TL;DR
- Crie uma pesquisa de duplicados por cada fonte de novos registros, como formulários ou importações.
- Receba primeiro alertas de uma pesquisa nova e automatize a mesclagem só depois de testada.
- Dê à equipe do cliente uma fila de revisão para os conjuntos que só ela pode decidir.
- Reporte todos os meses ao cliente as mesclagens, os conjuntos em revisão e as origens ativas.
- O Dedupely avisa, mescla de forma agendada as pesquisas testadas e registra cada mesclagem para os relatórios aos clientes.
Para manter limpo o CRM de um cliente com avença mensal, crie uma pesquisa para cada fonte de novos duplicados e comece pelos alertas. Mescle automaticamente, de forma agendada, as pesquisas testadas, e use as horas mensais em revisão, relatórios e ajustes.
A primeira limpeza é a parte visível do trabalho. Depois dela, formulários, importações e integrações continuam a acrescentar registros, e algumas equipes recebem 20 a 30 novos duplicados por dia. Sem uma rotina, o acumulado volta em poucos meses.
Neste post, você vai ver como configurar pesquisas por fonte e quando passar dos alertas para a mesclagem automática. Você também vai ver como compartilhar a revisão com a equipe do cliente, o que reportar todo mês e quando revisitar suas pesquisas.
Crie uma pesquisa por origem
Depois de mesclar o acumulado, os novos duplicados vêm de uma lista curta de origens. Cada origem tende a criar o seu tipo de duplicado, por isso dê a cada uma a sua própria pesquisa. O nosso artigo sobre porque é que os duplicados voltam depois de uma limpeza explica como essas fontes funcionam.
| Origem | O duplicado que costuma criar | Em que a pesquisa pode corresponder |
|---|---|---|
| Formulários web e links de marcação | Um novo contato para alguém que já existe | Email, mais primeiro nome e sobrenome |
| Importações de listas e eventos | Muitos contatos e empresas de uma vez, muitas vezes com pequenas diferenças de escrita | Nome e email, com erros de digitação permitidos nos nomes |
| Ferramentas de prospeção e enriquecimento | Empresas com nome ou domínio ligeiramente diferente | Domínio raiz e nome da empresa |
| Aplicativos de telefone e de chamadas | Um contato só com telefone | Telefone, comparado sem formatação, mais o nome |
| Sincronizações com outros sistemas | Um registro recriado depois de uma mesclagem, ou criado duas vezes | O ID do outro sistema, se estiver guardado num campo |
Os filtros podem restringir uma pesquisa a uma fonte, como registros com uma origem específica ou criados depois de uma data. Dê a cada pesquisa o nome do objeto e da fonte, como "Contacts · Web forms · Exact email". Qualquer pessoa da equipe as distingue.
Como cada cliente tem as suas próprias pesquisas e regras, nada passa automaticamente de um cliente para outro. O que passa é a forma como as nomeia e organiza, explicada em um processo de limpeza de CRM para cada cliente.
Primeiro alertas, depois mesclagem automática
Ative os alertas antes de deixar uma pesquisa nova mesclar alguma coisa. No Dedupely, o Auto Match verifica uma pesquisa com agendamento e envia um email quando as correspondências chegam ao número definido. Nunca mescla.
Os alertas vão para todos os usuários que os tenham ativos, no máximo uma vez por dia. Se trabalha nas empresas de vários clientes, recebe um único email com todas, o que torna rápida a verificação da manhã.
Quando uma pesquisa deu provas, pode mesclar os seus duplicados automaticamente e de forma agendada com o Auto Merge. Uma pesquisa está normalmente pronta quando:
- Você mesclou à mão um ou dois grupos e em massa uma ou duas páginas, e verificou-os no CRM.
- Rejeitou as correspondências falsas e deixaram de aparecer novas.
- Os resultados mantêm-se estáveis de uma análise para a seguinte.
Comece pelas pesquisas de que tem mais certeza, como correspondências exatas de email de formulários web. Deixe as pesquisas mais amplas em alertas, onde uma pessoa ainda decide. O nosso artigo sobre com que frequência deduplicar o seu CRM explica como escolher um agendamento.
Dê à equipe do cliente uma fila de revisão
Alguns conjuntos precisam de alguém que conheça o negócio do cliente. Dois contatos com o mesmo nome e telefone podem ser uma pessoa ou um pai e um filho. Duas empresas com o mesmo domínio podem ser um cliente ou duas filiais.
Envie esses grupos para Manual Review. Eles ficam lá até que alguém os mescle ou remova, e a mesclagem automática nunca os pega. A revisão é sempre um passo manual, então nada chega lá de surpresa.
Se você quiser o cliente envolvido, pode adicioná-lo à empresa dele como Admin ou User. O login o leva para a sua conta de parceiro, onde ele vê apenas a própria empresa e pode trabalhar na fila. Os logins são opcionais, então alguns clientes preferem que você leve os conjuntos para a chamada.
Combine com a equipe um ritmo para a fila, como um horário semanal ou mensal. Uma configuração comum são três ou quatro pesquisas testadas que mesclam automaticamente. Uma ou duas pesquisas mais largas são verificadas à mão uma ou duas vezes por mês. Uma fila que ninguém esvazia volta a tornar-se um atraso acumulado.
Use o Merge History como registro mensal
O Merge History faz a maior parte do trabalho mensal por si. Mostra o que aconteceu, e o número de correspondências de cada pesquisa mostra a tendência.
Cada mesclagem fica registrada no Merge History, quer você a tenha feito à mão, em massa ou de forma agendada. Para cada uma, ele mostra os registros originais, os valores vencedores e o resultado final, com um link para o registro no CRM. Você pode filtrá-lo por objeto, termo de pesquisa e data.
Exporte-o como CSV todo mês. O arquivo guarda os valores originais e os IDs de cada registro mesclado. Isso responde a "para onde foi este telefone?" muito depois da mesclagem.
A maioria das mesclagens pode ser desfeita em 30 dias pelo Merge History. Depois disso, o CSV é como você restaura os valores se uma mesclagem der errado.
O que reportar ao cliente todos os meses
Um relatório mensal deve ser curto e usar sempre os mesmos números, para o cliente poder comparar meses. Cobre o que mudou, o que está à espera dele e o que vai fazer a seguir.
| Seção | O que mostra | De onde vem |
|---|---|---|
| Mesclados este mês | Conjuntos mesclados e registros removidos, por objeto | Merge History, filtrado por data |
| Tendência | Duplicados encontrados face ao mês passado | Número de correspondências de cada pesquisa |
| À espera do cliente | Conjuntos em revisão, com um exemplo de cada | A fila de revisão |
| Rejeitados | Conjuntos que decidiu serem registros separados, e porquê | Rejected matches |
| Fontes | Que fontes ainda criam mais duplicados | Pesquisas por fonte |
| Alterações | Novas pesquisas, alterações de regras e tudo o que passe para mesclagem automática | As suas próprias notas |
Anexe o CSV do Merge History, ou deixe-o pronto para quando o cliente pedir. Para saber como comprovar a primeira limpeza e apresentar números de antes e depois, veja Deduplicação em CRM para consultores e agências.
Deixe o cliente receber o Duplicate Report
O Duplicate Report mantém o cliente informado entre os seus relatórios mensais, sem trabalho extra para si. As contas de parceiro não o recebem, por isso vai para um usuário do cliente que convide para a empresa dele.
Esse usuário recebe apenas o relatório daquela empresa, nunca o de outro cliente, semanal ou mensalmente às segundas-feiras. Começa quando ele o ativa nas configurações de notificação e faz login pelo menos uma vez. A empresa também precisa de um CRM sincronizado com pelo menos uma mesclagem.
Quando revisar suas pesquisas
As pesquisas que funcionaram no primeiro mês perdem precisão à medida que os dados e as ferramentas do cliente mudam. Estes sinais dizem a você que é hora de olhar de novo.
- Surge uma nova fonte. Um formulário, integração ou importação de lista novos têm a sua própria pesquisa, com alertas durante algumas semanas antes de mesclar alguma coisa.
- Rejeita repetidamente o mesmo tipo de correspondência. Afine a pesquisa em vez de rejeitar conjuntos um a um.
- Ficam mais conjuntos de lado. Um número crescente de correspondências grandes ou arriscadas indica normalmente que uma pesquisa ficou demasiado abrangente.
- O cliente muda a forma de trabalhar. Campos, equipes ou responsáveis novos podem mudar que valores devem ganhar numa mesclagem.
- A situação do cliente muda. Uma migração, uma aquisição ou contratações rápidas mudam a origem dos duplicados.
Para o último, o nosso artigo sobre lidar com os duplicados de um cliente em cada fase do CRM explica o que mudar em cada situação. Uma revisão trimestral das Merge Rules e Safety Settings apanha o resto.
Como o Dedupely mantém limpos os clientes em avença entre acompanhamentos
No Dedupely, cada cliente mantém as suas pesquisas, alertas e regras, e as pesquisas testadas mesclam automaticamente de forma agendada. Os conjuntos duvidosos vão para revisão por si ou pela equipe do cliente, e o Merge History guarda os valores originais de cada mesclagem para o seu relatório. O programa de parceiros do Dedupely explica como cada cliente cabe numa só conta.
Uma rotina que o cliente consegue ver
O trabalho contínuo com um cliente é mais calmo do que a primeira limpeza, e é essa a ideia. As pesquisas por origem apanham cedo os novos duplicados, as testadas mesclam de forma agendada e a equipe do cliente só decide os grupos que precisam dela.
O relatório mensal torna visível esse trabalho silencioso. Quando os mesmos números aparecem todos os meses, o cliente vê um CRM que se mantém limpo. É uma razão clara para manter a avença.
Perguntas frequentes
Com que frequência devo deduplicar o CRM de um cliente com avença?
Verifique alertas e a fila de revisão toda semana, faça um relatório mensal e revise pesquisas e regras de mesclagem a cada trimestre. Enquanto isso, as pesquisas de confiança podem mesclar de forma agendada. O ritmo certo depende de quão rápido as fontes do cliente adicionam registros, por isso acompanhe a tendência nos primeiros meses.
Devo ativar a mesclagem automática no CRM de um cliente?
Sim, para as pesquisas que você testou. Mescle alguns conjuntos à mão e uma ou duas páginas em massa, verifique-os no CRM e rejeite primeiro as correspondências falsas. Comece pelas pesquisas mais certas, como correspondências exatas de email, e mantenha as mais abrangentes em alertas, onde uma pessoa decide.
O que deve incluir um relatório mensal de limpeza do CRM?
Deve incluir os conjuntos mesclados e os registros removidos por objeto, a tendência dos duplicados encontrados e os conjuntos à espera do cliente. Acrescente os conjuntos que rejeitou e porquê, as fontes que ainda criam duplicados e as alterações desse mês a pesquisas, regras ou mesclagem automática.
O cliente precisa de acesso ao Dedupely?
Não, o acesso é opcional. Se você quiser envolver o cliente, pode adicioná-lo como Admin ou User. O acesso o leva à sua conta de parceiro, onde ele vê apenas a própria empresa e a fila de revisão dela. Outros clientes preferem ver os grupos numa chamada.
Porque é que os duplicados voltam depois de limpar um CRM?
Porque as fontes continuam rodando. Formulários da web, links de agendamento, importações de listas, ferramentas de prospecção e sincronizações continuam criando registros, muitas vezes de pessoas e empresas que já existem. Uma pesquisa por fonte, com alertas e depois mesclagem automática quando testada, pega esses registros antes que se acumulem.
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