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TL;DR

  • As limpezas de clientes precisam de prova, porque uma limpeza concluída só aparece como menos registros.
  • Acordem por escrito sobre o que é duplicata, com o responsável de decisão do cliente.
  • Contagem de registros antes e depois, com guardar dos valores originais de cada unificação.
  • Com muitas ferramentas de cliente, limpe os dados antes de entrarem no CRM e depois limpe dentro dele.
  • O Dedupely encontra duplicados com seus critérios, visualiza a prévia de cada mesclagem e registra os valores originais de cada mesclagem.

Quando você limpa o CRM de um cliente, trabalha nos dados dele, com as ferramentas dele, no prazo dele. Alguns de vocês administram vários CRMs de clientes mês após mês. Outros entram para um projeto, muitas vezes antes de uma migração ou de um lançamento. De qualquer forma, a parte sobre a qual mais ouço falar é comprovar o trabalho. Uma boa limpeza deixa uma base de dados menor que o cliente não consegue verificar com facilidade. Neste post, você vai ver como combinar critérios, manter um registro de cada mesclagem e relatar resultados em que o cliente possa confiar.

Dois tipos de trabalho de deduplicação de cliente

Agências e freelancers que gerenciam CRMs de vários clientes fazem um trabalho recorrente. Cada cliente tem seu próprio CRM, suas próprias ferramentas e sua própria definição de duplicado. Novos duplicados continuam chegando de formulários, importações e integrações, por isso o trabalho nunca termina de vez.

Os consultores em projectos únicos trabalham em direcção a uma data estabelecida por outra coisa: uma migração, um lançamento de integração ou o início de um contrato. O projecto termina com uma entrega, e o cliente fica com cada mesclagem após a sua saída.

Os dois têm ritmos diferentes, mas exigem as mesmas provas. Em ambos os casos, o cliente tem que conseguir ver o que fez e porquê.

Porque demonstrar o trabalho é a parte difícil

Uma limpeza concluída aparece como menos registros. O cliente vê a contagem de contatos cair por milhares e pergunta o que desapareceu.

Uma mesclagem errada é muito mais visível do que mil certas. Um representante encontra uma conta com outro nome, ou um número de telefone que usou na semana passada desapareceu. Sem um registro, não consegue demonstrar o que aconteceu.

Por isso trato a prova como parte do projeto desde o primeiro dia. Tudo abaixo funciona da mesma forma em HubSpot Contacts, Salesforce Accounts ou Pipedrive People.

Defina o que conta como um duplicado antes de fazer a mesclagem

Cada equipe define duplicados de forma ligeiramente diferente. Um cliente trata cada sucursal como empresa própria, outro quer um registro por empresa em todo o lado.

Resolva estas questões com o cliente antes de qualquer mesclagem e coloque as respostas por escrito. Tornam-se seus critérios e, mais tarde, são sua resposta para "por que estes dois se mesclaram?"

O que acordar Por que importa ao cliente
O que conta como duplicado, objeto por objeto Ramos, regiões e filiais podem ter de ficar separados.
Qual registro sobrevive e quais valores vencem Proprietário, fase de ciclo de vida e e-mail decidem quem trabalha a conta e quem obtém a comissão.
Que conjuntos vão para revisão em vez de consolidação em massa Contas-chave, registros de faturamento e registros sincronizados carregam o maior risco.
Quem aprova no lado do cliente Uma pessoa responsável mantém os critérios inalterados durante o projeto.

Mostrar o antes e depois

Registre os números "antes" antes de fazer alterações. Conte registros por objeto, quantos conjuntos de duplicados cada critério encontra e a origem dos duplicados.

Exporte também os registros que planeja mesclar. Se surgir uma questão alguns meses depois, tem os dados tal como eram no primeiro dia.

Conduza o cliente por algumas mesclagens antes de rodar as restantes. Mostre a ele os registros que entram, os valores que vencem e o registro que sai. Depois da mesclagem, refaça as mesmas contagens para que o antes e o depois fiquem lado a lado.

Mantenha um registro de cada merge

Para cada mesclagem, mantenha os registros originais, os valores vencedores, o resultado final e um link para o registro mesclado no CRM. É isso que permite responder "para onde foi este número de telefone?" em um minuto.

Em muitos CRMs, uma mesclagem não pode ser completamente desfeita. Um registro de mesclagem com os valores originais é como recriar um registro se uma mesclagem resultar em erro.

Entregue o registro completo no fim do projeto. Ele mostra ao cliente o que mudou e protege você quando alguém perguntar sobre uma mesclagem depois que você tiver saído.

Resultados de relatório que o cliente pode usar

Um bom relatório diz ao cliente o que mudou e o que fazer a seguir. Eu incluiria:

  • Duplicatas mescladas e registros removidos, por objeto.
  • Conjuntos deixados para o cliente revisar, e por que cada um precisa de uma pessoa.
  • Conjuntos que você revisou e rejeitou, porque são registros separados.
  • As fontes que continuam a criar duplicatas, com um exemplo de cada.
  • O que recomenda a seguir, como corrigir um formulário ou uma verificação recorrente.

Trabalhar entre as ferramentas de cada cliente

Cada cliente tem uma stack diferente: formulários web, ferramentas de enriquecimento e prospecting, planilhas e por vezes um segundo CRM. Não pode deduplicar dentro de cada um deles. Uma ferramenta de enriquecimento, por exemplo, geralmente não pode ser limpa do seu lado, e os seus dados vão para o CRM de qualquer forma.

Limpe dados antes de entrarem onde puder: planilhas antes de importar, e o sistema antigo antes de uma migração. Depois limpe no CRM para tudo o resto. Quando dois CRMs sincronizam nos dois sentidos, existe um duplicado dos dois lados, portanto a mesclagem tem que acontecer em ambos.

Na primeira semana, liste cada ferramenta que cria registros para esse cliente. Explica por que duplicados voltam, e transforma o relatório num plano.

Para clientes contínuos, automatize o que tem a certeza

Assim que o backlog está limpo e o cliente confia nos seus critérios, configure os padrões de que tem mais certeza para mesclar automaticamente. Registros onde três ou quatro campos fortes correspondem, como nome, e-mail e empresa, são bons candidatos.

Mesclar novos duplicados automaticamente impede que se propaguem entre as suas verificações. Casos extremos continuam a ir para revisão, do seu lado ou do cliente.

Envie um relatório breve conforme uma agenda regular, mensal para a maioria dos clientes. Os mesmos números cada vez tornam o trabalho visível muito tempo depois da primeira limpeza.

Como Dedupely o ajuda a provar cada mesclagem do cliente

Você pode exportar esse histórico em CSV, que também é como você recria um registro, já que mesclagens não podem ser desfeitas. Conectar o CRM de um cliente à Dedupely nunca altera os dados dele, e você visualiza cada mesclagem antes de rodar. Cada mesclagem fica registrada com os registros originais, os valores vencedores, o resultado final e um link para o registro mesclado. A maioria das mesclagens pode ser desfeita em 30 dias pelo Merge History, e a exportação em CSV é como você recria um registro quando o desfazer não se aplica. Veja como desfazer uma mesclagem.

Se trabalhar com clientes regularmente, há dois programas:

Programa de parceria Programa de afiliados
Como está configurado A sua conta é um guarda-chuva. Cada cliente fica abaixo dela, separado e independente dos outros. O seu cliente compra a sua própria assinatura através do seu link de afiliado.
Quem gerencia o projeto Você, com controle total do projeto de deduplicação e da conta. Pode dar aos clientes acesso com funções predefinidas (Administrador, Gestor de dados, Contador e Usuário somente leitura) ou funções personalizadas, com Sem acesso, Ler ou Ler e modificar em cada área. O seu cliente, com a equipe de sucesso do cliente Dedupely a tomar conta deles.
O que ganha Cobra aos clientes o que quer pela desduplicação e obtém 15% de desconto no nível em que é colocado. O seu nível é definido pelo total de registros em todos os seus clientes e respetivos CRMs. 15% de comissão sobre qualquer assinatura comprada pelo seu link, enquanto ela estiver ativa.
Quem apoia quem Dedupely toma conta de si, e você toma conta dos seus clientes. A equipe de sucesso da Dedupely cuida do cliente.

Faça a próxima limpeza do cliente com um registro de cada merge

Coloque o acordo por escrito antes de unir

Quer o trabalho seja recorrente ou um projecto único, uma limpeza de cliente resume-se a provas. Critérios acordados por escrito explicam por que os registros foram mesclados, e números "antes" ao lado das mesmas contagens depois mostram o que mudou.

Um registro de cada merge, com os seus valores originais, documenta todo o trabalho. Responde a questões muito depois do projeto terminar, e é o que o cliente mantém na transferência.

Perguntas frequentes

Como justifica o valor de uma limpeza de CRM a um cliente?

Apresente o antes e depois com os mesmos números: registros por objeto, conjuntos de duplicatas encontrados e mesclados. Acorde os critérios por escrito, guie o cliente através de mesclagens de exemplo, registre cada mesclagem com valores originais e vencedores. Depois, relate o que permaneceu para revisão e o motivo.

O que um relatório de desduplicação de CRM deve incluir?

Deve incluir conjuntos de duplicatas mesclados e registros removidos por objeto, conjuntos deixados para revisão e motivo, e conjuntos rejeitados como registros separados. Adicione as fontes que continuam a criar duplicatas, com exemplos, e os seus próximos passos. Repita os mesmos números em cada relatório para comparação.

Como desduplicar o CRM de um cliente sem perder dados?

Combine com o cliente qual registro sobrevive e quais valores prevalecem, depois visualize a prévia de uma amostra de mesclagens juntos. Exporte os registros antes de unir e mantenha um registro de cada mesclagem com os valores originais. Muitos CRMs não conseguem desfazer uma mesclagem por completo, então esse registro é como você restaura qualquer coisa.

Que abordagem de deduplicação de CRM funciona em várias ferramentas de vendas e marketing?

Limpe dados antes de entrarem no CRM onde uma ferramenta o permitir, como planilhas antes da importação. Limpe no CRM para ferramentas que não consegue limpar do seu lado, como ferramentas de enriquecimento. Quando dois CRMs sincronizam nos dois sentidos, faça merge em ambos os sistemas em simultâneo.

Como combinar com um cliente o que é um duplicado?

Compartilhe amostras de conjuntos de duplicados prováveis para cada conjunto de critérios, incluindo casos borderline. Peça ao cliente quais os conjuntos a mesclar e quais a rejeitar, depois ajuste os critérios. Determine quais os valores que vencem e quais os conjuntos que vão sempre para revisão, e obtenha aprovação de um decisor.