Caso de sucesso

Como uma Empresa de Software de Saúde Deixou de Limpar as Mesmas Duplicatas duas Vezes em HubSpot e Salesforce com Dedupely

  • Salesforce
  • Anos de dados legados
  • Integração ou sincronização
  • Cuidados de saúde
  • 140,000+ registros duplicados mesclados
  • 60,000+ correspondências mescladas pela nova equipe
  • 500,000+ Registros Salesforce sincronizados com Dedupely

Uma correspondência é um conjunto de registros duplicados mesclados num único registro. Cada correspondência contém pelo menos dois registros, por isso o número de registros mesclados é pelo menos o dobro do número de correspondências.

De onde vieram os duplicados

Dez anos de dados, dois sistemas

A empresa desenvolve software de gestão de medicamentos e opera há 15 a 20 anos. Marketing executa HubSpot, vendas e RevOps executam Salesforce, e HubSpot sincroniza em Salesforce, onde HubSpot Contacts chegam como Salesforce Leads.

A equipe foi clara: não havia uma única causa. Duas coisas sobressaíram:

  • Anos de dados históricos. Os registros recuavam pelo menos cinco e até dez anos, e a mesma pessoa podia ter um email pessoal num registro e um email de trabalho noutro.
  • Uma grande sincronização em vez de uma importação. Quando o Salesforce foi configurado, centenas de milhares de leads foram transferidas do HubSpot através da sincronização em vez de serem importadas corretamente. Isso significava que duplicatas poderiam existir em ambos os sistemas.
Uma equipe de tecnologia de saúde a trabalhar

O que os duplicados prejudicaram

Cada decisão, tomada duas vezes

Com dois sistemas conectados, cada duplicata era um trabalho duplo. Manter um registro num sistema significava ir ao outro e manter o registro correspondente ali também. Os responsáveis pelas operações de receita colocaram de forma simples: a equipe não queria fazer toda a mesclagem em um sistema e depois ter que fazer de novo em outro.

Uma limpeza sem proprietário

A limpeza tinha começado com alguém da equipe de marketing que depois saiu da empresa, e o projeto perdeu o dono. A gerente de marketing e a equipe dela assumiram o trabalho como um projeto maior para mesclar Contacts duplicados do HubSpot e Leads e Contacts do Salesforce, com um estagiário chamado para ajudar. Antes de encontrarem a configuração existente, o estagiário já vinha montando sua própria lista de duplicados à mão.

Nem todas as correspondências são duplicatas

A equipe preocupava-se muito com merges errados. Uma pessoa que trabalhou em duas empresas diferentes não deveria tornar-se um único registro, nenhum email deveria ser perdido num merge, e registros com proprietários diferentes não deviam fazer merge.

Como os duplicados foram resolvidos

  1. 1. Mesclar uma vez, em ambos os sistemas

    Com a equipe de sucesso do cliente do Dedupely, eles trabalharam com a integração HubSpot e Salesforce ativada. Assim, cada mesclagem chega aos dois sistemas ao mesmo tempo, e cada decisão é tomada apenas uma vez.

  2. 2. Comece pelos duplicados óbvios

    As primeiras pesquisas foram atrás das vitórias fáceis: correspondências em primeiro nome, sobrenome, telefone e nome da empresa, com Contact Owner definido como Exact. Exigir o mesmo responsável significava que essas correspondências nunca precisavam de alguém para decidir de quem é o registro que vence. Last Name foi definido como Similar para que pequenos erros de digitação ainda coincidam, e Phone como Similar para que parênteses, sinais de mais e pontos não bloqueiem uma correspondência.

  3. 3. Mantenha registros com proprietários diferentes separados

    Para registros sem proprietário, clonaram a busca, definiram Proprietário do Contato para Nenhum e adicionaram um filtro para Proprietário do Contato está vazio. Em conjunto, as duas buscas nunca colocaram dois registros com proprietários diferentes na mesma correspondência, então esses casos são deixados para a equipe decidir.

  4. 4. Combine as regras e depois escreva-as nas Merge Rules

    O estagiário recolheu as decisões da equipe num documento, e essas foram configuradas como Merge Rules:

    • Registro Principal: o registro mais antigo vence.
    • E-mail: uma Lose Rule faz com que o email do registro criado mais recentemente seja eliminado, e Dedupely o mantém no registro como segundo email, portanto nenhum endereço se perde.
    • Estado do Lead: Cinco Win Rules, verificadas de cima para baixo, decidem qual status sobrevive: Não qualificado primeiro, depois Qualificado, Nutrição, Em trabalho e Novo.

    Valores em branco nunca sobrescrevem dados existentes.

    Dedupely Merge Rules com uma Email Lose Rule na Data de Criação e Win Rules no Estado do Contato

  5. 5. Testar, verificar, depois mesclar em massa

    Mesclar algumas correspondências uma a uma, verificar cada resultado no histórico de propriedades do contato em HubSpot, onde as mesclagens feitas por Dedupely estão rotuladas, mostrar um punhado à gestão para aprovação e depois mesclar em massa. Cada mesclagem é guardada no Merge History, que pode ser exportado como CSV.

O que a desduplicação mudou

60.000+ correspondências mescladas pela nova equipe

Quando a nova equipe assumiu, o Merge History mostrava pouco mais de 9.000 mesclagens. Desde então, a equipe consolidou mais de 60.000 correspondências, elevando o total para além de 70.000 correspondências e pelo menos 140.000 registros duplicados em mais de 500.000 registros Salesforce. Com a integração ativa, cada mesclagem alcançou ambos os sistemas.

Uma configuração que qualquer pessoa consegue executar

Após seguir a configuração, o gestor de marketing disse que Dedupely tinha a funcionalidade de que precisavam e parecia simples de usar. Com as regras anotadas e configuradas no Dedupely, a próxima pessoa consegue retomar a limpeza onde foi deixada.

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