Historia de cliente

Cómo un despacho de derecho de lesiones personales fusionó 6000+ registros duplicados de Salesforce de proveedores, despachos y aseguradoras con Dedupely

  • Salesforce
  • Entrada manual del equipo
  • Años de datos heredados
  • Legal
  • 6,000+ registros duplicados fusionados
  • 3,100+ coincidencias fusionadas
  • 600,000+ Registros de Salesforce sincronizados con Dedupely

Una coincidencia es un conjunto de registros duplicados fusionados en un único registro. Cada coincidencia contiene al menos dos registros, por lo que el número de registros fusionados es al menos el doble que el número de coincidencias.

De dónde vinieron los duplicados

Mismo lugar, nombres diferentes

La firma mantiene en Salesforce a todos los contactos relacionados con sus casos Cuentas: proveedores médicos, abogados, despachos legales y aseguradoras, junto con sus clientes. La base de datos contiene más de 600.000 registros.

El equipo identificó varios motivos por los que la misma empresa aparecía más de una vez:

  • Clínicas que cambiaron de nombre. Cuando una clínica cambiaba de nombre o era adquirida por una red mayor, aparecía un nuevo registro con el nombre nuevo en la misma dirección y número de teléfono.
  • Registros guardados solo con un nombre. Salesforce requería un nombre pero no una dirección, así que algunos registros tenían un nombre y nada más, junto a un registro completo para el mismo negocio.
Un equipo legal revisando expedientes

Lo que los duplicados rompieron

Elige el registro correcto en cada caso

Cuando el personal añadía un proveedor o un despacho a un caso, podía encontrarse con dos o tres registros para el mismo y tenía que elegir.

Demasiados para revisar manualmente

Verificar duplicados manualmente significaba buscar el sitio web y la dirección de cada proveedor, uno a la vez. Un revisor estimó que el equipo podría procesar aproximadamente diez por día en el mejor de los casos, frente a una base de datos de cientos de miles de registros.

Un proveedor, muchas ubicaciones

El despacho tampoco podía coincidir solo por nombres. Un proveedor puede tener varias ubicaciones, y cada una es su propio registro. Una búsqueda solo por nombre los marcaría todos como duplicados.

Cómo se solucionaron los duplicados

  1. 1. Coincide por dirección, luego por nombre

    Con el equipo de éxito del cliente de Dedupely, la firma aprendió que cada campo en una búsqueda tiene que coincidir. Su primera búsqueda dejó solo 14 coincidencias, mientras que muchos duplicados seguían en Salesforce. Hacer coincidir un nombre de empresa similar más la dirección completa convirtió eso en aproximadamente 1.200 coincidencias en una sesión. Una búsqueda solo en la dirección completa encontró las clínicas renombradas, con la misma dirección bajo un nombre nuevo.

  2. 2. Usa filtros para decidir qué se compara

    Los clientes nunca debían fusionarse. Un filtro en tipo de parte limita a abogados, despachos legales, centros sanitarios y aseguradoras, para que el equipo revise solo registros que quiera fusionar. Otro filtro detecta registros solo con nombre cuando la dirección está en blanco en uno.

    Dedupely Advanced Filters filtrando Tipo de Parte a Despacho Legal, Abogado y Asegurador

  3. 3. Abre un campo a la vez

    Cada vez que una lista se terminaba, el equipo clonaba la búsqueda y cambiaba algo para encontrar el siguiente lote: el número de teléfono configurado en Similar, así que el formato no bloquea una coincidencia, o la dirección coincidía en sus primeras palabras, ya que la misma dirección se puede escribir como West o W, Boulevard o Blvd, con o sin número de suite. La regla de oro de un revisor: la misma dirección exacta casi siempre significa un duplicado, y cualquier cosa dudosa se rechaza.

  4. 4. Deja que Dedupely recuerde las decisiones

    Los pares que no son duplicados reales se rechazan, así nunca reaparecen. Auto Match busca nuevos duplicados según un cronograma y avisa al equipo cuando se acumulan. Merge Rules mantenerlo simple: el registro actualizado más recientemente es el registro primario, y sus valores ganan, así que los detalles más frescos sobreviven cada fusión.

Cómo cambió la deduplicación

Más de 6.000 registros duplicados fusionados

La firma ha fusionado más de 3.100 coincidencias, integrando al menos 6.000 registros duplicados, de más de 600.000 en Salesforce.

De sanidad al resto

Al principio, un miembro senior del equipo dijo que sabía que quedaban muchos duplicados y estaban listos, porque tenían el sistema dominado. El equipo terminó primero con los proveedores de atención médica, luego pasó a abogados, despachos de abogados y compañías de seguros.

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