TL;DR
- As limpezas de clientes precisam de prova, porque uma limpeza concluída só aparece como menos registos.
- Acordem por escrito sobre o que é duplicata, com o responsável de decisão do cliente.
- Contagem de registos antes e depois, com guardar dos valores originais de cada unificação.
- Com muitas ferramentas de cliente, limpe os dados antes de entrarem no CRM e depois limpe dentro dele.
- Dedupely encontra duplicatas com os seus critérios, pré-visualiza cada merge e regista os valores originais de cada merge.
Quando faz limpeza do CRM de um cliente, trabalha nos seus dados, com as suas ferramentas, no seu prazo. Alguns gerem vários CRMs de clientes mês após mês. Outros entram para um projeto, frequentemente antes de uma migração ou lançamento. De qualquer forma, o que mais ouço é sobre provar o trabalho. Uma limpeza bem feita deixa uma base de dados menor que o cliente não consegue verificar facilmente. Nesta publicação, verá como acordar critérios, manter um registo de cada merge e comunicar resultados em que o cliente confia.
Dois tipos de trabalho de deduplicação de cliente
Agências e freelancers que gerem CRMs de vários clientes realizam trabalho recorrente. Cada cliente tem a sua própria CRM, as suas próprias ferramentas e a sua própria definição de duplicado. Novos duplicados continuam a chegar de formulários, importações e integrações, por isso o trabalho nunca termina completamente.
Os consultores em projectos únicos trabalham em direcção a uma data estabelecida por outra coisa: uma migração, um lançamento de integração ou o início de um contrato. O projecto termina com uma entrega, e o cliente fica com cada fusão após a sua saída.
Os dois têm ritmos diferentes, mas exigem as mesmas provas. Em ambos os casos, o cliente tem de conseguir ver o que fez e porquê.
Porque demonstrar o trabalho é a parte difícil
Uma limpeza concluída aparece como menos registos. O cliente vê a contagem de contactos cair por milhares e pergunta o que desapareceu.
Uma mesclagem errada é muito mais visível do que mil certas. Um representante encontra uma conta com outro nome, ou um número de telefone que usou na semana passada desapareceu. Sem um registo, não consegue demonstrar o que aconteceu.
Por isso trato a prova como parte do projeto desde o primeiro dia. Tudo abaixo funciona da mesma forma em HubSpot Contacts, Salesforce Accounts ou Pipedrive People.
Defina o que conta como um duplicado antes de fazer a fusão
Cada equipa define duplicados de forma ligeiramente diferente. Um cliente trata cada sucursal como empresa própria, outro quer um registo por empresa em todo o lado.
Resolva estas questões com o cliente antes de qualquer fusão e coloque as respostas por escrito. Tornam-se seus critérios e, mais tarde, são sua resposta para "por que estes dois se fundiram?"
| O que acordar | Por que importa ao cliente |
|---|---|
| O que conta como duplicado, objeto por objeto | Ramos, regiões e filiais podem ter de ficar separados. |
| Qual registo sobrevive e quais valores vencem | Proprietário, fase de ciclo de vida e e-mail decidem quem trabalha a conta e quem obtém a comissão. |
| Que conjuntos vão para revisão em vez de consolidação em massa | Contas-chave, registos de faturação e registos sincronizados trazem o maior risco. |
| Quem aprova no lado do cliente | Uma pessoa responsável mantém os critérios inalterados durante o projeto. |
Mostrar o antes e depois
Registe os números "antes" antes de fazer alterações. Conte registos por objeto, quantos conjuntos de duplicados cada critério encontra e a origem dos duplicados.
Exporte também os registos que planeia fundir. Se surgir uma questão alguns meses depois, tem os dados tal como eram no primeiro dia.
Conduza o cliente através de algumas fusões antes de executar as restantes. Mostre-lhe os registos que entram, os valores que vencem e o registo que sai. Após a fusão, compare os números para que antes e depois estejam lado a lado.
Mantenha um registo de cada merge
Para cada fusão, mantenha os registos originais, os valores vencedores, o resultado final e uma ligação ao registo unido no CRM. É isso que o permite responder "para onde foi este número de telefone?" num minuto.
Em muitos CRMs, uma fusão não pode ser completamente desfeita. Um registo de fusão com os valores originais é como recriar um registo se uma fusão resultar em erro.
Entregue o registo completo no final do projeto. Mostra ao cliente o que mudou e protege-o quando alguém pergunta sobre uma mesclagem depois de ter saído.
Resultados de relatório que o cliente pode usar
Um bom relatório diz ao cliente o que mudou e o que fazer a seguir. Eu incluiria:
- Duplicatas mescladas e registos removidos, por objeto.
- Conjuntos deixados para o cliente rever e porquê cada um precisa de uma pessoa.
- Conjuntos que reviu e rejeitou, porque são registos separados.
- As fontes que continuam a criar duplicatas, com um exemplo de cada.
- O que recomenda a seguir, como corrigir um formulário ou uma verificação recorrente.
Trabalhar entre as ferramentas de cada cliente
Cada cliente tem uma stack diferente: formulários web, ferramentas de enriquecimento e prospecting, folhas de cálculo e por vezes um segundo CRM. Não pode deduplicar dentro de cada um deles. Uma ferramenta de enriquecimento, por exemplo, geralmente não pode ser limpa do seu lado, e os seus dados vão para o CRM de qualquer forma.
Limpe dados antes de entrarem onde puder: folhas de cálculo antes de importar, e o sistema antigo antes de uma migração. Depois limpe no CRM para tudo o resto. Quando dois CRMs sincronizam nos dois sentidos, existe um duplicado dos dois lados, portanto a fusão tem de acontecer em ambos.
Na primeira semana, liste cada ferramenta que cria registos para esse cliente. Explica por que duplicados voltam, e transforma o relatório num plano.
Para clientes contínuos, automatize o que tem a certeza
Assim que o backlog está limpo e o cliente confia nos seus critérios, configure os padrões de que tem mais certeza para mesclar automaticamente. Registos onde três ou quatro campos fortes correspondem, como nome, e-mail e empresa, são bons candidatos.
Fundir novos duplicados automaticamente impede que se propaguem entre as suas verificações. Casos extremos continuam a ir para revisão, do seu lado ou do cliente.
Envie um relatório breve conforme uma agenda regular, mensal para a maioria dos clientes. Os mesmos números cada vez tornam o trabalho visível muito tempo depois da primeira limpeza.
Como Dedupely o ajuda a provar cada fusão do cliente
Ligar o CRM de um cliente a Dedupely nunca altera os seus dados, e pode pré-visualizar cada merge antes de executar. Cada merge é registado com os registos originais, os valores vencedores, o resultado final e uma ligação ao registo unido. Pode exportar esse histórico como CSV, que é também como recria um registo, uma vez que os merges não podem ser desfeitos.
Se trabalhar com clientes regularmente, há dois programas:
| Programa de parceria | Programa de afiliados | |
|---|---|---|
| Como está configurado | A sua conta é um guarda-chuva. Cada cliente fica abaixo dela, separado e independente dos outros. | O seu cliente compra a sua própria subscrição através do seu link de afiliado. |
| Quem gere o projeto | Você, com controlo total do projeto de deduplicação e da conta. Pode dar aos clientes acesso como administrador ou utilizador. | O seu cliente, com a equipa de sucesso do cliente Dedupely a tomar conta deles. |
| O que ganha | Cobra aos clientes o que quer pela desduplicação e obtém 15% de desconto no nível em que é colocado. O seu nível é definido pelo total de registos em todos os seus clientes e respetivos CRMs. | 15% de comissão em qualquer subscrição comprada através da sua ligação, enquanto estiver ativa. |
| Quem apoia quem | Dedupely toma conta de si, e você toma conta dos seus clientes. | A equipa de sucesso da Dedupely cuida do cliente. |
Faça a próxima limpeza do cliente com um registo de cada merge
Coloque o acordo por escrito antes de unir
Quer o trabalho seja recorrente ou um projecto único, uma limpeza de cliente resume-se a provas. Critérios acordados por escrito explicam por que os registos foram mesclados, e números "antes" ao lado das mesmas contagens depois mostram o que mudou.
Um registo de cada merge, com os seus valores originais, documenta todo o trabalho. Responde a questões muito depois do projeto terminar, e é o que o cliente mantém na transferência.
Perguntas frequentes
Como justifica o valor de uma limpeza de CRM a um cliente?
Apresente o antes e depois com os mesmos números: registos por objeto, conjuntos de duplicatas encontrados e mesclados. Acorde os critérios por escrito, guie o cliente através de mesclagens de exemplo, registe cada mesclagem com valores originais e vencedores. Depois, relate o que permaneceu para revisão e o motivo.
O que um relatório de desduplicação de CRM deve incluir?
Deve incluir conjuntos de duplicatas mesclados e registos removidos por objeto, conjuntos deixados para revisão e motivo, e conjuntos rejeitados como registos separados. Adicione as fontes que continuam a criar duplicatas, com exemplos, e os seus próximos passos. Repita os mesmos números em cada relatório para comparação.
Como desduplicar o CRM de um cliente sem perder dados?
Concorde com o cliente sobre qual registo sobrevive e que valores vencem, depois pré-visualize uma amostra de fusões em conjunto. Exporte os registos antes de unir e mantenha um registo de cada fusão com os seus valores originais. Muitos CRMs não conseguem desfazer completamente uma fusão, pelo que esse registo é a forma de restaurar tudo.
Que abordagem de deduplicação de CRM funciona em várias ferramentas de vendas e marketing?
Limpe dados antes de entrarem no CRM onde uma ferramenta o permitir, como folhas de cálculo antes da importação. Limpe no CRM para ferramentas que não consegue limpar do seu lado, como ferramentas de enriquecimento. Quando dois CRMs sincronizam nos dois sentidos, faça merge em ambos os sistemas em simultâneo.
Como combinar com um cliente o que é um duplicado?
Partilhe amostras de conjuntos de duplicados prováveis para cada conjunto de critérios, incluindo casos borderline. Peça ao cliente quais os conjuntos a fundir e quais a rejeitar, depois ajuste os critérios. Determine quais os valores que vencem e quais os conjuntos que vão sempre para revisão, e obtenha aprovação de um decisor.
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