TL;DR
- Crea una búsqueda de duplicados por cada fuente de registros nuevos, como formularios o importaciones.
- Recibe primero alertas de una búsqueda nueva y automatiza la fusión solo cuando esté probada.
- Da al equipo del cliente una cola de revisión para los conjuntos que solo ellos pueden decidir.
- Informa al cliente cada mes de las fusiones, los conjuntos pendientes de revisión y las fuentes activas.
- Dedupely avisa, fusiona de forma programada las búsquedas probadas y registra cada fusión para los informes a clientes.
Para mantener limpio el CRM de un cliente con cuota mensual, crea una búsqueda para cada fuente de duplicados nuevos y empieza por las alertas. Fusiona de forma programada y automática las búsquedas probadas, y dedica tus horas mensuales a revisión, informes y ajustes.
La primera limpieza es la parte visible del trabajo. Después, formularios, importaciones e integraciones siguen añadiendo registros, y algunos equipos reciben de 20 a 30 duplicados nuevos al día. Sin una rutina, lo acumulado vuelve en pocos meses.
En este artículo verás cómo configurar búsquedas por fuente y cuándo pasar de las alertas a la fusión automática. También verás cómo compartir la revisión con el equipo del cliente, qué reportar cada mes y cuándo revisar tus búsquedas.
Crea una búsqueda por fuente
Una vez fusionado lo acumulado, los duplicados nuevos vienen de una lista corta de orígenes. Cada origen suele crear su propio tipo de duplicado, así que dale a cada uno su propia búsqueda. Nuestro artículo sobre por qué los duplicados vuelven después de una limpieza explica cómo funcionan esas fuentes.
| Fuente | El duplicado que suele crear | Por qué puede comparar la búsqueda |
|---|---|---|
| Formularios web y enlaces de agenda | Un contacto nuevo para alguien que ya existe | Correo, más nombre y apellido |
| Importaciones de listas y eventos | Muchos contactos y empresas a la vez, a menudo con pequeñas diferencias de escritura | Nombre y correo, con erratas permitidas en los nombres |
| Herramientas de prospección y enriquecimiento | Empresas con un nombre o dominio ligeramente distinto | Dominio raíz y nombre de empresa |
| Apps de teléfono y llamadas | Un contacto con solo un teléfono | Teléfono, comparado sin formato, más el nombre |
| Sincronizaciones con otros sistemas | Un registro recreado tras una fusión, o creado dos veces | El ID del otro sistema, si está guardado en un campo |
Los filtros pueden acotar una búsqueda a una fuente, como los registros con un origen concreto o creados después de una fecha. Nombra cada búsqueda según su objeto y su fuente, como "Contacts · Web forms · Exact email". Así cualquiera del equipo las distingue.
Como cada cliente tiene sus propias búsquedas y reglas, nada pasa automáticamente de un cliente a otro. Lo que sí pasa es cómo las nombras y organizas, algo que se explica en un mismo proceso de limpieza de CRM para cada cliente.
Primero avisos, luego fusión automática
Activa las alertas antes de dejar que una búsqueda nueva fusione nada. En Dedupely, Auto Match revisa una búsqueda con una programación y avisa por correo cuando sus coincidencias llegan a la cifra que fijes. Nunca fusiona.
Las alertas llegan a cada usuario que las tenga activadas, como máximo una vez al día. Si trabajas en las empresas de varios clientes, recibes un solo correo que las cubre todas, lo que agiliza la revisión matinal.
Cuando una búsqueda ha demostrado su valor, puedes fusionar sus duplicados automáticamente y de forma programada con Auto Merge. Una búsqueda suele estar lista cuando:
- Has fusionado a mano uno o dos conjuntos y en bloque una o dos páginas, y los has comprobado en el CRM.
- Has rechazado sus coincidencias falsas y han dejado de aparecer otras nuevas.
- Sus resultados se mantienen estables de un análisis al siguiente.
Empieza por las búsquedas de las que estás más seguro, como coincidencias exactas de email de formularios web. Deja las búsquedas más amplias en alertas, donde decide una persona. Nuestro artículo sobre con qué frecuencia deduplicar tu CRM explica cómo elegir una programación.
Da al equipo del cliente una cola de revisión
Algunos conjuntos necesitan a alguien que conozca el negocio del cliente. Dos contactos con el mismo nombre y teléfono pueden ser una persona o un padre y un hijo. Dos empresas con el mismo dominio pueden ser un cliente o dos sucursales.
Envía esos conjuntos a Manual Review. Se quedan ahí hasta que alguien los fusiona o los quita, y la fusión automática nunca los toca. La revisión siempre es un paso manual, así que nada llega ahí por sorpresa.
Si quieres implicar al cliente, puedes añadirlo a su empresa como Admin o User. Su acceso lo lleva a tu cuenta de partner, donde solo ve su propia empresa y puede trabajar la cola. Los accesos son opcionales, así que algunos clientes prefieren que lleves los conjuntos a vuestra llamada.
Acuerda con tu equipo un ritmo para la cola, como una franja semanal o mensual. Una configuración habitual son tres o cuatro búsquedas probadas que fusionan automáticamente. Una o dos búsquedas más laxas se revisan a mano una o dos veces al mes. Una cola que nadie vacía vuelve a convertirse en un atraso.
Usa Merge History como registro mensual
Merge History hace casi todo el trabajo mensual por ti. Muestra lo que pasó, y el recuento de coincidencias de cada búsqueda muestra la tendencia.
Cada fusión queda registrada en Merge History, tanto si la hiciste a mano, en bloque o programada. Para cada una muestra los registros originales, los valores ganadores y el resultado final, con un enlace al registro en el CRM. Puedes filtrarla por objeto, término de búsqueda y fecha.
Expórtalo como CSV cada mes. El archivo conserva los valores originales y los ID de cada registro fusionado. Eso responde a "¿adónde fue este teléfono?" mucho después de la fusión.
La mayoría de las fusiones se pueden deshacer durante 30 días desde Merge History. Después, el CSV es la forma de restaurar los valores si una fusión salió mal.
Qué informar al cliente cada mes
Un informe mensual debe ser breve y usar siempre las mismas cifras, para que el cliente pueda comparar meses. Cubre lo que cambió, lo que está pendiente de él y lo que harás después.
| Sección | Qué muestra | De dónde viene |
|---|---|---|
| Fusionados este mes | Conjuntos fusionados y registros eliminados, por objeto | Merge History, filtrado por fecha |
| Tendencia | Duplicados encontrados frente al mes pasado | Número de coincidencias de cada búsqueda |
| Esperando al cliente | Conjuntos en revisión, con un ejemplo de cada uno | La cola de revisión |
| Rechazados | Conjuntos que decidiste que son registros separados, y por qué | Coincidencias rechazadas |
| Fuentes | Qué fuentes siguen creando más duplicados | Búsquedas por fuente |
| Cambios | Búsquedas nuevas, cambios de reglas y todo lo que pase a fusión automática | Tus propias notas |
Adjunta el CSV de Merge History, o tenlo listo para cuando el cliente lo pida. Para saber cómo demostrar la primera limpieza y presentar cifras de antes y después, consulta Deduplicación de CRM para consultores y agencias.
Deja que el cliente reciba el Duplicate Report
El Duplicate Report mantiene informado al cliente entre tus informes mensuales, sin trabajo extra para ti. Las cuentas de partner no lo reciben, así que llega a un usuario del cliente que invites a su empresa.
Ese usuario recibe solo el informe de esa empresa, nunca el de otro cliente, semanal o mensualmente los lunes. Empieza cuando lo activa en sus ajustes de notificaciones y ha iniciado sesión al menos una vez. La empresa también necesita un CRM sincronizado con al menos una fusión.
Cuándo revisar tus búsquedas
Las búsquedas que funcionaron el primer mes se desvían a medida que cambian los datos y herramientas del cliente. Estas señales te indican que toca revisarlas.
- Aparece una fuente nueva. Un formulario, integración o importación de lista nuevos tienen su propia búsqueda, con alertas durante unas semanas antes de fusionar nada.
- Rechazas una y otra vez el mismo tipo de coincidencia. Ajusta la búsqueda en lugar de rechazar conjuntos uno a uno.
- Se apartan más conjuntos. Un número creciente de coincidencias grandes o arriesgadas suele indicar que una búsqueda se ha vuelto demasiado amplia.
- El cliente cambia su forma de trabajar. Los campos, equipos o propietarios nuevos pueden cambiar qué valores deben ganar en una fusión.
- La situación del cliente cambia. Una migración, una adquisición o una contratación rápida cambian de dónde vienen los duplicados.
Para lo último, nuestro artículo sobre gestionar los duplicados de un cliente en cada etapa del CRM explica qué cambiar en cada situación. Una revisión trimestral de Merge Rules y Safety Settings detecta el resto.
Cómo mantiene Dedupely limpios a los clientes recurrentes entre revisiones
En Dedupely, cada cliente mantiene sus propias búsquedas, alertas y reglas, y las búsquedas probadas fusionan automáticamente de forma programada. Los conjuntos dudosos van a revisión para ti o para el equipo del cliente, y Merge History guarda los valores originales de cada fusión para tu informe. El programa de partners de Dedupely explica cómo cabe cada cliente en una sola cuenta.
Una rutina que el cliente puede ver
El trabajo continuo con un cliente es más tranquilo que la primera limpieza, y de eso se trata. Las búsquedas por origen detectan pronto los duplicados nuevos, las probadas fusionan de forma programada y el equipo del cliente solo decide los grupos que lo requieren.
El informe mensual hace visible ese trabajo silencioso. Cuando las mismas cifras aparecen cada mes, el cliente ve un CRM que se mantiene limpio. Es una razón clara para mantener la cuota mensual.
Preguntas frecuentes
¿Con qué frecuencia debo deduplicar el CRM de un cliente con cuota mensual?
Revisa alertas y cola de revisión cada semana, informa cada mes y revisa búsquedas y reglas de fusión cada trimestre. Entre medias, las búsquedas fiables pueden fusionar de forma programada. El ritmo adecuado depende de lo rápido que las fuentes del cliente añaden registros, así que observa la tendencia los primeros meses.
¿Debería activar la fusión automática en el CRM de un cliente?
Sí, en las búsquedas que hayas probado. Fusiona primero unos conjuntos a mano y una o dos páginas en bloque, compruébalos en el CRM y rechaza las coincidencias falsas. Empieza por las búsquedas más seguras, como las coincidencias exactas de correo, y deja las más amplias en alertas donde decide una persona.
¿Qué debe incluir un informe mensual de limpieza del CRM?
Debe incluir los conjuntos fusionados y los registros eliminados por objeto, la tendencia de duplicados encontrados y los conjuntos que esperan al cliente. Añade los conjuntos que rechazaste y por qué, las fuentes que aún crean duplicados y los cambios de ese mes en búsquedas, reglas o fusión automática.
¿El cliente necesita acceso a Dedupely?
No, el acceso es opcional. Si quieres implicar al cliente, puedes añadirlo como Admin o como User. Su acceso le lleva a tu cuenta de partner, donde solo ve su propia empresa y su cola de revisión. Otros clientes prefieren ver los conjuntos en una llamada.
¿Por qué vuelven los duplicados después de limpiar un CRM?
Porque las fuentes siguen funcionando. Los formularios web, los enlaces de reserva, las importaciones de listas, las herramientas de prospección y las sincronizaciones siguen creando registros, a menudo de personas y empresas que ya existen. Una búsqueda por fuente, con alertas y después fusión automática cuando esté probada, los detecta antes de que se acumulen.
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