Résumé
- Créez une recherche de doublons par source de nouvelles fiches, comme les formulaires ou les imports.
- Recevez d'abord des alertes sur une nouvelle recherche, et n'automatisez la fusion qu'une fois testée.
- Donnez à l'équipe du client une file de revue pour les ensembles qu'elle seule peut trancher.
- Rendez compte au client chaque mois des fusions, des ensembles en revue et des sources actives.
- Dedupely alerte, fusionne les recherches testées selon une planification et consigne chaque fusion pour les rapports clients.
Pour garder propre le CRM d'un client au forfait mensuel, créez une recherche pour chaque source de nouveaux doublons et commencez par les alertes. Fusionnez automatiquement, selon une planification, les recherches testées, et consacrez vos heures mensuelles à la revue, aux rapports et aux ajustements.
Le premier nettoyage est la partie visible du travail. Ensuite, formulaires, imports et intégrations continuent d'ajouter des fiches, et certaines équipes reçoivent 20 à 30 nouveaux doublons par jour. Sans routine, l'arriéré revient en quelques mois.
Dans cet article, vous verrez comment configurer des recherches par source et quand passer des alertes à la fusion automatique. Vous verrez aussi comment partager la revue avec l'équipe du client, quoi rapporter chaque mois et quand revoir vos recherches.
Créez une recherche par source
Une fois l'historique fusionné, les nouveaux doublons viennent d'une courte liste de sources. Chaque source crée en général son propre type de doublon : donnez-lui sa propre recherche. Notre article sur pourquoi les doublons reviennent après un nettoyage explique comment fonctionnent ces sources.
| Source | Le doublon qu'il crée en général | Ce sur quoi la recherche peut rapprocher |
|---|---|---|
| Formulaires web et liens de prise de rendez-vous | Un nouveau contact pour quelqu'un qui existe déjà | E-mail, plus prénom et nom |
| Imports de listes et événements | Beaucoup de contacts et d'entreprises à la fois, souvent avec de petites différences d'orthographe | Nom et e-mail, avec fautes de frappe tolérées sur les noms |
| Outils de prospection et d'enrichissement | Les entreprises au nom ou au domaine légèrement différent | Domaine racine et nom d'entreprise |
| Applications de téléphonie et d'appel | Un contact avec seulement un numéro | Téléphone, comparé sans mise en forme, plus le nom |
| Synchronisations avec d'autres systèmes | Une fiche recréée après une fusion, ou créée deux fois | L'identifiant de l'autre système, s'il est stocké dans un champ |
Les filtres peuvent limiter une recherche à une source, comme les fiches d'une origine donnée ou créées après une date. Nommez chaque recherche d'après son objet et sa source, comme « Contacts · Web forms · Exact email ». Chacun dans l'équipe peut alors les distinguer.
Comme chaque client a ses propres recherches et règles, rien ne se transfère automatiquement d'un client à l'autre. Ce qui se transfère, c'est la façon de les nommer et de les organiser, expliquée dans un même processus de nettoyage CRM pour chaque client.
D'abord des alertes, puis la fusion automatique
Activez les alertes avant de laisser une nouvelle recherche fusionner quoi que ce soit. Dans Dedupely, Auto Match vérifie une recherche selon une planification et envoie un e-mail quand ses correspondances atteignent le nombre fixé. Il ne fusionne jamais.
Les alertes vont à chaque utilisateur qui les a activées, au plus une fois par jour. Si vous travaillez dans les entreprises de plusieurs clients, vous recevez un seul e-mail pour toutes, ce qui accélère le contrôle du matin.
Une fois qu'une recherche a fait ses preuves, vous pouvez fusionner ses doublons automatiquement selon une planification avec Auto Merge. Une recherche est en général prête quand :
- Vous avez fusionné un ou deux ensembles à la main et une ou deux pages en masse, et vérifié le résultat dans le CRM.
- Vous avez rejeté ses fausses correspondances, et il n'en apparaît plus de nouvelles.
- Ses résultats restent stables d'une analyse à l'autre.
Commencez par les recherches dont vous êtes le plus sûr, comme les correspondances exactes d'email issues des formulaires. Laissez les recherches plus larges en alertes, où une personne décide encore. Notre article sur à quelle fréquence dédoublonner votre CRM explique comment choisir une planification.
Donnez à l'équipe du client une file de revue
Certains ensembles demandent quelqu'un qui connaît l'activité du client. Deux contacts avec le même nom et le même téléphone peuvent être une personne, ou un parent et son enfant. Deux entreprises avec le même domaine peuvent être un client ou deux agences.
Envoyez ces ensembles dans Manual Review. Ils y restent jusqu'à ce que quelqu'un les fusionne ou les retire, et la fusion automatique ne les prend jamais. La revue est toujours une étape manuelle, rien n'y arrive donc par surprise.
Si vous voulez associer le client, vous pouvez l'ajouter à son entreprise comme Admin ou User. Son accès le mène dans votre compte partenaire, où il ne voit que sa propre entreprise et peut traiter la file. Les accès sont facultatifs, et certains clients préfèrent que vous apportiez les ensembles à votre appel.
Fixez un rythme pour la file, comme un créneau hebdomadaire ou mensuel. Une configuration courante : trois ou quatre recherches testées qui fusionnent automatiquement. Une ou deux recherches plus larges sont vérifiées à la main une ou deux fois par mois. Une file que personne ne vide redevient un arriéré.
Utiliser Merge History comme relevé mensuel
Merge History fait l'essentiel du travail mensuel à votre place. Il montre ce qui s'est passé, et le nombre de correspondances de chaque recherche montre la tendance.
Chaque fusion est enregistrée dans Merge History, qu'elle ait été faite à la main, en masse ou selon une planification. Pour chacune, on voit les fiches d'origine, les valeurs retenues et le résultat final, avec un lien vers la fiche dans le CRM. Vous pouvez filtrer par objet, terme de recherche et date.
Exportez-le en CSV chaque mois. Le fichier garde les valeurs d'origine et les identifiants de chaque fiche fusionnée. Il répond à « où est passé ce numéro ? » longtemps après la fusion.
La plupart des fusions peuvent être annulées pendant 30 jours depuis Merge History. Ensuite, le CSV sert à restaurer les valeurs si une fusion a mal tourné.
Ce qu'il faut rapporter au client chaque mois
Un rapport mensuel doit être court et reprendre toujours les mêmes chiffres, pour que le client puisse comparer les mois. Il couvre ce qui a changé, ce qui attend le client et ce que vous ferez ensuite.
| Section | Ce qu'il montre | D'où ça vient |
|---|---|---|
| Fusionnés ce mois-ci | Ensembles fusionnés et fiches supprimées, par objet | Merge History, filtré par date |
| Tendance | Doublons trouvés par rapport au mois dernier | Nombre de correspondances de chaque recherche |
| En attente du client | Ensembles en revue, avec un exemple pour chacun | La file de revue |
| Rejetés | Les ensembles que vous avez jugés distincts, et pourquoi | Rejected matches |
| Sources | Quelles sources créent encore le plus de doublons | Recherches par source |
| Changements | Les nouvelles recherches, les changements de règles et tout ce qui passe en fusion automatique | Vos propres notes |
Joignez le CSV de Merge History, ou gardez-le prêt pour quand le client le demande. Pour prouver le premier nettoyage et présenter des chiffres avant et après, voir Déduplication CRM pour consultants et agences.
Laisser le client recevoir le Duplicate Report
Le Duplicate Report tient le client informé entre vos rapports mensuels, sans travail supplémentaire pour vous. Les comptes partenaires ne le reçoivent pas, il va donc à un utilisateur client que vous invitez dans son entreprise.
Cet utilisateur ne reçoit que le rapport de cette entreprise, jamais celui d'un autre client, chaque semaine ou chaque mois le lundi. Il commence une fois activé dans ses réglages de notification et après au moins une connexion. L'entreprise doit aussi avoir un CRM synchronisé avec au moins une fusion.
Quand revoir vos recherches
Les recherches qui marchaient le premier mois dérivent à mesure que les données et outils du client changent. Ces signaux indiquent qu'il est temps de les revoir.
- Une nouvelle source apparaît. Un nouveau formulaire, une nouvelle intégration ou un nouvel import de liste a sa propre recherche, en alertes pendant quelques semaines avant de fusionner quoi que ce soit.
- Vous rejetez sans cesse le même type de correspondance. Resserrez la recherche au lieu de rejeter les ensembles un par un.
- Davantage d'ensembles sont mis de côté. Un nombre croissant de correspondances grandes ou risquées signifie en général qu'une recherche est devenue trop large.
- Le client change sa façon de travailler. De nouveaux champs, équipes ou propriétaires peuvent changer les valeurs qui doivent l'emporter lors d'une fusion.
- La situation du client change. Une migration, une acquisition ou des recrutements rapides changent l'origine des doublons.
Pour le dernier, notre article sur gérer les doublons d'un client à chaque étape du CRM explique quoi changer selon la situation. Un point trimestriel sur les Merge Rules et les Safety Settings repère le reste.
Comment Dedupely garde propres les clients récurrents entre deux points
Dans Dedupely, chaque client garde ses propres recherches, alertes et règles, et les recherches testées fusionnent automatiquement selon une planification. Les ensembles incertains partent en revue pour vous ou l'équipe du client, et Merge History garde les valeurs d'origine de chaque fusion pour votre rapport. Le programme partenaire Dedupely explique comment chaque client tient dans un seul compte.
Une routine visible pour le client
Le travail continu pour un client est plus calme que le premier nettoyage, et c'est voulu. Les recherches par source repèrent tôt les nouveaux doublons, celles testées fusionnent selon un planning et l'équipe du client ne tranche que les groupes qui le demandent.
Le rapport mensuel rend visible ce travail discret. Quand les mêmes chiffres reviennent chaque mois, le client voit un CRM qui reste propre. C'est une raison claire de garder le forfait.
Questions fréquentes
À quelle fréquence dédoublonner le CRM d'un client au forfait ?
Vérifiez alertes et file de relecture chaque semaine, faites un rapport mensuel et revoyez recherches et règles de fusion chaque trimestre. Entre-temps, les recherches fiables peuvent fusionner selon un planning. Le bon rythme dépend de la vitesse à laquelle les sources du client ajoutent des fiches : suivez la tendance les premiers mois.
Faut-il activer la fusion automatique sur le CRM d'un client ?
Oui, pour les recherches testées. Fusionnez d'abord quelques ensembles à la main et une page ou deux en masse, vérifiez-les dans le CRM et rejetez les fausses correspondances. Commencez par les recherches les plus sûres, comme les correspondances exactes d'e-mail, et gardez les plus souples en alertes, où une personne décide.
Que doit contenir un rapport mensuel de nettoyage CRM ?
Il doit inclure les ensembles fusionnés et les fiches supprimées par objet, la tendance des doublons trouvés et les ensembles en attente du client. Ajoutez les ensembles rejetés et pourquoi, les sources qui créent encore des doublons et les changements du mois sur les recherches, les règles ou la fusion automatique.
Le client a-t-il besoin d'un accès à Dedupely ?
Non, un accès est facultatif. Si vous voulez impliquer le client, vous pouvez l'ajouter comme Admin ou User. Son accès le mène dans votre compte partenaire, où il ne voit que sa propre entreprise et sa file de revue. D'autres clients préfèrent voir les ensembles lors d'un appel.
Pourquoi les doublons reviennent-ils après un nettoyage de CRM ?
Parce que les sources continuent de tourner. Formulaires web, liens de prise de rendez-vous, imports de listes, outils de prospection et synchronisations continuent de créer des fiches, souvent pour des personnes et entreprises qui existent déjà. Une recherche par source, avec des alertes puis une fusion automatique une fois testée, les repère avant qu'ils ne s'accumulent.
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