Caso de sucesso

Como uma Empresa de Software de Saúde Deixou de Limpar as Mesmas Duplicatas duas Vezes em HubSpot e Salesforce com Dedupely

  • Salesforce
  • Anos de dados legados
  • Integração ou sincronização
  • Cuidados de saúde
  • 140,000+ registos duplicados mesclados
  • 60,000+ correspondências fundidas pela nova equipa
  • 500,000+ Registos Salesforce sincronizados com Dedupely

Uma correspondência é um conjunto de registos duplicados fundidos num único registo. Cada correspondência contém pelo menos dois registos, por isso o número de registos fundidos é pelo menos o dobro do número de correspondências.

De onde vieram os duplicados

Dez anos de dados, dois sistemas

A empresa desenvolve software de gestão de medicamentos e opera há 15 a 20 anos. Marketing executa HubSpot, vendas e RevOps executam Salesforce, e HubSpot sincroniza em Salesforce, onde HubSpot Contacts chegam como Salesforce Leads.

A equipa foi clara: não havia uma única causa. Duas coisas sobressaíram:

  • Anos de dados históricos. Os registos recuavam pelo menos cinco e até dez anos, e a mesma pessoa podia ter um email pessoal num registo e um email de trabalho noutro.
  • Uma grande sincronização em vez de uma importação. Quando o Salesforce foi configurado, centenas de milhares de leads foram transferidas do HubSpot através da sincronização em vez de serem importadas corretamente. Isso significava que duplicatas poderiam existir em ambos os sistemas.
Uma equipa de tecnologia de saúde a trabalhar

O que os duplicados prejudicaram

Cada decisão, tomada duas vezes

Com dois sistemas ligados, cada duplicata era um trabalho duplo. Manter um registo num sistema significava ir para o outro e fazer o mesmo. Os responsáveis pelas operações de receita foram claros: a equipa não queria fazer toda a fusão num sistema e depois novamente noutro.

Uma limpeza sem proprietário

A limpeza tinha começado com alguém da equipa de marketing que depois saiu da empresa, e o projeto perdeu o seu proprietário. A gerente de marketing e a sua equipa assumiram-na como um projeto maior para unificar Contacts duplicados de HubSpot e Leads e Contacts de Salesforce, com um estagiário trazido para ajudar. Antes de encontrarem a configuração existente, o estagiário tinha estado a construir a sua própria lista de duplicados manualmente.

Nem todas as correspondências são duplicatas

A equipa preocupava-se muito com merges errados. Uma pessoa que trabalhou em duas empresas diferentes não deveria tornar-se um único registo, nenhum email deveria ser perdido num merge, e registos com proprietários diferentes não deviam fazer merge.

Como os duplicados foram resolvidos

  1. 1. Fundir uma vez, em ambos os sistemas

    Com a equipa de sucesso de cliente de Dedupely, trabalharam com a integração HubSpot e Salesforce ligada. Dessa forma, cada merge chega aos dois sistemas simultaneamente, e cada decisão é tomada apenas uma vez.

  2. 2. Comece pelos duplicados óbvios

    As primeiras pesquisas focaram nas vitórias fáceis: correspondências no primeiro nome, apelido, telefone e nome da empresa, com Proprietário do Contacto definido como Exato. Exigir o mesmo proprietário significava que estas correspondências nunca precisavam de decisão manual. O Apelido foi definido como Similar para pequenos erros de digitação ainda correspondherem, e Telefone como Similar para que parênteses, sinais de mais e pontos não bloqueiem correspondências.

  3. 3. Mantenha registos com proprietários diferentes separados

    Para registos sem proprietário, clonaram a busca, definiram Proprietário do Contacto para Nenhum e adicionaram um filtro para Proprietário do Contacto está vazio. Em conjunto, as duas buscas nunca colocaram dois registos com proprietários diferentes na mesma correspondência, então esses casos são deixados para a equipa decidir.

  4. 4. Acorde as regras, depois escreva-as nas Merge Rules

    O estagiário recolheu as decisões da equipa num documento, e essas foram configuradas como Merge Rules:

    • Registo Principal: o registo mais antigo vence.
    • E-mail: uma Lose Rule faz com que o email do registo criado mais recentemente seja eliminado, e Dedupely o mantém no registo como segundo email, portanto nenhum endereço se perde.
    • Estado do Lead: Cinco Win Rules, verificadas de cima para baixo, decidem qual status sobrevive: Não qualificado primeiro, depois Qualificado, Nutrição, Em trabalho e Novo.

    Valores em branco nunca sobrescrevem dados existentes.

    Dedupely Merge Rules com uma Email Lose Rule na Data de Criação e Win Rules no Estado do Contacto

  5. 5. Testar, verificar, depois fundir em massa

    Fundir algumas correspondências uma a uma, verificar cada resultado no histórico de propriedades do contacto em HubSpot, onde as fusões feitas por Dedupely estão rotuladas, mostrar um punhado à gestão para aprovação e depois fundir em massa. Cada fusão é guardada no Merge History, que pode ser exportado como CSV.

O que a desduplicação mudou

60.000+ correspondências fundidas pela nova equipa

Quando a nova equipa assumiu, o Merge History mostrava pouco mais de 9.000 fusões. Desde então, a equipa consolidou mais de 60.000 correspondências, elevando o total para além de 70.000 correspondências e pelo menos 140.000 registos duplicados em mais de 500.000 registos Salesforce. Com a integração ativa, cada fusão alcançou ambos os sistemas.

Uma configuração que qualquer pessoa consegue executar

Após seguir a configuração, o gestor de marketing disse que Dedupely tinha a funcionalidade de que precisavam e parecia simples de usar. Com as regras anotadas e configuradas no Dedupely, a próxima pessoa consegue retomar a limpeza onde foi deixada.

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