TL;DR
- Crea una ricerca di duplicati per ogni fonte di nuovi record, come moduli o importazioni.
- Ricevi prima gli avvisi di una nuova ricerca e automatizza l'unione solo dopo averla testata.
- Dai al team del cliente una coda di revisione per i gruppi che solo loro possono decidere.
- Ogni mese riporta al cliente unioni, gruppi in revisione e fonti attive.
- Dedupely avvisa, unisce con una pianificazione le ricerche testate e registra ogni unione per i report ai clienti.
Per tenere pulito il CRM di un cliente con canone mensile, crea una ricerca per ogni fonte di nuovi duplicati e parti dagli avvisi. Unisci in automatico, con una pianificazione, le ricerche testate, e dedica le ore mensili a revisione, report e aggiustamenti.
La prima pulizia è la parte visibile del lavoro. Dopo, moduli, importazioni e integrazioni continuano ad aggiungere record, e alcuni team ricevono da 20 a 30 nuovi duplicati al giorno. Senza una routine, l'arretrato torna nel giro di pochi mesi.
In questo articolo vedrai come impostare ricerche per fonte e quando passare dagli avvisi all'unione automatica. Vedrai anche come condividere la revisione con il team del cliente, cosa riportare ogni mese e quando rivedere le ricerche.
Crea una ricerca per fonte
Unito l'arretrato, i nuovi duplicati arrivano da un breve elenco di fonti. Ogni fonte tende a creare il suo tipo di duplicato, quindi dai a ciascuna la sua ricerca. Il nostro articolo su perché i duplicati tornano dopo una pulizia spiega come funzionano quelle fonti.
| Fonte | Il duplicato che crea di solito | Su cosa può confrontare la ricerca |
|---|---|---|
| Moduli web e link di prenotazione | Un nuovo contatto per qualcuno che esiste già | Email, più nome e cognome |
| Importazioni di elenchi ed eventi | Molti contatti e aziende insieme, spesso con piccole differenze di scrittura | Nome ed email, con refusi ammessi nei nomi |
| Strumenti di prospecting e arricchimento | Aziende con un nome o un dominio leggermente diversi | Dominio radice e nome aziendale |
| App di telefonia e chiamata | Un contatto con solo il numero di telefono | Telefono, confrontato senza formattazione, più il nome |
| Sincronizzazioni con altri sistemi | Un record ricreato dopo un'unione, o creato due volte | L'ID dell'altro sistema, se è salvato in un campo |
I filtri possono restringere una ricerca a una fonte, come i record con una certa origine o creati dopo una data. Dai a ogni ricerca il nome di oggetto e fonte, come "Contacts · Web forms · Exact email". Così chiunque nel team le distingue.
Poiché ogni cliente ha le proprie ricerche e regole, nulla passa automaticamente da un cliente all'altro. Ciò che passa è come le chiami e le organizzi, come spiegato in un processo di pulizia CRM per ogni cliente.
Prima gli avvisi, poi l'unione automatica
Attiva gli avvisi prima di lasciare che una nuova ricerca unisca qualsiasi cosa. In Dedupely, Auto Match controlla una ricerca con una pianificazione e manda un'email quando le corrispondenze raggiungono il numero impostato. Non unisce mai.
Gli avvisi arrivano a ogni utente che li ha attivi, al massimo una volta al giorno. Se lavori nelle aziende di più clienti, ricevi un'unica email che le copre tutte, così il controllo del mattino è veloce.
Una volta che una ricerca ha dato prova di sé, puoi unire i suoi duplicati in automatico con una pianificazione tramite Auto Merge. Una ricerca di solito è pronta quando:
- Hai unito a mano uno o due gruppi e in blocco una o due pagine, e li hai controllati nel CRM.
- Hai rifiutato le sue false corrispondenze e non ne compaiono più di nuove.
- I suoi risultati restano stabili da una scansione all'altra.
Parti dalle ricerche di cui sei più sicuro, come le corrispondenze esatte di email dai moduli web. Lascia le ricerche più ampie sugli avvisi, dove decide ancora una persona. Il nostro articolo su con quale frequenza deduplicare il CRM spiega come scegliere una pianificazione.
Dai al team del cliente una coda di revisione
Alcuni gruppi richiedono qualcuno che conosca l'attività del cliente. Due contatti con lo stesso nome e telefono possono essere una persona o un genitore e un figlio. Due aziende con lo stesso dominio possono essere un cliente o due filiali.
Invia quei gruppi a Manual Review. Restano lì finché qualcuno non li unisce o li rimuove, e l'unione automatica non li prende mai. La revisione è sempre un passaggio manuale, quindi niente ci arriva per sorpresa.
Se vuoi coinvolgere il cliente, puoi aggiungerlo alla sua azienda come Admin o User. Il suo accesso lo porta nel tuo account partner, dove vede solo la propria azienda e può lavorare la coda. Gli accessi sono facoltativi, quindi alcuni clienti preferiscono che tu porti i gruppi in chiamata.
Concorda un ritmo per la coda, come uno spazio settimanale o mensile. Una configurazione comune prevede tre o quattro ricerche testate che uniscono in automatico. Una o due ricerche più larghe si controllano a mano una o due volte al mese. Una coda che nessuno smaltisce torna a essere un arretrato.
Usa Merge History come registro mensile
Merge History fa gran parte del lavoro mensile per te. Mostra cosa è successo, e il numero di corrispondenze di ogni ricerca mostra la tendenza.
Ogni unione viene registrata in Merge History, che sia fatta a mano, in blocco o con pianificazione. Per ciascuna mostra i record originali, i valori vincenti e il risultato finale, con un link al record nel CRM. Puoi filtrare per oggetto, termine di ricerca e data.
Esportala come CSV ogni mese. Il file conserva i valori originali e gli ID di ogni record unito. Risponde a "dov'è finito questo numero di telefono?" anche molto tempo dopo l'unione.
La maggior parte delle unioni si può annullare entro 30 giorni da Merge History. Dopo, il CSV è ciò con cui ripristini i valori se un'unione è andata storta.
Cosa riferire al cliente ogni mese
Un report mensile deve essere breve e usare sempre gli stessi numeri, così il cliente può confrontare i mesi. Copre cosa è cambiato, cosa aspetta lui e cosa farai dopo.
| Sezione | Cosa mostra | Da dove arriva |
|---|---|---|
| Uniti questo mese | Gruppi uniti e record rimossi, per oggetto | Merge History, filtrata per data |
| Andamento | Duplicati trovati rispetto al mese scorso | Numero di corrispondenze di ogni ricerca |
| In attesa del cliente | Gruppi in revisione, con un esempio ciascuno | La coda di revisione |
| Rifiutati | Gruppi che hai deciso essere record separati, e perché | Corrispondenze rifiutate |
| Fonti | Quali fonti creano ancora più duplicati | Ricerche per fonte |
| Modifiche | Nuove ricerche, modifiche alle regole e tutto ciò che passa all'unione automatica | Le tue note |
Allega il CSV di Merge History, o tienilo pronto per quando il cliente lo chiede. Per dimostrare la prima pulizia e presentare numeri prima e dopo, vedi Deduplicazione CRM per consulenti e agenzie.
Fai ricevere al cliente il Duplicate Report
Il Duplicate Report tiene informato il cliente tra un tuo report mensile e l'altro, senza lavoro in più per te. Gli account partner non lo ricevono, quindi va a un utente del cliente che inviti nella sua azienda.
Quell'utente riceve solo il report di quell'azienda, mai quello di un altro cliente, ogni settimana o ogni mese di lunedì. Parte quando lo attiva nelle impostazioni di notifica e ha effettuato l'accesso almeno una volta. L'azienda deve anche avere un CRM sincronizzato con almeno un'unione.
Quando rivedere le ricerche
Le ricerche che funzionavano il primo mese si spostano man mano che dati e strumenti del cliente cambiano. Questi segnali ti dicono che è ora di riguardarle.
- Compare una nuova fonte. Un nuovo modulo, integrazione o importazione di elenchi ha la sua ricerca, con avvisi per qualche settimana prima di unire qualsiasi cosa.
- Continui a rifiutare lo stesso tipo di corrispondenza. Restringi la ricerca invece di rifiutare i gruppi uno per uno.
- Più gruppi vengono messi da parte. Un numero crescente di corrispondenze grandi o rischiose di solito indica che una ricerca è diventata troppo ampia.
- Il cliente cambia il suo modo di lavorare. Nuovi campi, team o responsabili possono cambiare quali valori devono vincere in un'unione.
- La situazione del cliente cambia. Una migrazione, un'acquisizione o assunzioni rapide cambiano da dove arrivano i duplicati.
Per l'ultimo, il nostro articolo su gestire i duplicati di un cliente in ogni fase del CRM spiega cosa cambiare in ogni situazione. Un controllo trimestrale di Merge Rules e Safety Settings coglie il resto.
Come Dedupely tiene puliti i clienti in retainer tra un check-in e l'altro
In Dedupely ogni cliente mantiene le proprie ricerche, avvisi e regole, e le ricerche testate uniscono in automatico con una pianificazione. I gruppi dubbi vanno in revisione a te o al team del cliente, e Merge History conserva i valori originali di ogni unione per il tuo report. Il programma partner di Dedupely spiega come ogni cliente sta in un solo account.
Una routine che il cliente può vedere
Il lavoro continuativo per un cliente è più tranquillo della prima pulizia, ed è proprio questo l'obiettivo. Le ricerche per fonte colgono presto i nuovi duplicati, quelle collaudate uniscono in modo pianificato e il team del cliente decide solo i gruppi che lo richiedono.
Il report mensile rende visibile quel lavoro silenzioso. Quando gli stessi numeri compaiono ogni mese, il cliente vede un CRM che resta pulito. È un motivo chiaro per mantenere il canone.
Domande frequenti
Ogni quanto devo deduplicare il CRM di un cliente con canone?
Controlla avvisi e coda di revisione ogni settimana, fai un report mensile e rivedi ricerche e regole di unione ogni trimestre. Nel frattempo, le ricerche affidabili possono unire in modo pianificato. Il ritmo giusto dipende da quanto in fretta le fonti del cliente aggiungono record, quindi segui l'andamento nei primi mesi.
Devo attivare l'unione automatica nel CRM di un cliente?
Sì, per le ricerche che hai provato. Unisci prima qualche gruppo a mano e una o due pagine in blocco, controllali nel CRM e rifiuta le false corrispondenze. Parti dalle ricerche più sicure, come le corrispondenze esatte sull'email, e tieni quelle più ampie sugli avvisi, dove decide una persona.
Cosa deve contenere un report mensile di pulizia del CRM?
Deve includere i gruppi uniti e i record rimossi per oggetto, l'andamento dei duplicati trovati e i gruppi in attesa del cliente. Aggiungi i gruppi che hai rifiutato e perché, le fonti che creano ancora duplicati e le modifiche del mese a ricerche, regole o unione automatica.
Il cliente ha bisogno di un accesso a Dedupely?
No, l'accesso è facoltativo. Se vuoi coinvolgere il cliente, puoi aggiungerlo come Admin o User. Il suo accesso lo porta nel tuo account partner, dove vede solo la propria azienda e la sua coda di revisione. Altri clienti preferiscono vedere i gruppi durante una chiamata.
Perché i duplicati tornano dopo una pulizia del CRM?
Perché le fonti continuano a girare. Moduli web, link di prenotazione, importazioni di elenchi, strumenti di prospecting e sincronizzazioni continuano a creare record, spesso per persone e aziende che esistono già. Una ricerca per fonte, con avvisi e poi unione automatica una volta provata, li intercetta prima che si accumulino.
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