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Caso de sucesso

Como uma Empresa de Renovação Residencial Mesclou 1.600+ Registros HubSpot Duplicados Criados por uma Integração de Rastreamento de Chamadas, com Dedupely

  • HubSpot
  • Integração ou sincronização
  • Anos de dados legados
  • Imóveis
  • 1,600+ registros duplicados mesclados
  • 800 duplicados unificados
  • 26,162 registros sincronizados com Dedupely

Uma correspondência é um conjunto de registros duplicados mesclados num único registro. Cada correspondência contém pelo menos dois registros, por isso o número de registros mesclados é pelo menos o dobro do número de correspondências.

De onde vieram os duplicados

Um novo contato para cada chamada telefônica

A empresa renova o exterior das casas das pessoas: telhados, paredes e janelas. Vende porta a porta e por telefone, e funciona tudo através do HubSpot, incluindo um objeto de negócio personalizado. A gestora de marketing e comunicações é proprietária do HubSpot.

Duplicados tiveram origem em vários locais:

  • Uma integração de rastreamento de chamadas. Configurado por uma agência externa, criava um novo contato em cada chamada recebida, independentemente de o chamador estar ou não no HubSpot. Milhares de contatos acabaram nomeados Unavailable ou N/A.
  • Visitas repetidas por design. Os agentes de terreno podem bater à mesma porta com anos de intervalo e cada visita traz novamente o agregado familiar para o sistema.
  • Anos de histórico. A equipe configurou o HubSpot à sua maneira no início, e os registros antigos muitas vezes não têm número de telefone.

Para proteger os dados, o gestor não tinha autorizado ninguém a mesclar durante cerca de um ano, pelo que os registros duplicados continuavam a acumular.

Uma equipe de vendas e confirmação com auscultadores num escritório

O que os duplicados prejudicaram

Uma verificação diária de planilha antes de cada chamada

Antes de ligar para um novo contato de entrada, a equipe de confirmação verificava se a pessoa já tinha entrado em contato antes. Para isso, exportava o HubSpot para uma planilha todos os dias e procurava as pessoas lá. O gerente queria um jeito rápido de ver uma possível correspondência sem sair do seu trabalho.

Nomes Genéricos Ganham nas Mesclagens

Por padrão, uma mesclagem mantém o valor mais recente, portanto um espaço reservado como Indisponível poderia substituir o primeiro nome real. A gestora estava corrigindo um por um, eliminando o texto do espaço reservado manualmente, e disse que não era assim que deveria funcionar. Ela também não podia simplesmente eliminar os contatos de espaço reservado, porque poderiam conter chamadas e notas.

Como os duplicados foram resolvidos

  1. 1. Comece pelos casos simples

    Começou sozinha com correspondências certas, consolidando correspondências exactas uma a uma. Com a equipe de sucesso da Dedupely, uma procura clonada com filtros para registros com número de telefone mas sem endereço identificou os contatos de rastreamento de chamadas.

  2. 2. Descartar nomes de espaço reservado

    As Lose Rules fazem com que um primeiro nome contendo Unavailable ou 0, ou um sobrenome contendo N/A, perca numa mesclagem, de modo que o nome real sobreviva. O Primary Record é o registro mais antigo. Um filtro definido para corresponder a um ou mais registros captura as correspondências em que apenas um registro tem o marcador de posição.

    Dedupely Merge Rules com Regra de Perda de Primeiro Nome para Indisponível e 0

  3. 3. Fça corresponder pelo endereço quando o número de telefone diferir

    Um duplicado real não apareceu nas pesquisas baseadas em telefone porque os dois registros tinham números de telefone diferentes. Uma pesquisa pelo endereço o encontrou: sobrenome (Similar), número da casa, as duas primeiras palavras da rua e CEP.

  4. 4. Automatize as correspondências seguras, verifique o resto

    Essa pesquisa de endereço, com o número de telefone adicionado, agora funciona em Auto Merge, varrendo e mesclando num ciclo contínuo. Um contato parcialmente preenchido não será mesclado a menos que todos os cinco campos coincidam. Quando foi ativada, mesclou suas primeiras correspondências de imediato. Uma pesquisa separada permanece manual, e a equipe de confirmação agora a verifica para possíveis correspondências antes de ligarem, em vez da planilha diária.

O que a desduplicação mudou

1.600+ registros duplicados consolidados

A empresa mesclou 800 correspondências, combinando pelo menos 1.600 registros duplicados. Hoje, a Dedupely sincroniza 26.162 registros para a empresa.

Chega de Planilhas Diárias

A equipe de confirmação agora verifica duplicados no Dedupely, em vez de uma planilha refeita todos os dias. Depois de um ano sem ninguém mesclar, a gerente começou a deixar a equipe voltar e está treinando-as nas buscas manuais e automáticas. Olhando os resultados do Auto Merge, ela disse que não havia nada ali que a fizesse duvidar de que devessem ser mesclados.

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