TL;DR
- Peça direitos de administrador no CRM do cliente antes de planejar mais alguma coisa.
- Sincronize primeiro só os objetos que vai limpar, normalmente contatos ou empresas.
- Veja os duplicados e as suas origens antes de um único registro mudar.
- Combine com o cliente o que conta como duplicado, com exemplos reais.
- O Dedupely conecta o CRM de um cliente sem alterá-lo, e depois visualiza a prévia e testa cada mesclagem.
Na primeira semana com o CRM de um novo cliente, obtenha acesso, conecte-o e veja os dados e suas origens. Depois combine o que é um duplicado e faça algumas mesclagens de teste, antes que qualquer coisa seja mesclada em grande escala.
A primeira semana define o ritmo de todo o projeto. Se a apressar, passa o segundo mês a explicar uma mesclagem que ninguém esperava.
Neste artigo, você vai ver o que fazer nessa semana, em ordem. Vai do acesso e do primeiro olhar sobre os dados até a definição de duplicados, as mesclagens de teste e o alinhamento com o cliente.
Primeiro dia: obter o acesso certo
Peça acesso na primeira chamada, antes de planejar qualquer outra coisa. Quando você se cadastra como parceiro, o Dedupely transforma sua conta numa conta de parceiro. Depois você conecta o CRM de cada cliente separadamente, então é o administrador da instância desse cliente no Dedupely.
Para conectar o CRM de um cliente, você precisa de direitos de administrador nele. Alguns CRMs aceitam permissões mais restritas, e o guia para conectar o CRM indica o que cada um precisa.
Numa empresa maior, o acesso de administrador pode levar dias, e às vezes a TI ou uma equipe de segurança revisa a ferramenta primeiro. Pergunte no primeiro dia quem aprova.
Se surgir uma revisão, compartilhe cedo a página do Dedupely Centro de Confiança cedo. Tem os documentos que as equipes de segurança costumam pedir.
Conecte o CRM e escolha os objetos
Conectar e sincronizar nunca mesclam, editam ou excluem nada no CRM do cliente. Diga isso ao cliente logo no início, porque conectar uma nova ferramenta pode parecer arriscado.
O Dedupely sincroniza objetos inteiros, como todos os contatos ou todas as empresas. Ative só os objetos que vai limpar primeiro, porque os registros de cada objeto ativo contam para o plano. Numa conta de parceiro, o total soma todos os clientes, e pode definir quanto do limite cada um usa.
| Objeto | Ative-o primeiro quando | O que vigiar |
|---|---|---|
| Contatos ou pessoas | Os comerciais ou o marketing queixam-se de a mesma pessoa aparecer duas vezes | Caixas compartilhadas e familiares que compartilham email ou telefone |
| Empresas ou contas | Os relatórios contam clientes a dobrar, ou dois comerciais trabalham a mesma conta | Filiais e subsidiárias que compartilham um domínio |
| Leads | Muitos registros chegam de formulários e ferramentas de prospeção | Leads e contatos nunca coincidem entre si, porque a correspondência fica dentro de um objeto |
As planilhas não contam para o limite de registros. Se o cliente também mantiver listas fora do CRM, você pode limpá-las num espaço de planilhas.
A primeira sincronização
A primeira sincronização depende do tamanho de cada objeto. Como referência, demora 2 a 15 minutos até 50.000 registros e 15 a 90 minutos até 300.000, e mais nas maiores bases de dados.
Os limites da API do seu CRM podem deixar a primeira sincronização mais lenta, por isso inicie-a antes da reunião de início. Depois disso, o Dedupely atualiza a cada 10–30 minutos.
Veja antes de mexer em seja o que for
Pesquisar, analisar e mudar opções de correspondência nunca altera o CRM, por isso pode explorar à vontade. Use isso para compreender os dados antes de planejar uma única mesclagem.
- Execute as pesquisas padrão. O Dedupely tem Duplicate Searches padrão para cada objeto, prontas na primeira vez que você faz login.
- Registre as contagens. Cada pesquisa mostra o número de correspondências e os registros que contêm. Esses são os seus números de "antes" para o relatório ao cliente.
- Abra os maiores conjuntos. Um conjunto com dezenas de registros é normalmente um valor fictício ou uma caixa compartilhada, raramente um cliente.
- Verifique o que fica retido. As Safety Settings mantêm as correspondências arriscadas, como grupos com mais de 20 registros ou dados de teste, na aba Excluded.
Em contatos, empresas e leads, o Dedupely Intelligence também analisa automaticamente e mostra quantas correspondências encontrou. Para as verificações mais amplas de um CRM que não montou, veja o que verificar primeiro quando herda um CRM desarrumado.
Descubra de onde vêm os duplicados
Uma limpeza que ignora as origens acaba com os mesmos duplicados um mês depois. Peça ao cliente todas as ferramentas e processos que criam registros.
- Formulários web, links de marcação e apps de telefone.
- Importações de listas, listas de eventos e ferramentas de prospeção ou enriquecimento.
- Sincronizações com outros sistemas, como faturamento, suporte ou outro CRM.
- Comerciais que criam um registro porque não encontraram o existente.
Pergunte também quais dessas ferramentas guardam ID de registro do CRM. Uma mesclagem pode alterar ou remover um ID, e quer essa lista antes da primeira mesclagem, não depois.
A fase em que o cliente está muda a fonte que mais importa. O nosso artigo sobre lidar com os duplicados de um cliente em cada fase do CRM aborda cada situação.
Defina o que é um duplicado para este cliente
O que conta como duplicado depende do caso. O que uma equipe considera duplicado outra pode não considerar, por isso a definição vem do cliente.
Registre a resposta para cada objeto que vai limpar. Uma lista curta chega:
- Alguns conjuntos que são duplicados, tirados dos dados do próprio cliente.
- Alguns conjuntos que parecem iguais mas não são, como filiais ou familiares.
- Registros que nunca devem ser mesclados, como contas-chave ou registros sincronizados com o faturamento.
- Os casos duvidosos, e quem os decide do lado do cliente.
Estes conjuntos conhecidos passam a ser o teste de cada pesquisa que criar. Para manter as respostas numa página por cliente, veja um processo de limpeza de CRM para cada cliente.
Comece pelos duplicados óbvios
Comece pelos duplicados que ninguém discutiria. São a vitória mais rápida e mostram ao cliente que o projeto avança.
Nos contatos, geralmente são o mesmo primeiro nome, sobrenome e email. Nas empresas, o mesmo domínio e nome. Combinar por três ou mais campos mantém baixas as correspondências falsas, e depois você pode afrouxar um campo de cada vez.
- Rejeite as correspondências falsas. Uma correspondência rejeitada fica fora das pesquisas atuais e futuras.
- Envie os conjuntos duvidosos para Manual Review. Ficam lá até alguém as mesclar ou remover, para o cliente decidir mais tarde.
Uma configuração comum é manter as pesquisas mais rigorosas para mesclar e usar as mais amplas apenas para encontrar conjuntos para revisão. As pesquisas mais amplas são onde a opinião do cliente mais importa.
Visualize a prévia e faça suas primeiras mesclagens de teste
Antes da primeira mesclagem, decida o que o registro mesclado mantém. Pode ser a lógica de mesclagem do próprio CRM a decidir, ou pode definir Merge Rules sobre que registro fica e que valores ganham.
Depois, visualize a prévia de alguns grupos. Os valores vencedores aparecem em negrito, e o painel de prévia mostra o registro final. Verifique o responsável, o estágio, o email e o telefone, e se nenhum valor vazio substitui dados reais.
Trate toda mesclagem no CRM do cliente como permanente. Então teste em pequena escala:
- Mescle um ou dois conjuntos que conhece bem, de preferência com notas e negócios associados.
- Abra-os no CRM do jeito que a equipe do cliente faria.
- Compare-os com os registros originais no Merge History.
- Mescle em massa uma ou duas páginas da mesma pesquisa e volte a verificar.
Se algo parecer errado, corrija a regra, porque ela decide cada mesclagem seguinte. O playbook sobre mesclar os registros errados explica como repor valores a partir do CSV do Merge History.
Confirme com o cliente antes de escalar
Termine a semana com um breve ponto de situação. Não há nenhuma aprovação formal a recolher. O cliente confirma que vai no caminho certo antes de começarem as mesclagens em massa.
- As contagens por objeto e as origens que corrigiria primeiro.
- Suas definições escritas, com alguns grupos reais como exemplo.
- Duas ou três mesclagens de teste, abertas no CRM.
- Os conjuntos pouco claros à espera de revisão.
Se quiser o cliente envolvido, você pode adicioná-lo à empresa dele como Admin ou User. O login o leva para a sua conta de parceiro, onde ele vê apenas a própria empresa.
A segunda semana é para mesclar em massa as pesquisas óbvias. Como provar o trabalho no resto do projeto é explicado em Deduplicação em CRM para consultores e agências.
Como o Dedupely o ajuda na primeira semana com um novo cliente
Com uma conta de parceiro do Dedupely, cada novo cliente é a sua própria empresa, e conectar o CRM dele não altera nada até você mesclar. Você cria pesquisas de duplicados, rejeita correspondências falsas, envia grupos duvidosos para revisão e visualiza a prévia de cada mesclagem, enquanto o Merge History guarda cada valor original. O programa de parceiros do Dedupely explica como uma conta reúne todos os clientes.
Uma primeira semana que termina com um rumo
Uma boa primeira semana deixa você com acesso, uma visão clara dos dados e uma definição escrita de duplicado. Também deixa algumas mesclagens que você verificou à mão.
Com isso feito, o cliente já viu exemplos reais e concordou com o rumo. As mesclagens em massa que se seguem são a parte que deve parecer rotina.
Perguntas frequentes
Como começo a limpar o CRM de um novo cliente?
Obtenha direitos de administrador no CRM do cliente, conecte-o e sincronize apenas os objetos que você vai limpar primeiro. Depois veja as correspondências e as suas origens sem alterar nada, e combine com o cliente o que conta como duplicado. Comece pelos duplicados óbvios, e visualize a prévia e teste algumas mesclagens antes de qualquer mesclagem em massa.
Que acesso preciso para deduplicar o CRM de um cliente?
Normalmente, direitos de administrador no CRM do cliente. Alguns CRM aceitam permissões mais restritas, como direitos de edição e mesclagem ou de eliminação nos objetos que vai limpar. Pergunte na primeira chamada, porque a aprovação pode demorar dias numa empresa grande e envolver a equipe de TI ou uma revisão de segurança.
Quanto tempo demora a primeira sincronização do CRM de um cliente?
No Dedupely, leva de 2 a 15 minutos até 50.000 registros e de 15 a 90 minutos até 300.000, e mais nas maiores bases de dados. Os limites de API do CRM também podem fazê-la demorar mais, então comece a sincronização bem antes da reunião de início.
O cliente tem que aprovar cada mesclagem?
Normalmente não. Os clientes acordam no início o que conta como duplicado, e um acompanhamento curto confirma que a limpeza vai no sentido certo. Só os conjuntos pouco claros, como dois escritórios de uma empresa ou familiares, precisam que alguém do lado do cliente decida antes de serem mesclados.
Quantas mesclagens de teste devo fazer antes de mesclar em massa?
Comece com um ou dois grupos que você conhece bem, de preferência com notas e negócios anexados, e abra-os no CRM. Depois mescle em massa uma ou duas páginas da mesma pesquisa e verifique de novo. Quando estiverem certas, mescle o resto dessa pesquisa em lotes maiores.
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