Caso de sucesso

Como uma Empresa de Renovação Residencial Fundiu 1.600+ Registos HubSpot Duplicados Criados por uma Integração de Rastreamento de Chamadas, com Dedupely

  • HubSpot
  • Integração ou sincronização
  • Anos de dados legados
  • Imóveis
  • 1,600+ registos duplicados mesclados
  • 800 duplicados unificados
  • 26,162 registos sincronizados com Dedupely

Uma correspondência é um conjunto de registos duplicados fundidos num único registo. Cada correspondência contém pelo menos dois registos, por isso o número de registos fundidos é pelo menos o dobro do número de correspondências.

De onde vieram os duplicados

Um novo contacto para cada chamada telefónica

A empresa renova o exterior das casas das pessoas: telhados, paredes e janelas. Vende porta a porta e por telefone, e funciona tudo através do HubSpot, incluindo um objeto de negócio personalizado. A gestora de marketing e comunicações é proprietária do HubSpot.

Duplicados tiveram origem em vários locais:

  • Uma integração de rastreamento de chamadas. Configurado por uma agência externa, criava um novo contacto em cada chamada recebida, independentemente de o chamador estar ou não no HubSpot. Milhares de contactos acabaram nomeados Unavailable ou N/A.
  • Visitas repetidas por design. Os agentes de terreno podem bater à mesma porta com anos de intervalo e cada visita traz novamente o agregado familiar para o sistema.
  • Anos de histórico. A equipa configurou o HubSpot à sua maneira no início, e os registos antigos muitas vezes não têm número de telefone.

Para proteger os dados, o gestor não tinha autorizado ninguém a mesclar durante cerca de um ano, pelo que os registos duplicados continuavam a acumular.

Uma equipa de vendas e confirmação com auscultadores num escritório

O que os duplicados prejudicaram

Uma verificação diária de folha de cálculo antes de cada chamada

Antes de ligar para um novo contacto de entrada, a equipa de confirmação verificava se a pessoa tinha estado em contacto antes. Para isso, exportavam HubSpot para uma folha de cálculo todos os dias e procuravam pessoas lá. O gestor queria uma forma rápida de ver uma possível correspondência sem sair do seu trabalho.

Nomes Genéricos Ganham nas Fusões

Por padrão, uma mesclagem mantém o valor mais recente, portanto um espaço reservado como Indisponível poderia substituir o primeiro nome real. A gestora estava a corrigir um por um, eliminando o texto do espaço reservado manualmente, e disse que não era assim que deveria funcionar. Ela também não podia simplesmente eliminar os contactos de espaço reservado, porque poderiam conter chamadas e notas.

Como os duplicados foram resolvidos

  1. 1. Comece pelos casos simples

    Começou sozinha com correspondências certas, consolidando correspondências exactas uma a uma. Com a equipa de sucesso da Dedupely, uma procura clonada com filtros para registos com número de telefone mas sem endereço identificou os contactos de rastreamento de chamadas.

  2. 2. Descartar nomes de espaço reservado

    Lose Rules fazem com que um primeiro nome contendo Unavailable ou 0, ou um apelido contendo N/A, perca numa mesclagem, de modo a que o nome real sobreviva. O Registo Primário é o registo mais antigo. Um filtro definido para corresponder a um ou mais registos detecta correspondências onde apenas um registo tem um nome de substituição.

    Dedupely Merge Rules com Regra de Perda de Primeiro Nome para Indisponível e 0

  3. 3. Fça corresponder pelo endereço quando o número de telefone diferir

    Um duplicado real não apareceu nas procuras baseadas em telefone porque os dois registos tinham números de telefone diferentes. Uma procura no endereço encontrou-o: apelido (Similar), número da casa, as duas primeiras palavras da rua e código postal.

  4. 4. Automatize as correspondências seguras, verifique o resto

    Essa pesquisa de endereço, com o número de telefone adicionado, agora funciona em Auto Merge, varrendo e fundindo num loop contínuo. Um contacto parcialmente preenchido não se fundirá a menos que todos os cinco campos correspondam. Quando foi ativada, fundiu as suas primeiras correspondências de imediato. Uma busca separada permanece manual, e a equipa de confirmação agora verifica-a para possíveis correspondências antes de ligarem, em vez da folha de cálculo diária.

O que a desduplicação mudou

1.600+ registos duplicados consolidados

A empresa mesclou 800 correspondências, combinando pelo menos 1 600 registos duplicados. Hoje, a Dedupely sincroniza 26 162 registos para a empresa.

Chega de Folhas de Cálculo Diárias

A equipa de confirmação agora verifica duplicatas em Dedupely em vez de uma folha de cálculo reconstruída todos os dias. Após um ano sem ninguém fundir, a gestora começou a deixar a equipa voltar e está a treinar-as nas buscas manuais e automáticas. Olhando para os resultados de Auto Merge, ela disse que não havia nada que a fizesse duvidar de que devessem fundir.

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