TL;DR
- Chiedi i diritti di amministratore nel CRM del cliente prima di pianificare qualsiasi altra cosa.
- Sincronizza prima solo gli oggetti che pulirai, di solito contatti o aziende.
- Guarda i duplicati e le loro fonti prima che cambi un solo record.
- Concorda con il cliente cosa conta come duplicato, con esempi reali.
- Dedupely collega il CRM di un cliente senza modificarlo, poi mostra l'anteprima e prova ogni unione.
Nella prima settimana con il CRM di un nuovo cliente, ottieni l'accesso, collegalo e guarda i dati e le loro fonti. Poi concordate cos'è un duplicato e fai qualche unione di prova, prima di unire qualsiasi cosa su larga scala.
La prima settimana dà il ritmo a tutto il progetto. Se la affretti, passi il secondo mese a spiegare un'unione che nessuno si aspettava.
In questo articolo vedrai cosa fare quella settimana, in ordine. Si va dall'accesso e dal primo sguardo ai dati alla definizione dei duplicati, alle unioni di prova e al punto con il cliente.
Primo giorno: ottieni l'accesso giusto
Chiedi l'accesso alla prima chiamata, prima di pianificare qualsiasi altra cosa. Quando ti registri come partner, Dedupely trasforma il tuo account in un account partner. Poi colleghi separatamente il CRM di ogni cliente, così sei l'amministratore dell'istanza di quel cliente in Dedupely.
Per collegare il CRM di un cliente ti servono i diritti di amministratore. Alcuni CRM accettano permessi più limitati, e la guida al collegamento del CRM elenca cosa serve a ciascuno.
In un'azienda più grande l'accesso da admin può richiedere giorni, e a volte l'IT o un team di sicurezza esamina prima lo strumento. Chiedi il primo giorno chi lo approva.
Se arriva una revisione, condividi subito la pagina di Dedupely Trust Center presto. Contiene i documenti che i team di sicurezza chiedono di solito.
Collega il CRM e scegli gli oggetti
Collegare e sincronizzare non unisce, modifica né elimina mai nulla nel CRM del cliente. Dillo al cliente presto, perché collegare un nuovo strumento può sembrare rischioso.
Dedupely sincronizza oggetti interi, come tutti i contatti o tutte le aziende. Attiva solo gli oggetti che pulirai per primi, perché i record di ogni oggetto attivo contano per il piano. In un account partner il totale somma tutti i clienti, e puoi stabilire quanta parte del limite usa ciascuno.
| Oggetto | Attivalo prima quando | Cosa tenere d'occhio |
|---|---|---|
| Contatti o persone | Commerciali o marketing si lamentano che la stessa persona compare due volte | Caselle condivise e familiari che condividono email o telefono |
| Aziende o account | I report contano i clienti due volte, o due commerciali seguono lo stesso account | Filiali e controllate che condividono un dominio |
| Lead | Molti record arrivano da moduli e strumenti di prospecting | Lead e contatti non coincidono mai tra loro, perché la corrispondenza resta dentro un oggetto |
I fogli di calcolo non contano sul limite di record. Se il cliente tiene anche elenchi fuori dal CRM, puoi pulirli in un'area fogli di calcolo.
La prima sincronizzazione
La prima sincronizzazione dipende dalla dimensione di ogni oggetto. Come riferimento, richiede da 2 a 15 minuti fino a 50.000 record e da 15 a 90 minuti fino a 300.000, e di più per i database più grandi.
I limiti API del CRM possono allungare la prima sincronizzazione, quindi avviala prima della chiamata di kickoff. Dopo, Dedupely aggiorna ogni 10–30 minuti.
Guarda prima di toccare qualsiasi cosa
Cercare, scansionare e cambiare le opzioni di corrispondenza non cambia mai il CRM, quindi puoi esplorare liberamente. Sfruttalo per capire i dati prima di pianificare anche una sola unione.
- Esegui le ricerche predefinite. Dedupely ha ricerche di duplicati predefinite per ogni oggetto, pronte dal primo accesso.
- Annota i conteggi. Ogni ricerca mostra il numero di corrispondenze e i record che contengono. Sono i tuoi numeri del "prima" per il report al cliente.
- Apri i gruppi più grandi. Un gruppo con decine di record è di solito un valore segnaposto o una casella condivisa, raramente un solo cliente.
- Controlla ciò che viene trattenuto. Safety Settings tengono le corrispondenze rischiose, come gruppi di oltre 20 record o dati di test, nella scheda Excluded.
Su contatti, aziende e lead, Dedupely Intelligence scansiona anche in automatico e mostra quante corrispondenze ha trovato. Per i controlli più ampi su un CRM che non hai costruito tu, vedi cosa controllare per primo quando erediti un CRM disordinato.
Scopri da dove arrivano i duplicati
Una pulizia che ignora le fonti finisce con gli stessi duplicati un mese dopo. Chiedi al cliente ogni strumento e processo che crea record.
- Moduli web, link di prenotazione e app telefoniche.
- Importazioni di elenchi, elenchi di eventi e strumenti di prospecting o arricchimento.
- Sincronizzazioni con altri sistemi, come fatturazione, assistenza o un altro CRM.
- Commerciali che creano un record perché non hanno trovato quello esistente.
Chiedi anche quali di questi strumenti memorizzano gli ID dei record del CRM. Un'unione può cambiare o rimuovere un ID, e quell'elenco ti serve prima della prima unione, non dopo.
La fase in cui si trova il cliente cambia la fonte che conta di più. Il nostro articolo su gestire i duplicati di un cliente in ogni fase del CRM tratta ogni situazione.
Definisci cos'è un duplicato per questo cliente
Cosa conta come duplicato si decide caso per caso. Ciò che un team considera duplicato un altro può non farlo, quindi la definizione la dà il cliente.
Annota la risposta per ogni oggetto che pulirai. Basta un breve elenco:
- Alcuni gruppi che sono duplicati, presi dai dati del cliente.
- Alcuni gruppi che sembrano uguali ma non lo sono, come filiali o familiari.
- Record che non devono mai essere uniti, come account chiave o record sincronizzati con la fatturazione.
- I casi incerti, e chi li decide lato cliente.
Questi gruppi noti diventano il test di ogni ricerca che crei. Per tenere le risposte su una pagina per cliente, vedi un processo di pulizia CRM per ogni cliente.
Inizia dai duplicati più evidenti
Parti dai duplicati su cui nessuno discuterebbe. Sono la vittoria più rapida e mostrano al cliente che il progetto va avanti.
Per i contatti di solito sono lo stesso nome, cognome ed email. Per le aziende, lo stesso dominio e nome. Confrontare su tre o più campi tiene basse le false corrispondenze, e poi puoi allargare un campo alla volta.
- Rifiuta le false corrispondenze. Una corrispondenza rifiutata resta fuori dalle ricerche attuali e future.
- Invia i gruppi dubbi a Manual Review. Restano lì finché qualcuno non le unisce o le rimuove, così il cliente può decidere più tardi.
Una configurazione comune è riservare le ricerche più rigide all'unione e usare quelle più ampie solo per trovare gruppi da rivedere. È sulle ricerche ampie che il parere del cliente conta di più.
Visualizza l'anteprima, poi esegui le prime unioni di prova
Prima della prima unione, decidi cosa mantiene il record unito. Può decidere la logica di unione del CRM, oppure puoi impostare Merge Rules su quale record resta e quali valori vincono.
Poi guarda l'anteprima di alcuni gruppi. I valori vincenti appaiono in grassetto e il pannello di anteprima mostra il record finale. Controlla responsabile, fase, email e telefono, e che nessun valore vuoto sostituisca dati reali.
Considera ogni unione nel CRM del cliente come definitiva. Quindi testa in piccolo:
- Unisci uno o due gruppi che conosci bene, idealmente con note e trattative collegate.
- Aprili nel CRM come farebbe il team del cliente.
- Confrontali con i record originali in Merge History.
- Unisci in blocco una o due pagine della stessa ricerca e ricontrolla.
Se qualcosa sembra sbagliato, correggi la regola, perché decide ogni unione successiva. Il playbook sull'unione dei record sbagliati spiega come ripristinare i valori dal CSV di Merge History.
Confrontati con il cliente prima di scalare
Chiudi la settimana con un breve punto della situazione. Non c'è nessuna approvazione formale da raccogliere. Il cliente conferma che stai andando nella direzione giusta prima che inizino le unioni in blocco.
- I conteggi per oggetto e le fonti che sistemeresti per prime.
- Le tue definizioni scritte, con qualche gruppo reale come esempio.
- Due o tre unioni di prova, aperte nel CRM.
- I gruppi poco chiari in attesa di revisione.
Se vuoi coinvolgere il cliente, puoi aggiungerlo alla sua azienda come Admin o User. Il suo accesso lo porta nel tuo account partner, dove vede solo la propria azienda.
La seconda settimana serve a unire in blocco le ricerche evidenti. Come dimostrare il lavoro nel resto del progetto è spiegato in Deduplicazione CRM per consulenti e agenzie.
Come Dedupely ti aiuta nella prima settimana con un nuovo cliente
Con un account partner Dedupely, ogni nuovo cliente è un'azienda a sé, e collegare il suo CRM non cambia nulla finché non unisci. Crei ricerche di duplicati, rifiuti le false corrispondenze, mandi in revisione i gruppi dubbi e vedi l'anteprima di ogni unione, mentre Merge History conserva ogni valore originale. Il programma partner di Dedupely spiega come un solo account raccoglie tutti i clienti.
Una prima settimana che finisce con una direzione
Una buona prima settimana ti lascia con l'accesso, una visione chiara dei dati e una definizione scritta di duplicato. Ti lascia anche alcune unioni controllate a mano.
Fatto questo, il cliente ha visto esempi reali e ha approvato la direzione. Le unioni in blocco che seguono sono la parte che dovrebbe sembrare di routine.
Domande frequenti
Come inizio a pulire il CRM di un nuovo cliente?
Ottieni i diritti di amministratore nel CRM del cliente, collegalo e sincronizza solo gli oggetti che pulirai per primi. Poi guarda le corrispondenze e le loro origini senza modificare nulla, e concorda con il cliente cosa conta come duplicato. Parti dai duplicati evidenti, e visualizza in anteprima e testa alcune unioni prima di qualsiasi unione in blocco.
Che accesso mi serve per deduplicare il CRM di un cliente?
Di solito diritti di amministratore nel CRM del cliente. Alcuni CRM accettano permessi più ristretti, come diritti di modifica e unione o di eliminazione sugli oggetti da pulire. Chiedilo alla prima chiamata, perché in un'azienda grande l'approvazione può richiedere giorni e coinvolgere l'IT o una revisione di sicurezza.
Quanto dura la prima sincronizzazione del CRM di un cliente?
In Dedupely richiede da 2 a 15 minuti fino a 50.000 record e da 15 a 90 minuti fino a 300.000, e di più per i database più grandi. Anche i limiti dell'API del CRM possono allungarla, quindi avvia la sincronizzazione ben prima della chiamata di kickoff.
Un cliente deve approvare ogni unione?
Di solito no. I clienti concordano all'inizio cosa conta come duplicato, e un breve check-in conferma che la pulizia va nella direzione giusta. Solo i gruppi poco chiari, come due uffici di un'azienda o familiari, richiedono che qualcuno dal lato del cliente decida prima di unirli.
Quante unioni di prova devo fare prima di unire in blocco?
Parti da uno o due gruppi che conosci bene, idealmente con note e trattative collegate, e aprili nel CRM. Poi unisci in blocco una o due pagine della stessa ricerca e ricontrolla. Quando tutto torna, unisci il resto di quella ricerca in lotti più grandi.
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