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Caso de sucesso

Como um Escritório de Processos de Lesões Pessoais Mesclou 6.000+ Registros Salesforce Duplicados de Fornecedores, Escritórios e Seguradoras com Dedupely

  • Salesforce
  • Entrada manual pela equipe
  • Anos de dados legados
  • Legal
  • 6,000+ registros duplicados mesclados
  • 3,100+ duplicados unificados
  • 600,000+ Registros Salesforce sincronizados com Dedupely

Uma correspondência é um conjunto de registros duplicados mesclados num único registro. Cada correspondência contém pelo menos dois registros, por isso o número de registros mesclados é pelo menos o dobro do número de correspondências.

De onde vieram os duplicados

O mesmo local, nomes diferentes

A firma mantém todos com quem trabalha em casos no Salesforce Contas: prestadores médicos, advogados, escritórios de advocacia e seguradoras, juntamente com os seus clientes. A base de dados contém mais de 600.000 registros.

A equipe apontou algumas razões pelas quais o mesmo negócio aparecia mais do que uma vez:

  • Clínicas que mudaram de nome. Quando uma clínica foi renomeada ou comprada por uma rede maior, um novo registro apareceu com o novo nome no mesmo endereço e número de telefone.
  • Registros guardados apenas com um nome. Salesforce exigiu um nome mas não um endereço, portanto alguns registros tinham um nome e nada mais, ao lado de um registro completo para o mesmo negócio.
Uma equipe jurídica revisando processos

O que os duplicados prejudicaram

Escolher o registro correcto em cada caso

Quando o pessoal adicionava um fornecedor ou escritório a um caso, podia encontrar dois ou três registros para o mesmo e ter de escolher.

Demasiados para verificar manualmente

Verificar duplicados à mão significava pesquisar o website e endereço de cada fornecedor, um de cada vez. Um revisor estimou que a equipe conseguia fazer cerca de dez por dia no máximo, contra uma base de dados de centenas de milhares de registros.

Um fornecedor, várias localizações

O escritório não podia simplesmente fazer correspondência apenas por nomes também. Um fornecedor pode ter várias localizações, e cada localização é seu próprio registro. Uma busca apenas por nome os assinalaria como duplicatas.

Como os duplicados foram resolvidos

  1. 1. Corresponder ao endereço, depois ao nome

    Com a equipe de sucesso da Dedupely, a empresa aprendeu que cada campo numa pesquisa precisa corresponder. A primeira pesquisa tinha apenas 14 correspondências, enquanto ainda havia muitos duplicados no Salesforce. Combinar um nome de parte semelhante com o endereço completo transformou isso em cerca de 1.200 correspondências numa só sessão. Uma pesquisa só pelo endereço completo encontrou as clínicas renomeadas, com o mesmo endereço sob um novo nome.

  2. 2. Use filtros para decidir o que é comparado

    Os clientes nunca deviam ser mesclados. Um filtro no tipo de entidade mantém as pesquisas para advogados, escritórios de advocacia, instalações de saúde e seguradoras, para que a equipe apenas revise registros que realmente quer mesclar. Outro filtro, onde o endereço está em branco apenas num registro, foi configurado para apanhar registros apenas de nome ao lado de um completo.

    Filtros Avançados Dedupely mantendo Party Type para Law Firm, Attorney e Insurance

  3. 3. Flexibilizar um campo de cada vez

    De cada vez que uma lista era terminada, a equipe clonava a pesquisa e alterava uma coisa para encontrar o próximo lote: o número de telefone configurado para Similar, para que a formatação não bloqueie uma correspondência, ou o endereço correspondido nas suas primeiras palavras, uma vez que o mesmo endereço pode ser escrito como West ou W, Boulevard ou Blvd, com ou sem um número de suite. Uma regra prática de um revisor: o mesmo endereço exato quase sempre significa um duplicado, e tudo o que é duvidoso é rejeitado.

  4. 4. Deixe a Dedupely lembrar as decisões

    Os pares que não são duplicados reais são rejeitados, para que nunca voltem a aparecer em qualquer pesquisa. Auto Match verifica novos duplicados numa agenda e envia um email à equipe quando o suficiente se acumula. Merge Rules mantenha simples: o registro atualizado mais recentemente é o registro primário, e os seus valores ganham, então os detalhes mais recentes sobrevivem a cada mesclagem.

O que a desduplicação mudou

6.000+ registros duplicados consolidados

A empresa mesclou mais de 3.100 correspondências, combinando pelo menos 6.000 registros duplicados, em mais de 600.000 registros Salesforce.

Da saúde em diante

Cedo, um membro sênior da equipe disse que sabia que havia muitas duplicatas deixadas e estavam prontos, porque tinham o sistema pronto. A equipe terminou os prestadores de cuidados de saúde primeiro, depois passou para advogados, escritórios jurídicos e seguradoras.

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