Cas client

Comment un cabinet juridique en dommages corporels a fusionné 6 000+ enregistrements Salesforce en doublon de fournisseurs, cabinets et assureurs avec Dedupely

  • Salesforce
  • Entrée manuelle par l'équipe
  • Des années de données héritées
  • Juridique
  • 6,000+ enregistrements en doublons fusionnés
  • 3,100+ correspondances fusionnées
  • 600,000+ Enregistrements Salesforce synchronisés avec Dedupely

Une correspondance est un ensemble d'enregistrements en double fusionnés en un seul enregistrement. Chaque correspondance contient au moins deux enregistrements, donc le nombre d'enregistrements fusionnés est au moins le double du nombre de correspondances.

D'où venaient les doublons

Même endroit, noms différents

Le cabinet conserve dans Salesforce toutes les personnes avec lesquelles il travaille sur les dossiers Comptes: prestataires de santé, avocats, cabinets d'avocats et assureurs, ainsi que ses clients. La base de données contient plus de 600 000 enregistrements.

L'équipe a identifié plusieurs raisons pour lesquelles le même client apparaissait plusieurs fois :

  • Cliniques qui ont changé de nom. Quand une clinique a été renommée ou acquise par un plus grand réseau, un nouvel enregistrement est apparu avec le nouveau nom à la même adresse et le même numéro de téléphone.
  • Enregistrements sauvegardés avec un nom uniquement. Salesforce exigeait un nom mais pas une adresse, de sorte que certains enregistrements n'avaient qu'un nom, à côté d'un enregistrement complet du même fournisseur.
Une équipe juridique examinant des dossiers

Problèmes causés par les doublons

Choisir le bon enregistrement à chaque fois

Quand le personnel ajoutait un fournisseur ou un cabinet à un dossier, il pouvait se retrouver avec deux ou trois enregistrements pour le même et devoir en choisir un.

Trop nombreux pour vérifier manuellement

Vérifier les doublons à la main signifiait consulter le site web et l'adresse de chaque fournisseur, l'un après l'autre. Un examinateur a estimé que l'équipe pouvait traiter environ dix par jour au mieux, face à une base de données de centaines de milliers d'enregistrements.

Un prestataire, plusieurs emplacements

Le cabinet ne pouvait pas non plus faire correspondre uniquement sur les noms. Un fournisseur peut avoir plusieurs emplacements, et chaque emplacement est son propre enregistrement. Une recherche sur le nom seul les signalerait tous comme des doublons.

Comment les doublons ont été résolus

  1. 1. Correspondance sur l'adresse, puis le nom

    Avec l'équipe de succès client de Dedupely, l'entreprise a appris que chaque champ d'une recherche doit correspondre. Sa première recherche n'avait laissé que 14 correspondances, alors que des doublons restaient nombreux dans Salesforce. La correspondance sur un nom de tiers similaire plus l'adresse complète l'a portée à environ 1 200 correspondances en une session. Une recherche sur l'adresse complète seule a trouvé les cliniques renommées, avec la même adresse sous un nouveau nom.

  2. 2. Utilisez des filtres pour décider ce qui est comparé

    Les clients ne devaient jamais être fusionnés. Un filtre sur Party Type limite les recherches aux avocats, cabinets d'avocats, établissements de santé et assureurs, de sorte que l'équipe examine uniquement ce qu'elle veut fusionner. Un autre filtre, quand l'adresse manque sur un seul enregistrement, capture les fiches incomplètes associées à des complètes.

    Filtres avancés Dedupely gardant Party Type limité à Cabinet d'avocats, Avocat et Assureur

  3. 3. Assouplir un champ à la fois

    À chaque fois qu'une liste était complète, l'équipe clone la recherche et changeait un paramètre pour le lot suivant: le numéro de téléphone sur Similar Words pour que le format n'empêche pas une correspondance, ou l'adresse sur ses premiers mots, car la même adresse s'écrit West ou W, Boulevard ou Blvd, avec ou sans numéro de suite. Règle empirique d'un examinateur: une adresse identique signifie presque toujours un doublon, et ce qui prête à doute est rejeté.

  4. 4. Laisser Dedupely mémoriser les décisions

    Les paires qui ne sont pas des doublons sont rejetées, elles ne réapparaissent jamais. Auto Match cherche les nouveaux doublons selon un calendrier et envoie un email à l'équipe quand assez s'accumulent. Merge Rules gardez cela simple: l'enregistrement le plus récemment mis à jour est l'enregistrement principal, et ses valeurs l'emportent, de sorte que les détails les plus à jour survivent à chaque fusion.

Ce que la déduplication a changé

6 000+ enregistrements en doublon fusionnés

Le cabinet a fusionné plus de 3 100 correspondances, combinant au moins 6 000 enregistrements en double, sur plus de 600 000 enregistrements Salesforce.

De la santé à tous les secteurs

Au début, un membre senior de l'équipe a dit qu'il savait qu'il y avait beaucoup de doublons restants et qu'il était prêt, parce qu'il maîtrisait le système. L'équipe a terminé les fournisseurs de soins d'abord, puis s'est tournée vers les avocats, cabinets juridiques et assurances.

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