Pipedrive: Leitfaden zur Dublettenbereinigung

Unterstützte Objekte

Dedupely bereinigt Dubletten in diesen Pipedrive-Objekten:

• Personen
• Organisationen
• Leads
• Deals
• Produkte

Erforderliche Berechtigungen

Für die Autorisierung der API-Verbindung, das Bearbeiten von Datensätzen und das Zusammenführen benötigen Sie Pipedrive-Adminrechte.

Typische Duplikatprobleme in Pipedrive

Pipedrive ist auf schnelle Vertriebsteams ausgelegt. Häufen sich doppelte Datensätze, trifft das direkt das Tagesgeschäft im Vertrieb:

• Mehrere Vertriebsmitarbeiter rufen denselben Interessenten an oder schreiben ihm, ohne voneinander zu wissen.
• Mitarbeiter rufen versehentlich aktive Kunden oder bestehende Accounts kalt an.
• Webformulare, Apps von Drittanbietern und Multi-Touch-Kampagnen legen für bestehende Kontakte immer wieder neue Personen und Deals an.
• Tools, die Anrufdaten über die API übertragen, liefern oft nur minimale Informationen, etwa nur eine Telefonnummer mit einem Platzhalter oder einem leeren Feld. Weil die Daten unvollständig sind, umgehen sie die nativen Duplikatsprüfungen und legen neue Datensätze an, ohne zu prüfen, ob der Kontakt bereits existiert.
• Listenimporte ohne Zuordnung der nativen Pipedrive-IDs erzeugen doppelte Kontakte und lösen Deals oder Aktivitäten von den historischen Datensätzen.

Native Merge-Funktionen von Pipedrive

Ohne eigene Merge Rules in Dedupely greift die Standardlogik von Pipedrive:

Mehrwertige Felder anhängen

Pipedrive unterstützt bei Feldern wie E-Mails und Telefonnummern von Haus aus mehrere Werte. Beim Zusammenführen übernimmt Pipedrive alle eindeutigen E-Mail-Adressen und Telefonnummern automatisch auf den primären Datensatz, statt sie zu überschreiben.

Erhaltene Historie

Leere Felder überschreiben niemals vorhandene Daten. Alle zugehörigen Aktivitäten, Notizen, Deals und verknüpften Organisationen landen auf dem verbleibenden Datensatz.

Empfohlener Ablauf zur Dublettenbereinigung in Pipedrive

Um Reibung im Vertriebsteam zu beseitigen und Ihre Pipedrive-Datenbank dauerhaft sauber zu halten, gehen Sie in diesen Phasen vor:

1. Zuerst vorhandene Altdaten bereinigen: Bereinigen Sie Ihre bestehende Datenbank, bevor Sie Automatisierungen einrichten. Wer aktive Dubletten sofort zusammenführt, verhindert, dass der Vertrieb die falschen Personen kontaktiert, während der dauerhafte Prozess erst entsteht.
2. Quellen identifizieren und Match-Logik festlegen: Verfolgen Sie, wo Ihre Dubletten entstehen (z. B. Webformulare, Listenimporte, Integrationen von Drittanbietern). Legen Sie je Quelle fest, was eine Dublette ausmacht: sichere Treffer wie exakte E-Mail plus exakter Vorname, und Grenzfälle zur Prüfung wie ähnlicher Name plus gleiches Unternehmen.
3. Eigene Duplicate Searches anlegen: Legen Sie in Dedupely für jedes Duplikat-Szenario eine eigene Duplicate Search an, statt alle Regeln in einer breiten Suche zu bündeln.
4. Automatisieren: Sind die Altdaten sauber, automatisieren Sie Ihre Suchen nach Sicherheitsgrad. Auto Match überwacht komplexe oder unsichere Treffer. Auto Merge läuft auf strengen, eindeutigen Suchen, fortlaufend oder täglich geplant, und führt eingehende Dubletten sofort zusammen.

FAQ zur Duplikatbereinigung in Pipedrive

• Warum kennzeichnet Pipedrive offensichtliche Duplikate nicht? Die native Duplikaterkennung von Pipedrive verlangt exakte Übereinstimmungen in bestimmten Feldern. Weicht ein Datensatz leicht ab, etwa durch einen Spitznamen oder eine andere Schreibweise, kennzeichnet Pipedrive ihn nicht.
• Kann ich nach anderen Feldern als Name und E-Mail abgleichen? Ja. Sie sind nicht auf die Standardfelder von Pipedrive beschränkt. In Dedupely erstellen Sie eigene Duplicate Searches mit jedem Standard- oder benutzerdefinierten Text-, Zahlen-, Datums- oder Auswahlfeld aus Ihrem Pipedrive-Konto.
• Bietet Dedupely mehr Abgleichoptionen als Pipedrive? Ja. Pipedrive sucht nativ nur exakte Übereinstimmungen. In Dedupely wenden Sie erweiterte Match-Optionen auf Ihre Felder an: Similar, Fuzzy, Similar Words und Domain Root. Damit finden Sie auch Dubletten mit Tippfehlern, Spitznamen oder vertauschten Namen.
• Lassen sich Duplikate in Pipedrive gesammelt zusammenführen? Nativ müssen Sie jedes Duplikat einzeln prüfen und zusammenführen. Mit Dedupely automatisieren Sie das per Bulk Merge oder Auto Merge.
• Kann ich Organisationen anhand ihrer Firmendomain abgleichen? Ja. Mit der Match-Option "Domain Root" gleicht Dedupely Website-URLs über ihre Root ab und ignoriert Varianten wie www, .com oder .co.uk. Zusätzlich überspringt die Funktion "Ignored terms" in Ihren Match Settings beim Vergleich von Organisationsnamen gängige Rechtsformzusätze wie "Inc.", "LLC" oder "Ltd.".
• Warum werden meine doppelten Organisationen nicht erkannt? Pipedrive gleicht Organisationen über exakte Namen und bestimmte Adressen ab. Kleine Abweichungen bei Zusätzen (z. B. "Inc" statt "Inc.") oder fehlende Adressdaten verhindern, dass das native System sie findet.

In diesem Artikel erwähnt: Duplicate Searches, Auto Match, Duplikate finden und Dubletten zusammenführen.