client ID et son secret client dans Dedupely, puis cliquez sur Enregistrer la connexion et Terminé.
2. Vérifiez vos domaines : confirmez vos domaines d'entreprise avec un enregistrement DNS.
3. Choisissez comment les membres restent synchronisés :

• Provisionnement des utilisateurs (SCIM) : votre fournisseur d'identité ajoute, met à jour, désactive et supprime les personnes dans Dedupely au fil de leur arrivée, de leurs changements ou de leur départ. Disponible avec Microsoft Entra, Okta, Auth0, OneLogin, PingOne, JumpCloud, IBM Verify, SAP Cloud Identity et CyberArk Identity.
• Synchronisation Google Workspace : de Utilisateurs → Synchronisation de l'annuaire et provisionnement.

4. Rôle par défaut des nouveaux utilisateurs : choisissez le rôle attribué aux personnes lorsque la synchronisation SCIM ou Google Workspace les crée. Les utilisateurs existants conservent leurs rôles. Choisissez le rôle avec le moins d'accès dont la plupart des personnes ont besoin, comme Read-only User ou Data Manager, et accorder davantage d'accès manuellement.

Une fois la SSO opérationnelle, vous pouvez aussi l'imposer, afin que votre équipe ne se connecte que via votre fournisseur d'identité. Voir Authentification unique (SSO) et provisioning.

Les utilisateurs importés depuis votre CRM deviennent inactifs lorsqu'ils sont désactivés dans le CRM.

Étape 2 : n'accordez à chacun que les accès dont il a besoin

Chaque personne a un ou plusieurs rôles, et chaque rôle définit Aucun accès, Lecture ou Lecture et modification pour chaque partie de Dedupely :

• Limitez chacun à ses propres enregistrements : vérifier Seulement les fiches CRM dont il est propriétaire sur un rôle, afin que ses membres ne voient que les enregistrements qu'ils possèdent dans votre CRM.
• Accordez un accès temporaire avec une date d'expiration, pour les consultants ou les auditeurs. Laissez le champ vide pour un accès permanent.
• Vérifiez les droits d'un utilisateur avec Droits de consultation sur le Utilisateurs .

Les utilisateurs sont illimités sur chaque offre, sans frais par utilisateur. Voir Rôles et autorisations et Utilisateurs.

Étape 3 : définissez vos règles de connexion

Dans Company Settings → Politique de sécurité:

• Mot de passe : imposez une longueur minimale (12 caractères par défaut), faites expirer les mots de passe tous les 30, 60, 90 ou 180 jours, et activez Prévention de la réutilisation des mots de passe.
• Méthodes à deux facteurs autorisées : vérifier Imposer la 2FA, et choisissez les méthodes que les utilisateurs peuvent employer : Application d'authentification, Clés de sécurité et Code par e-mail. Si vous cessez d'autoriser une méthode utilisée par quelqu'un, la personne confirme son identité avec une méthode dont elle dispose lors de sa prochaine connexion, puis configure une méthode autorisée, afin que personne ne soit bloqué. Les personnes que vous invitez configurent la 2FA avant de rejoindre l'espace.
• Sessions inactives : activer Fermer les sessions après inactivité, ainsi les écrans laissés sans surveillance sont déconnectés.
• Liste blanche IP : ajoutez les adresses IP de vos bureaux ou de votre VPN. Seules les personnes sur ces adresses peuvent se connecter ; tous les autres accès sont bloqués.

Cliquez sur Enregistrer les paramètres de sécurité après tout changement.

Utilisez le score de sécurité de connexion comme liste de contrôle

Le Score de sécurité des connexions le panneau note vos paramètres sur 100. Il vérifie cinq protections, chacune valant 20 points :

1. Imposez la 2FA à tous les utilisateurs.
2. Activez l'expiration des mots de passe.
3. Fixez l'expiration du mot de passe à 90 jours ou moins.
4. Utilisez des mots de passe d'au moins 12 caractères.
5. Activer la fermeture des sessions en cas d'inactivité.

Survolez ou sélectionnez un élément pour trouver son réglage. Un score de 100 signifie que les cinq sont activés. Voir Politique de sécurité.

Plusieurs CRM connectés ? Chaque CRM connecté a sa propre politique de sécurité, ses utilisateurs et son Audit Log, configurez-les donc dans chacun. Voir Plusieurs CRM dans un compte Dedupely.

Étape 4 : savoir où l'activité est enregistrée

• Audit Log : chaque action de votre compte, y compris les fusions, analyses, modifications des Duplicate Searches, invitations d'utilisateurs, changements de rôle, connexions, déconnexions, tentatives 2FA et modifications des paramètres de sécurité, avec l'utilisateur et l'heure. Les entrées sont conservées indéfiniment et vous pouvez filtrer par date. La consultation nécessite l'accès à l'Audit log. Voir Audit Log.
• Merge History : chaque fusion, avec l'auteur de l'opération, les enregistrements d'origine et les valeurs retenues. Voir Merge History.

Étape 5 : partagez les documents dont votre équipe sécurité a besoin

• Certifications : Dedupely est certifié ISO 27001:2022, y compris ISO 27017 et ISO 27018.
• Hébergement : AWS et Google Cloud, Virginie du Nord (États-Unis).
• IA : vos fiches CRM ne sont jamais envoyées à des modèles d'IA tiers, ne sont jamais traitées par eux et ne servent jamais à les entraîner, y compris dans Dedupely Intelligence.
• Connexion au CRM : HubSpot, Salesforce et Pipedrive se connectent via OAuth, avec des jetons d'accès renouvelés en continu. La connexion et la synchronisation ne modifient jamais rien dans votre CRM.
• Déconnexion : Dedupely révoque ses accès là où votre CRM le permet, et arrête la synchronisation.
• Après résiliation : vos données sont supprimées automatiquement.
• Où trouver les documents : la Centre de confiance (audits, rapports, sous-traitants), Sécurité et la Accord de traitement des données (DPA).

Voir Sécurité et confidentialité de vos données.

Exemple de configuration

Une entreprise de 300 personnes avec Okta et HubSpot :

1. Connexion : SSO avec Okta, domaine vérifié, SCIM activé et SSO obligatoire. Rôle par défaut des nouveaux utilisateurs : Read-only User.
2. Rôles : deux administrateurs en RevOps, trois gestionnaires de données, un comptable en Finance et un rôle personnalisé "Security reviewer" pour le responsable IT.
3. Politique de sécurité : 2FA imposée avec application Authenticator et clés de sécurité uniquement, mots de passe de 14 caractères expirant tous les 90 jours, interdiction de réutilisation activée, sessions fermées en cas d'inactivité, et VPN du bureau sur la liste blanche d'adresses IP. Score de sécurité de connexion : 100.
4. Revue : le responsable informatique vérifie l'Audit Log chaque trimestre pour les changements de rôles et de paramètres de sécurité.

Erreurs courantes

• Donner le rôle d'administrateur à tout le monde. Gardez le rôle Admin pour 1–2 personnes, et donnez à chacun le rôle dont il a besoin.
• Attribuer un rôle par défaut étendu aux nouveaux utilisateurs. Toute personne ajoutée par la synchronisation SCIM ou Google Workspace le reçoit. Commencez avec le minimum d'accès.
• Imposer la 2FA sans prévenir votre équipe. Les utilisateurs le configurent à leur prochaine connexion. Prévenez-les au préalable.
• Ajouter une liste blanche d'IP sans votre VPN. Les collaborateurs en télétravail sont bloqués.
• Oublier les autres CRM connectés. Chacun a sa propre politique de sécurité.

FAQ pour les équipes IT et sécurité

• Dedupely prend-il en charge le SSO ? Oui, sur chaque offre payante, via OpenID Connect, avec 12 fournisseurs d'identité, dont Microsoft Entra, Google Workspace et Okta.
• Dedupely prend-il en charge SCIM ? Oui, sur tous les forfaits payants, avec 9 fournisseurs d'identité. La synchronisation Google Workspace est également disponible.
• Peut-on exiger le SSO ? Oui. Une fois configuré, vous pouvez exiger que les utilisateurs se connectent via votre fournisseur d'identité.
• Quelles méthodes 2FA sont disponibles ? Application d'authentification, clés de sécurité et code par e-mail, plus codes de secours. Vous choisissez ceux qui sont autorisés.
• Pendant combien de temps l'Audit Log est-il conservé ? Indéfiniment.
• Nos données CRM servent-elles à entraîner l'IA ? Non. Elles ne sont jamais envoyées à des modèles d'IA tiers et ne servent jamais à les entraîner.
• Où sont hébergées nos données ? Dans les régions AWS et Google Cloud Virginie du Nord (États-Unis).