TL;DR
- Bauen Sie eine Duplikatsuche pro Quelle neuer Datensätze, etwa Formulare oder Importe.
- Lassen Sie sich zu einer neuen Suche zuerst benachrichtigen und automatisieren Sie das Zusammenführen erst, wenn sie getestet ist.
- Geben Sie dem Team des Kunden eine Prüfwarteschlange für die Gruppen, die nur es entscheiden kann.
- Berichten Sie dem Kunden jeden Monat über Merges, offene Prüfgruppen und aktive Quellen.
- Dedupely benachrichtigt, führt getestete Suchen nach Zeitplan zusammen und hält jeden Merge für Kundenberichte fest.
Um das CRM eines Kunden mit monatlicher Pauschale sauber zu halten, bauen Sie für jede Quelle neuer Duplikate eine Suche und starten mit Benachrichtigungen. Führen Sie getestete Suchen automatisch nach Zeitplan zusammen und nutzen Sie Ihre Monatsstunden für Prüfung, Berichte und Anpassungen.
Die erste Bereinigung ist der sichtbare Teil der Arbeit. Danach fügen Formulare, Importe und Integrationen weiter Datensätze hinzu, und manche Teams bekommen 20 bis 30 neue Duplikate am Tag. Ohne Routine ist der Rückstand in wenigen Monaten zurück.
In diesem Beitrag sehen Sie, wie Sie Suchen pro Quelle einrichten und wann Sie von Benachrichtigungen zum automatischen Zusammenführen wechseln. Sie sehen auch, wie Sie die Prüfung mit dem Team des Kunden teilen, was Sie monatlich berichten und wann Sie Ihre Suchen überarbeiten.
Eine Suche pro Quelle anlegen
Ist der Altbestand zusammengeführt, kommen neue Duplikate aus wenigen Quellen. Jede Quelle erzeugt meist ihre eigene Art von Duplikat, also geben Sie jeder eine eigene Suche. Unser Beitrag zu warum Duplikate nach einer Bereinigung zurückkommen erklärt, wie diese Quellen wirken.
| Quelle | Das Duplikat, das es meist erzeugt | Worauf die Suche abgleichen kann |
|---|---|---|
| Webformulare und Terminlinks | Ein neuer Kontakt für jemanden, der schon existiert | E-Mail plus Vor- und Nachname |
| Listenimporte und Events | Viele Kontakte und Firmen auf einmal, oft mit kleinen Schreibunterschieden | Name und E-Mail, mit erlaubten Tippfehlern bei Namen |
| Prospecting- und Anreicherungstools | Firmen mit leicht abweichendem Namen oder Domain | Stammdomain und Firmenname |
| Telefon- und Anruf-Apps | Ein Kontakt nur mit Telefonnummer | Telefon, ohne Formatierung verglichen, plus Name |
| Syncs mit anderen Systemen | Ein nach einem Merge neu angelegter oder doppelt angelegter Datensatz | Die ID des anderen Systems, wenn sie in einem Feld gespeichert ist |
Filter können eine Suche auf eine Quelle eingrenzen, etwa Datensätze mit einer bestimmten Herkunft oder nach einem Datum angelegte. Benennen Sie jede Suche nach Objekt und Quelle, etwa „Contacts · Web forms · Exact email“. Dann kann jeder im Team sie unterscheiden.
Da jeder Kunde eigene Suchen und Regeln hat, wird nichts automatisch von einem Kunden übernommen. Übertragbar ist, wie Sie sie benennen und ordnen, und das erklärt ein CRM-Bereinigungsprozess für jeden Kunden.
Erst Benachrichtigungen, dann automatisches Zusammenführen
Schalten Sie Benachrichtigungen ein, bevor Sie eine neue Suche etwas zusammenführen lassen. In Dedupely prüft Auto Match eine Suche nach Zeitplan und schickt eine E-Mail, wenn ihre Treffer die festgelegte Zahl erreichen. Es führt nie zusammen.
Benachrichtigungen gehen an jeden Nutzer, der sie aktiviert hat, höchstens einmal am Tag. Arbeiten Sie in den Firmen mehrerer Kunden, erhalten Sie eine E-Mail für alle, das macht den Morgencheck schnell.
Hat sich eine Suche bewährt, können Sie ihre Duplikate mit Auto Merge automatisch nach Zeitplan zusammenführen. Eine Suche ist meist bereit, wenn:
- Sie haben ein oder zwei Gruppen von Hand und ein oder zwei Seiten per Bulk-Merge zusammengeführt und im CRM geprüft.
- Sie haben ihre falschen Treffer abgelehnt, und es tauchen keine neuen mehr auf.
- Seine Ergebnisse bleiben von Scan zu Scan stabil.
Beginnen Sie mit den Suchen, bei denen Sie am sichersten sind, etwa exakte E-Mail-Treffer aus Webformularen. Lassen Sie lockerere Suchen auf Alarmen, wo noch ein Mensch entscheidet. Unser Beitrag zu wie oft Sie Ihr CRM deduplizieren sollten erklärt, wie Sie einen Zeitplan wählen.
Geben Sie dem Team des Kunden eine Prüfwarteschlange
Manche Gruppen brauchen jemanden, der das Geschäft des Kunden kennt. Zwei Kontakte mit gleichem Namen und Telefon können eine Person sein oder Elternteil und Kind. Zwei Firmen mit derselben Domain können ein Kunde sein oder zwei Niederlassungen.
Schicken Sie diese Gruppen an Manual Review. Dort bleiben sie, bis jemand sie zusammenführt oder entfernt, und das automatische Zusammenführen greift nie darauf zu. Die Prüfung ist immer ein manueller Schritt, also landet dort nichts überraschend.
Wollen Sie den Kunden einbinden, können Sie ihn als Admin oder User zu seiner Firma hinzufügen. Sein Login führt ihn in Ihr Partnerkonto, wo er nur seine eigene Firma sieht und die Warteschlange abarbeiten kann. Logins sind optional, manche Kunden möchten lieber, dass Sie die Gruppen ins Gespräch mitbringen.
Vereinbaren Sie einen Rhythmus für die Warteschlange, etwa einen wöchentlichen oder monatlichen Termin. Üblich sind drei oder vier getestete Suchen, die automatisch zusammenführen. Ein oder zwei lockerere Suchen werden ein- bis zweimal im Monat von Hand geprüft. Eine Warteschlange, die niemand abarbeitet, wird wieder zum Rückstau.
Merge History als monatlichen Nachweis nutzen
Merge History erledigt den Großteil der monatlichen Arbeit für Sie. Es zeigt, was passiert ist, und die Trefferzahl jeder Suche zeigt den Trend.
Jeder Merge wird in Merge History festgehalten, ob von Hand, per Bulk-Merge oder nach Zeitplan ausgeführt. Für jeden zeigt es die Originaldatensätze, die gewinnenden Werte und das Endergebnis, mit einem Link zum Datensatz im CRM. Sie können nach Objekt, Suchbegriff und Datum filtern.
Exportieren Sie sie jeden Monat als CSV. Die Datei bewahrt die Originalwerte und Datensatz-IDs jedes zusammengeführten Datensatzes. Damit beantworten Sie „Wo ist diese Telefonnummer hin?“ noch lange nach dem Merge.
Die meisten Merges lassen sich 30 Tage lang über Merge History rückgängig machen. Danach ist die CSV der Weg, Werte wiederherzustellen, wenn ein Merge schiefging.
Was Sie dem Kunden jeden Monat berichten
Ein Monatsbericht sollte kurz sein und immer dieselben Zahlen nutzen, damit der Kunde Monate vergleichen kann. Er umfasst, was sich geändert hat, was auf ihn wartet und was Sie als Nächstes tun.
| Abschnitt | Was es zeigt | Woher es kommt |
|---|---|---|
| Diesen Monat zusammengeführt | Zusammengeführte Gruppen und entfernte Datensätze, pro Objekt | Merge History, nach Datum gefiltert |
| Trend | Gefundene Duplikate im Vergleich zum Vormonat | Trefferzahl jeder Suche |
| Wartet auf den Kunden | Gruppen in Prüfung, mit je einem Beispiel | Die Prüfwarteschlange |
| Abgelehnt | Gruppen, die Sie als getrennte Datensätze eingestuft haben, und warum | Abgelehnte Treffer |
| Quellen | Welche Quellen noch die meisten Duplikate erzeugen | Suchen pro Quelle |
| Änderungen | Neue Suchen, Regeländerungen und alles, was auf automatisches Zusammenführen umgestellt wird | Ihre eigenen Notizen |
Hängen Sie die CSV aus Merge History an oder halten Sie sie bereit, falls der Kunde fragt. Wie Sie die erste Bereinigung belegen und Vorher-nachher-Zahlen präsentieren, steht in CRM-Deduplizierung für Berater und Agenturen.
Den Kunden den Duplicate Report erhalten lassen
Der Duplicate Report hält den Kunden zwischen Ihren Monatsberichten auf dem Laufenden, ohne Mehraufwand für Sie. Partnerkonten erhalten ihn nicht, daher geht er an einen Kundennutzer, den Sie in dessen Firma einladen.
Dieser Nutzer bekommt nur den Bericht dieser Firma, nie den eines anderen Kunden, wöchentlich oder monatlich montags. Er beginnt, sobald er ihn in seinen Benachrichtigungseinstellungen aktiviert und sich mindestens einmal angemeldet hat. Die Firma braucht außerdem ein synchronisiertes CRM mit mindestens einem Merge.
Wann Sie Ihre Suchen überarbeiten
Suchen, die im ersten Monat funktionierten, driften ab, wenn sich Daten und Tools des Kunden ändern. Diese Signale zeigen, dass es Zeit für einen neuen Blick ist.
- Eine neue Quelle taucht auf. Ein neues Formular, eine neue Integration oder ein neuer Listenimport bekommt eine eigene Suche, die ein paar Wochen nur Benachrichtigungen schickt, bevor sie etwas zusammenführt.
- Sie lehnen immer wieder dieselbe Art von Treffer ab. Verschärfen Sie die Suche, statt Gruppen einzeln abzulehnen.
- Mehr Gruppen werden zurückgestellt. Eine wachsende Zahl großer oder riskanter Treffer bedeutet meist, dass eine Suche zu weit gefasst ist.
- Der Kunde ändert seine Arbeitsweise. Neue Felder, Teams oder Owner können ändern, welche Werte bei einem Merge gewinnen sollten.
- Die Lage des Kunden ändert sich. Eine Migration, eine Übernahme oder schnelles Wachstum ändern, woher Duplikate kommen.
Zum Letzten: Unser Beitrag über Umgang mit den Duplikaten eines Kunden in jeder CRM-Phase erklärt, was in welcher Situation zu ändern ist. Ein vierteljährlicher Blick auf Merge Rules und Safety Settings erfasst den Rest.
Wie Dedupely Bestandskunden zwischen den Abstimmungen sauber hält
In Dedupely behält jeder Kunde eigene Suchen, Benachrichtigungen und Regeln, und getestete Suchen führen automatisch nach Zeitplan zusammen. Unklare Gruppen gehen zur Prüfung an Sie oder das Team des Kunden, und Merge History bewahrt die Originalwerte jedes Merges für Ihren Bericht. Das Dedupely-Partnerprogramm erklärt, wie jeder Kunde in ein Konto passt.
Eine Routine, die der Kunde sieht
Die laufende Arbeit für einen Kunden ist ruhiger als die erste Bereinigung, und genau das ist das Ziel. Suchen je Quelle erkennen neue Duplikate früh, getestete führen planmäßig zusammen, und das Team des Kunden entscheidet nur die Gruppen, die es braucht.
Der Monatsbericht macht diese stille Arbeit sichtbar. Wenn jeden Monat dieselben Zahlen auftauchen, sieht der Kunde ein CRM, das sauber bleibt. Das ist ein klarer Grund, die Pauschale weiterlaufen zu lassen.
Häufige Fragen
Wie oft sollte ich das CRM eines Pauschalkunden deduplizieren?
Prüfen Sie Alarme und die Prüfwarteschlange wöchentlich, berichten Sie monatlich und überarbeiten Sie Suchen und Merge-Regeln quartalsweise. Dazwischen können bewährte Suchen planmäßig zusammenführen. Der richtige Rhythmus hängt davon ab, wie schnell die Quellen des Kunden Datensätze erzeugen, also beobachten Sie den Trend in den ersten Monaten.
Sollte ich automatisches Zusammenführen im CRM eines Kunden aktivieren?
Ja, für getestete Suchen. Führen Sie zuerst einige Gruppen von Hand und eine oder zwei Seiten per Bulk-Merge zusammen, prüfen Sie sie im CRM und lehnen Sie falsche Treffer ab. Beginnen Sie mit den sichersten Suchen, etwa exakten E-Mail-Treffern, und lassen Sie lockerere Suchen auf Benachrichtigungen, wo ein Mensch entscheidet.
Was gehört in einen monatlichen CRM-Bereinigungsbericht?
Er sollte zusammengeführte Gruppen und entfernte Datensätze pro Objekt enthalten, den Trend der gefundenen Duplikate und die Gruppen, die auf den Kunden warten. Ergänzen Sie die abgelehnten Gruppen samt Grund, die Quellen, die noch Duplikate erzeugen, und die Änderungen des Monats an Suchen, Regeln oder automatischem Zusammenführen.
Braucht der Kunde einen Dedupely-Login?
Nein, ein Login ist optional. Möchten Sie den Kunden einbeziehen, können Sie ihn als Admin oder User hinzufügen. Sein Login führt ihn in Ihr Partnerkonto, wo er nur seine eigene Firma und deren Prüfwarteschlange sieht. Andere Kunden sehen die Gruppen lieber in einem Call.
Warum kommen Duplikate nach einer CRM-Bereinigung zurück?
Weil die Quellen weiterlaufen. Webformulare, Terminlinks, Listenimporte, Prospecting-Tools und Syncs legen weiter Datensätze an, oft für Personen und Firmen, die schon existieren. Eine Suche pro Quelle, mit Benachrichtigungen und nach dem Test mit automatischem Zusammenführen, erfasst sie, bevor sie sich ansammeln.
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