Porque voltam os duplicados depois de limpar o CRM?

Os duplicados continuam a voltar porque os formulários, integrações, importações e pessoas que os criaram continuam a acrescentar registros. Uma limpeza esvazia o acumulado, e essas origens começam outro na manhã seguinte.

Se é o administrador, conhece o ciclo. Passa dias a mesclar, o CRM parece limpo durante uma semana e depois voltam os mesmos tipos de duplicados. Trabalhar mais depressa não muda o resultado, porque o trabalho nunca acaba.

Neste artigo, vai ver porque é que a limpeza manual demora tanto e porque não consegue acompanhar. Vai ver também como encontrar cada origem de novos duplicados, criar uma pesquisa para ela e começar a mesclar automaticamente de forma agendada.

Porque é que a limpeza demora horas ou dias

Mesclar à mão é lento porque cada conjunto precisa de uma decisão. Abre os registros, compara os campos, escolhe o que fica e mescla. Depois repete para o conjunto seguinte.

As equipes que fazem isso em grande escala descrevem o custo em termos simples. Uma equipe estimou um dia inteiro de trabalho para cada 1.000 duplicados revisados um a um. Outras mesclam cerca de 300 por dia à mão durante semanas e ainda lhes restam milhares.

A essa escala, mesclar um a um pode levar centenas de horas.

O tempo também cresce com a incerteza. As correspondências exatas de email confirmam-se em segundos. Correspondências próximas, telefones compartilhados e registros com campos vazios demoram mais, e são esses os conjuntos deixados "para depois".

Porque é que os duplicados voltam depois de uma limpeza

Uma limpeza corrige registros. Não muda o que os cria, por isso a entrada continua ao mesmo ritmo de antes.

As origens continuam ativas

Formulários web, ferramentas de agendamento, aplicativos de telefone e de rastreamento de chamadas, ferramentas de enriquecimento, importações de listas e sincronizações com outros sistemas: todos acrescentam registros. Muitos criam um registro novo quando não encontram uma correspondência exata. Cada origem é abordada com mais detalhes em Deduplicação de CRM entre ferramentas.

As pessoas também criam registros

Os comerciais acrescentam contatos a partir da caixa de entrada, importam as suas próprias listas e criam uma empresa que não encontraram na pesquisa. Cada hábito acrescenta alguns registros por semana, e somam-se numa equipe inteira.

Limpar uma camada revela a seguinte

Algumas equipes descobrem que, mal resolvem um lote, aparece outro.

A primeira passagem normalmente encontra as correspondências exatas. Depois, as correspondências aproximadas ficam visíveis: um erro de digitação num email, um telefone em outro formato, uma empresa com dois domínios. Para o administrador, parece que o problema aumentou.

A mesclagem manual tem um ritmo fixo

Uma pessoa consegue mesclar um número limitado de registros por dia. Chegam duplicados novos todos os dias, incluindo fins de semana e dias de folga do administrador. A 25 duplicados novos por dia, uma semana fora significa 175 conjuntos à espera do seu regresso.

Como quebrar o ciclo

A solução é tratar o acúmulo e a entrada como dois trabalhos diferentes. O acúmulo é limpo uma vez. A entrada é tratada por pesquisas que rodam sozinhas, uma por fonte.

Descubra de onde vêm os duplicados novos

Veja os duplicados criados nas últimas semanas, não toda a base de dados. Para cada conjunto, verifique a data de criação, o campo de origem ou origem original e o usuário ou integração que o criou. Duas ou três origens costumam destacar-se depressa.

Anote-as numa lista curta. Essa lista decide quais pesquisas você precisa e quais correções pertencem à origem, como um formulário que deveria atualizar registros em vez de criá-los.

Crie uma pesquisa por origem

Cada origem tende a criar duplicados com o mesmo formato. Uma única pesquisa para tudo ou deixa escapar esses padrões ou emparelha registros que não são duplicados. Uma pesquisa feita para uma origem pode ser rigorosa onde essa origem é fiável.

O que conta como duplicado depende do caso, por isso ajuste isto aos seus dados. Duas pessoas que compartilham o telefone de casa, por exemplo, não são uma pessoa.

Teste cada pesquisa antes de confiar nela

Mescle à mão alguns grupos da pesquisa e abra o resultado no CRM. Depois mescle uma página em massa e verifique uma amostra. Rejeite cada correspondência falsa que encontrar para não voltar em execuções seguintes.

Uma pesquisa está pronta quando deixa de surpreender você. Se uma origem continua produzindo correspondências falsas, aperte a pesquisa dela em vez de revisar cada grupo à mão.

Primeiro alertas, depois mesclagem automática

Comece com alertas. Uma pesquisa pode verificar novos duplicados em uma agenda e enviar um email quando eles atingirem um número que você definiu. Isso mostra com que rapidez cada fonte os produz, sem mesclar nada.

Quando uma pesquisa der provas, mescle automaticamente os novos duplicados dela de forma agendada e deixe os conjuntos duvidosos para revisão. As vantagens e desvantagens de apanhar duplicados à entrada ou de forma agendada são abordadas em o nosso artigo sobre apanhar duplicados do CRM à entrada ou de forma agendada.

Mantenha uma rotina breve de revisão

A automatização trata dos padrões que conhece. Uma verificação curta e regular apanha os novos, como uma integração nova ou um formulário que mudou. A frequência dessa verificação depende de quantos dados novos recebe, como explica o nosso artigo sobre com que frequência deve deduplicar o seu CRM.

De projetos de limpeza a uma rotina que acompanha o ritmo

Os duplicados voltam porque as suas fontes nunca pararam. Mesclar mais depressa à mão só encurta o intervalo entre uma limpeza e a seguinte.

Encontrar cada fonte, dar a ela uma pesquisa testada e mesclar com agendamento aquilo de que você tem certeza transforma a limpeza numa rotina. As horas vão para os casos que precisam de uma pessoa, e o resto roda sem que você precise estar presente.

Perguntas frequentes