TL;DR
- Uma limpeza do CRM começa pelos dados herdados, começando por correspondências exatas de email ou domínio.
- Os duplicados recorrentes de que tem a certeza podem ser mesclados automaticamente com agendamento.
- As equipes com origens constantes de novos registros procuram duplicados de forma contínua ou semanal.
- Com poucos dados novos e poucas ferramentas novas, verificações de poucos em poucos meses ou anuais podem resultar.
- O Dedupely visualiza a prévia de cada mesclagem em uma limpeza e envia, por padrão, um relatório semanal de duplicados.
"Com que frequência devemos deduplicar?" surge normalmente depois de uma primeira limpeza. O acumulado desapareceu, e algumas semanas depois os duplicados novos começam a aparecer outra vez.
Não há um agendamento que sirva a todos os CRM. Um CRM que recebe milhares de formulários e importações por mês precisa de mais atenção do que um alimentado à mão.
A resposta que dou mais vezes tem três partes. Limpe os dados herdados uma vez, mescle automaticamente os duplicados recorrentes e verifique com uma cadência adequada às suas fontes e volume. Neste artigo, verá o que envolve cada parte, como escolher a cadência de auditoria e o que deve desencadear uma verificação extra.
Porque não há uma frequência certa única
A frequência com que surgem duplicados depende de onde vêm os seus registros. Formulários, importações de listas, integrações, sincronizações e introdução manual acrescentam duplicados, cada uma ao seu ritmo.
Também depende do que sua equipe considera duplicado. Uma equipe mescla dois contatos com o mesmo nome na mesma empresa, enquanto outra os mantém separados. Sua definição decide quanto há para encontrar cada vez que você procura.
Por isso a pergunta útil é qual origem e com que volume. As três partes abaixo respondem a isso para muitos CRMs.
Parte 1: limpe os dados antigos uma vez
Os dados herdados são tudo o que já está no CRM: importações antigas, registros migrados e anos de introdução manual. Costuma ser o maior grupo de duplicados, por isso a primeira limpeza é a maior.
Comece pelos duplicados óbvios
Comece pelas correspondências exatas nos campos que identificam cada registro, como o email para contatos e o domínio para empresas. São as mais fáceis de confirmar e costumam ser a maior parte do acumulado.
Depois passe a combinações menos certas, como nome e empresa ou nome e país. Envie as correspondências duvidosas para revisão antes de alguém as mesclar.
Saiba primeiro o que é um duplicado no seu CRM
Antes da limpeza, veja onde os registros se sobrepõem e o que torna dois deles iguais. Com isso, pode decidir que campos comparar e quão rigoroso deve ser cada um.
Vai também saber como deve ficar o registro mesclado: que responsável fica, que telefone ganha e que fase do ciclo de vida se mantém. Essas decisões passam para as duas partes seguintes.
Parte 2: Mescle automaticamente os duplicados recorrentes
Os duplicados recorrentes vêm das fontes que continuam a acrescentar registros. Quando sabe quais são, as mesmas regras que limparam o atraso podem mesclar automaticamente os novos duplicados com agendamento.
A frequência com que cada fonte cria duplicados varia. Esta tabela mostra padrões comuns e o que fazer em cada caso.
| Origem | Padrão comum | O que fazer |
|---|---|---|
| Formulários web | Constante, com a mesma pessoa a usar outro email | Mescle automaticamente as correspondências exatas de email; revise as de nome |
| Importações de listas | Em picos, logo após cada evento ou lista comprada | Verifique o arquivo antes de importar e procure duplicados depois |
| Integrações e sincronizações | Constante, ou picos súbitos quando um mapeamento muda | Mescle automaticamente os padrões conhecidos; vigie os picos |
| Introdução manual | Lento, com erros de digitação e variantes de nome | Pegue-os na auditoria regular |
| Migrações e aquisições | Uma grande vaga | Trate-o como uma nova limpeza de dados legados |
Automatize só aquilo de que tem certeza
A mesclagem automática funciona melhor para os duplicados que mesclaria sem olhar, como dois contatos com o mesmo email. Quantos mais campos coincidirem, mais seguro é automatizar.
Mantenha em revisão os padrões menos certos. A automação trata do volume; as pessoas tratam dos casos limite.
As importações de listas são a exceção: chegam em rajadas, então é mais fácil compará-las com o CRM antes de entrarem.
Parte 3: Verifique com regularidade
A automação cobre os padrões que já conhece. Uma verificação regular encontra os que ainda não conhece. Pense numa nova ferramenta a criar registros, num mapeamento de formulário alterado ou em duplicados que nenhuma regra cobre.
A cadência certa depende das fontes. As equipes com fontes constantes verificam de forma contínua ou semanal. As equipes cujos duplicados vieram de uma só migração podem precisar só de uma revisão de poucos em poucos meses.
| A sua situação | Com que frequência verificar |
|---|---|
| Fontes constantes, como formulários ou integrações que acrescentam registros todos os dias | De forma contínua ou semanal |
| Importações de listas ou novas ferramentas conectadas quase todos os meses | Mensal |
| Algumas importações por ano e integrações que raramente mudam | Trimestralmente ou de seis em seis meses |
| Duplicados que vieram de uma migração ou aquisição | Uma revisão a cada poucos meses |
| Principalmente entrada manual e poucas ferramentas conectadas | Anual |
O que uma auditoria verifica
- Padrões de duplicados novos que nenhuma pesquisa cobre ainda.
- Se as suas mesclagens automáticas ainda correspondem ao que a equipe considera um duplicado.
- Correspondências que tem a certeza de não serem duplicados, para as rejeitar uma vez e deixar de as ver.
- Que origens acrescentaram mais duplicados desde a última auditoria.
Dê um responsável à auditoria
Uma auditoria que é de todos acaba por não ser feita por ninguém. Escolha uma pessoa para a conduzir e uma ou duas para ajudar nas correspondências que exigem decisão.
O responsável não precisa de mesclar tudo sozinho. Marca a auditoria no calendário e leva os casos duvidosos à equipe certa. Também registra o que cada auditoria encontrou.
Eventos que pedem uma verificação extra
Algumas alterações justificam uma auditoria imediata, seja qual for a sua cadência:
- Uma nova integração, sincronização ou formulário conectado ao CRM.
- Uma grande importação, como uma lista de evento ou uma lista comprada.
- Uma migração, uma aquisição ou a junção de duas bases de dados.
- Uma alteração aos mapeamentos de campos ou ao campo que identifica cada registro.
Ajuste a frequência à medida que avança
Sua primeira cadência é um ponto de partida. Se as auditorias continuarem encontrando poucos duplicados novos, você pode espaçá-las. Se cada auditoria encontrar um padrão novo, aproxime-as.
As suas verificações podem estar demasiado espaçadas se os comerciais reportam primeiro os duplicados. O mesmo se cada verificação encontrar um lote grande de uma só origem.
Cada novo padrão que encontrar pode tornar-se uma regra de mesclagem automática, se tiver certeza dele. Com o tempo, as auditorias encontram menos, porque mais trabalho acontece à chegada dos registros.
Como o Dedupely apoia uma limpeza e verificações regulares
No Dedupely, você cria pesquisas de duplicados para o acúmulo legado, define regras sobre qual valor ganha e visualiza a prévia de cada mesclagem. Por padrão, você também recebe um relatório de duplicados toda semana, e as correspondências que rejeitar não voltam a aparecer nas suas pesquisas. Depois que as regras forem testadas, você pode mesclar automaticamente, de forma agendada, os novos duplicados de que tem certeza, como correspondências exatas de email.
Uma rotina à medida dos seus dados
A frequência com que deduplica depende de onde vêm os registros e de quantos chegam. A primeira limpeza trata dos dados herdados e é a maior. A mesclagem automática trata das fontes recorrentes de que tem a certeza.
As verificações regulares apanham o que as regras ainda não cobrem: de forma contínua ou semanal para fontes constantes, e de poucos em poucos meses ou anualmente quando pouco muda. À medida que a equipe acrescenta ferramentas e integrações, a cadência acompanha, e cada verificação deixa menos por encontrar.
Perguntas frequentes
Com que frequência deve deduplicar o seu CRM?
Limpe primeiro os dados herdados e depois mescle automaticamente, de forma agendada, os duplicados recorrentes de que tem a certeza. As equipes com origens constantes, como formulários ou integrações diárias, verificam de forma contínua ou semanal. As equipes com poucos dados novos podem verificar mensalmente, a cada poucos meses ou anualmente, consoante a frequência com que acrescentam ferramentas e integrações.
Uma única limpeza CRM é suficiente?
Só se deixarem de entrar registros. A primeira limpeza é a maior, mas formulários, importações e integrações continuam a acrescentar registros, e alguns serão duplicados. Mescle de forma agendada os que são certos, verifique com uma frequência adequada às origens e acrescente uma verificação após importações grandes.
É possível automatizar a deduplicação do CRM?
Sim, para os duplicados de que tem certeza: correspondências exatas de email em contatos ou de domínio em empresas são boas candidatas à mesclagem automática. As menos certas, como nomes semelhantes na mesma empresa, ficam mais seguras em revisão. Auditorias regulares apanham novos padrões que a automação ainda não cobre.
O que deve incluir uma auditoria de dados do CRM?
Procure novos padrões de duplicados que nenhuma pesquisa cubra ainda, e verifique se as mesclagens automáticas ainda correspondem ao que a equipe considera duplicado. Rejeite as correspondências que tem a certeza de que não são duplicados. Registre que fontes acrescentaram mais duplicados desde a última auditoria, para saber onde se concentrar.
O que causa duplicados recorrentes num CRM?
As fontes que continuam a acrescentar registros, como formulários web, importações de listas, integrações, sincronizações e introdução manual, criam duplicados cada uma ao seu ritmo. As integrações também podem causar picos repentinos quando um mapeamento de campos muda. É por isso que uma nova ferramenta ou alteração de mapeamento pede uma verificação extra.
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