TL;DR
- Bitten Sie um Admin-Rechte im CRM des Kunden, bevor irgendetwas anderes geplant wird.
- Synchronisieren Sie zuerst nur die Objekte, die Sie bereinigen, meist Kontakte oder Firmen.
- Sehen Sie sich Duplikate und ihre Quellen an, bevor sich auch nur ein Datensatz ändert.
- Stimmen Sie mit dem Kunden anhand echter Beispiele ab, was als Duplikat gilt.
- Dedupely verbindet das CRM eines Kunden, ohne es zu ändern, und sieht dann jeden Merge vorab und testet ihn.
Verschaffen Sie sich in der ersten Woche mit dem CRM eines neuen Kunden Zugriff, verbinden Sie es und sehen Sie sich die Daten und ihre Quellen an. Einigen Sie sich dann, was ein Duplikat ist, und machen Sie ein paar Test-Merges, bevor im großen Stil zusammengeführt wird.
Die erste Woche gibt das Tempo für das ganze Projekt vor. Wer sie überstürzt, verbringt den zweiten Monat damit, einen Merge zu erklären, mit dem niemand gerechnet hat.
In diesem Beitrag sehen Sie, was in dieser Woche zu tun ist, der Reihe nach. Es reicht vom Zugang und dem ersten Blick auf die Daten bis zur Duplikatdefinition, zu Test-Merges und dem Check-in mit dem Kunden.
Tag eins: den richtigen Zugriff bekommen
Fragen Sie im ersten Gespräch nach Zugang, bevor Sie irgendetwas anderes planen. Wenn Sie sich als Partner anmelden, macht Dedupely Ihr Konto zu einem Partnerkonto. Dann verbinden Sie das CRM jedes Kunden separat, sodass Sie Admin der Instanz dieses Kunden in Dedupely sind.
Um das CRM eines Kunden zu verbinden, brauchen Sie dort Admin-Rechte. Manche CRMs akzeptieren engere Berechtigungen, und der Artikel zum Verbinden Ihres CRMs listet auf, was jedes braucht.
Admin-Zugriff kann in einer größeren Firma Tage dauern, und manchmal prüft die IT oder ein Sicherheitsteam das Tool zuerst. Fragen Sie am ersten Tag, wer es freigibt.
Steht eine Prüfung an, teilen Sie früh Dedupelys Trust Center früh. Es enthält die Dokumente, nach denen Sicherheitsteams meist fragen.
Das CRM verbinden und die Objekte wählen
Verbinden und Synchronisieren führt im CRM des Kunden nie etwas zusammen, bearbeitet nichts und löscht nichts. Sagen Sie das dem Kunden früh, denn ein neues Tool anzubinden kann riskant klingen.
Dedupely synchronisiert ganze Objekte, etwa alle Kontakte oder alle Firmen. Aktivieren Sie nur die Objekte, die Sie zuerst bereinigen, denn die Datensätze jedes aktiven Objekts zählen auf Ihren Plan. Im Partnerkonto summiert sich das über alle Kunden, und Sie können festlegen, wie viel vom Limit jeder Kunde nutzt.
| Objekt | Schalten Sie es zuerst ein, wenn | Worauf Sie achten sollten |
|---|---|---|
| Kontakte oder Personen | Vertrieb oder Marketing beschweren sich, dass dieselbe Person doppelt auftaucht | Geteilte Postfächer und Familienmitglieder mit gemeinsamer E-Mail oder Telefonnummer |
| Firmen oder Accounts | Berichte zählen Kunden doppelt, oder zwei Vertriebler bearbeiten denselben Account | Niederlassungen und Tochtergesellschaften mit gemeinsamer Domain |
| Leads | Viele Datensätze kommen aus Formularen und Prospecting-Tools | Leads und Kontakte treffen nie aufeinander, da der Abgleich innerhalb eines Objekts bleibt |
Tabellen zählen nicht zum Datensatzlimit. Führt der Kunde auch Listen außerhalb des CRMs, können Sie diese in einem Tabellenbereich bereinigen.
Der erste Sync
Der erste Sync hängt von der Größe jedes Objekts ab. Als Richtwert dauert er 2 bis 15 Minuten bis 50.000 Datensätze und 15 bis 90 Minuten bis 300.000, bei den größten Datenbanken länger.
Die API-Limits Ihres CRM können die erste Synchronisierung verlängern, starten Sie sie also vor dem Kickoff-Call. Danach aktualisiert Dedupely alle 10–30 Minuten.
Hinsehen, bevor Sie etwas anfassen
Suchen, Scannen und das Ändern von Abgleichsoptionen ändern nie das CRM, also können Sie frei erkunden. Nutzen Sie das, um die Daten zu verstehen, bevor Sie auch nur einen Merge planen.
- Die voreingestellten Suchen ausführen. Dedupely hat für jedes Objekt voreingestellte Duplikatsuchen, bereit ab dem ersten Login.
- Notieren Sie die Zahlen. Jede Suche zeigt die Zahl der Treffer und die Datensätze darin. Das sind Ihre „Vorher“-Zahlen für den Kundenbericht.
- Öffnen Sie die größten Gruppen. Eine Gruppe mit Dutzenden Datensätzen ist meist ein Platzhalterwert oder ein gemeinsames Postfach, selten ein einzelner Kunde.
- Prüfen Sie, was zurückgehalten wird. Safety Settings halten riskante Treffer, etwa Gruppen mit mehr als 20 Datensätzen oder Testdaten, im Tab Excluded.
Bei Kontakten, Firmen und Leads scannt Dedupely Intelligence außerdem automatisch und zeigt, wie viele Treffer es gefunden hat. Für die breiteren Prüfungen bei einem CRM, das Sie nicht aufgebaut haben, siehe was Sie zuerst prüfen, wenn Sie ein chaotisches CRM übernehmen.
Herausfinden, woher die Duplikate kommen
Eine Bereinigung, die die Quellen ignoriert, endet einen Monat später mit denselben Duplikaten. Fragen Sie den Kunden nach jedem Tool und Prozess, der Datensätze anlegt.
- Webformulare, Terminlinks und Telefon-Apps.
- Listenimporte, Eventlisten und Prospecting- oder Enrichment-Tools.
- Synchronisierungen mit anderen Systemen, etwa Abrechnung, Support oder einem anderen CRM.
- Vertriebler, die einen Datensatz anlegen, weil sie den bestehenden nicht gefunden haben.
Fragen Sie auch, welche dieser Tools CRM-Datensatz-IDs speichern. Ein Merge kann eine ID ändern oder entfernen, und diese Liste brauchen Sie vor dem ersten Merge, nicht danach.
Wo der Kunde gerade steht, ändert, welche Quelle am meisten zählt. Unser Beitrag über Umgang mit den Duplikaten eines Kunden in jeder CRM-Phase behandelt jede Situation.
Festlegen, was für diesen Kunden ein Duplikat ist
Was als Duplikat zählt, ist Fall für Fall verschieden. Was ein Team als Duplikat sieht, sieht ein anderes vielleicht nicht, daher kommt die Definition vom Kunden.
Halten Sie die Antwort für jedes Objekt fest, das Sie bereinigen. Eine kurze Liste reicht:
- Ein paar Gruppen, die Duplikate sind, aus den eigenen Daten des Kunden.
- Einige Gruppen, die gleich aussehen, es aber nicht sind, etwa Niederlassungen oder Familienmitglieder.
- Datensätze, die nie zusammengeführt werden sollten, etwa wichtige Accounts oder mit der Abrechnung synchronisierte Datensätze.
- Die unklaren Fälle und wer sie auf Kundenseite entscheidet.
Diese bekannten Gruppen werden zum Test für jede Suche, die Sie bauen. Um die Antworten auf einer Seite pro Kunde zu halten, siehe ein CRM-Bereinigungsprozess für jeden Kunden.
Mit den offensichtlichen Dubletten beginnen
Beginnen Sie mit den Duplikaten, über die niemand streiten würde. Sie sind der schnellste Erfolg und zeigen dem Kunden, dass das Projekt vorankommt.
Bei Kontakten sind das meist derselbe Vorname, Nachname und dieselbe E-Mail. Bei Firmen dieselbe Domain und derselbe Name. Ein Abgleich über drei oder mehr Felder hält falsche Treffer niedrig, und Sie können später ein Feld nach dem anderen lockern.
- Lehnen Sie die falschen Treffer ab. Ein abgelehnter Treffer bleibt aus aktuellen und künftigen Suchen heraus.
- Schicken Sie unklare Gruppen an Manual Review. Sie bleiben dort, bis jemand sie zusammenführt oder entfernt, damit der Kunde später entscheiden kann.
Üblich ist, die strengsten Suchen für das Zusammenführen zu behalten und lockerere nur zu nutzen, um Gruppen für die Prüfung zu finden. Bei den lockereren Suchen zählt die Einschätzung des Kunden am meisten.
Vorschau ansehen, dann die ersten Test-Merges ausführen
Legen Sie vor dem ersten Merge fest, was der zusammengeführte Datensatz behält. Die Merge-Logik des CRM kann entscheiden, oder Sie setzen Merge Rules dafür, welcher Datensatz bleibt und welche Werte gewinnen.
Sehen Sie sich dann einige Gruppen vorab an. Gewinnende Werte erscheinen fett, und das Vorschaufenster zeigt den endgültigen Datensatz. Prüfen Sie Owner, Phase, E-Mail und Telefon und dass kein leerer Wert echte Daten ersetzt.
Behandeln Sie jeden Merge im CRM des Kunden als endgültig. Testen Sie daher klein:
- Führen Sie ein oder zwei Gruppen zusammen, die Sie gut kennen, idealerweise mit Notizen und Deals.
- Öffnen Sie sie im CRM so, wie es das Team des Kunden tun würde.
- Vergleichen Sie sie mit den Originaldatensätzen in Merge History.
- Führen Sie eine oder zwei Seiten derselben Suche per Bulk-Merge zusammen und prüfen Sie erneut.
Wirkt etwas falsch, korrigieren Sie die Regel, da sie jeden folgenden Merge bestimmt. Das Playbook zu falsch zusammengeführten Datensätzen erklärt, wie Sie Werte aus der CSV von Merge History wiederherstellen.
Vor dem Hochskalieren mit dem Kunden abstimmen
Schließen Sie die Woche mit einem kurzen Check-in ab. Es gibt keine formelle Abnahme einzuholen. Der Kunde bestätigt, dass Sie auf dem richtigen Weg sind, bevor die Bulk-Merges beginnen.
- Die Zahlen pro Objekt und die Quellen, die Sie zuerst beheben würden.
- Ihre schriftlichen Definitionen, mit ein paar echten Gruppen als Beispiel.
- Zwei oder drei Test-Merges, im CRM geöffnet.
- Die unklaren Gruppen, die auf Prüfung warten.
Wollen Sie den Kunden einbinden, können Sie ihn als Admin oder User zu seiner Firma hinzufügen. Sein Login führt in Ihr Partnerkonto, wo er nur seine eigene Firma sieht.
Die zweite Woche ist für den Bulk-Merge der offensichtlichen Suchen da. Wie Sie die Arbeit im restlichen Projekt belegen, steht in CRM-Deduplizierung für Berater und Agenturen.
Wie Dedupely Ihnen in der ersten Woche mit einem neuen Kunden hilft
Mit einem Dedupely-Partnerkonto ist jeder neue Kunde eine eigene Firma, und das Verbinden seines CRM ändert nichts, bis Sie zusammenführen. Sie bauen Duplikatsuchen, lehnen falsche Treffer ab, schicken unklare Gruppen zur Prüfung und sehen jeden Merge vorab, während Merge History jeden Originalwert bewahrt. Das Dedupely-Partnerprogramm erklärt, wie ein Konto alle Kunden enthält.
Eine erste Woche, die mit einer Richtung endet
Eine gute erste Woche hinterlässt Zugang, einen klaren Blick auf die Daten und eine schriftliche Duplikatdefinition. Dazu ein paar Merges, die Sie von Hand geprüft haben.
Ist das erledigt, hat der Kunde echte Beispiele gesehen und der Richtung zugestimmt. Die folgenden Massen-Merges sind der Teil, der sich nach Routine anfühlen sollte.
Häufige Fragen
Wie beginne ich mit der Bereinigung des CRMs eines neuen Kunden?
Holen Sie sich Admin-Rechte im CRM des Kunden, verbinden Sie es und synchronisieren Sie nur die Objekte, die Sie zuerst bereinigen. Sehen Sie sich dann die Treffer und ihre Quellen an, ohne etwas zu ändern, und legen Sie mit dem Kunden fest, was als Duplikat gilt. Beginnen Sie mit den offensichtlichen Duplikaten, und prüfen Sie einige Merges in der Vorschau und im Test, bevor Sie gesammelt zusammenführen.
Welchen Zugriff brauche ich, um das CRM eines Kunden zu deduplizieren?
Meist Admin-Rechte im CRM des Kunden. Manche CRMs akzeptieren engere Berechtigungen, etwa Bearbeiten und Zusammenführen oder Löschrechte für die Objekte, die Sie bereinigen. Fragen Sie im ersten Gespräch danach, denn die Freigabe kann in einem größeren Unternehmen Tage dauern und IT oder eine Sicherheitsprüfung einbeziehen.
Wie lange dauert der erste Sync des CRMs eines Kunden?
In Dedupely dauert er 2 bis 15 Minuten bis 50.000 Datensätze und 15 bis 90 Minuten bis 300.000, bei den größten Datenbanken länger. Die API-Limits des CRMs können ihn ebenfalls verlängern, starten Sie den Sync also lange vor Ihrem Kickoff-Call.
Muss ein Kunde jeden Merge freigeben?
Meist nicht. Kunden einigen sich zu Beginn, was als Duplikat zählt, und eine kurze Abstimmung bestätigt, dass die Bereinigung in die richtige Richtung geht. Nur unklare Gruppen, etwa zwei Büros einer Firma oder Familienmitglieder, brauchen vor dem Merge eine Entscheidung auf Kundenseite.
Wie viele Test-Merges sollte ich vor dem Bulk-Merge ausführen?
Beginnen Sie mit ein oder zwei Gruppen, die Sie gut kennen, idealerweise mit Notizen und Deals, und öffnen Sie sie im CRM. Führen Sie dann ein oder zwei Seiten derselben Suche per Bulk-Merge zusammen und prüfen Sie erneut. Passt das, führen Sie den Rest dieser Suche in größeren Stapeln zusammen.
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