TL;DR
- Pide permisos de administrador en el CRM del cliente antes de planificar nada más.
- Sincroniza primero solo los objetos que vas a limpiar, normalmente contactos o empresas.
- Revisa los duplicados y sus orígenes antes de que cambie un solo registro.
- Acordad con el cliente qué cuenta como duplicado, con ejemplos reales.
- Dedupely conecta el CRM de un cliente sin cambiarlo, y después previsualiza y prueba cada fusión.
En tu primera semana con el CRM de un cliente nuevo, consigue acceso, conéctalo y mira los datos y sus fuentes. Después acordad qué es un duplicado y haz algunas fusiones de prueba, antes de fusionar nada a escala.
La primera semana marca el ritmo de todo el proyecto. Si la apresuras, pasas el segundo mes explicando una fusión que nadie esperaba.
En este artículo verás qué hacer esa semana, en orden. Va desde el acceso y el primer vistazo a los datos hasta definir los duplicados, las fusiones de prueba y la reunión con el cliente.
Primer día: consigue el acceso adecuado
Pide acceso en la primera llamada, antes de planificar nada más. Cuando te registras como partner, Dedupely convierte tu cuenta en una cuenta de partner. Después conectas el CRM de cada cliente por separado, así que eres el administrador de la instancia de ese cliente en Dedupely.
Para conectar el CRM de un cliente necesitas permisos de administrador en él. Algunos CRM aceptan permisos más limitados, y la guía para conectar tu CRM indica lo que necesita cada uno.
En una empresa grande, el acceso de admin puede tardar días, y a veces TI o un equipo de seguridad revisa antes la herramienta. Pregunta el primer día quién lo aprueba.
Si surge una revisión, comparte cuanto antes la página de Dedupely Centro de confianza cuanto antes. Tiene los documentos que suelen pedir los equipos de seguridad.
Conecta el CRM y elige los objetos
Conectar y sincronizar nunca fusiona, edita ni elimina nada en el CRM del cliente. Díselo al cliente pronto, porque conectar una herramienta nueva puede sonar arriesgado.
Dedupely sincroniza objetos completos, como todos los contactos o todas las empresas. Activa solo los objetos que vas a limpiar primero, porque los registros de cada objeto activo cuentan para tu plan. En una cuenta de partner, el total suma todos tus clientes, y puedes fijar cuánto del límite usa cada uno.
| Objeto | Actívalo primero cuando | Qué vigilar |
|---|---|---|
| Contactos o personas | Los comerciales o marketing se quejan de que la misma persona aparece dos veces | Bandejas compartidas y familiares que comparten correo o teléfono |
| Empresas o cuentas | Los informes cuentan dos veces a los clientes, o dos comerciales trabajan la misma cuenta | Sucursales y filiales que comparten dominio |
| Leads | Muchos registros llegan de formularios y herramientas de prospección | Los leads y los contactos nunca coinciden entre sí, porque la coincidencia se queda dentro de un objeto |
Las hojas de cálculo no cuentan para el límite de registros. Si el cliente también tiene listas fuera del CRM, puedes limpiarlas en un espacio de hojas de cálculo.
La primera sincronización
La primera sincronización depende del tamaño de cada objeto. Como referencia, tarda de 2 a 15 minutos hasta 50.000 registros y de 15 a 90 minutos hasta 300.000, y más en las bases de datos más grandes.
Los límites de la API de tu CRM pueden alargar la primera sincronización, así que iníciala antes de la llamada de arranque. Después, Dedupely actualiza cada 10–30 minutos.
Mira antes de tocar nada
Buscar, analizar y cambiar opciones de coincidencia nunca cambia el CRM, así que puedes explorar con libertad. Aprovéchalo para entender los datos antes de planificar una sola fusión.
- Ejecuta las búsquedas predefinidas. Dedupely tiene búsquedas de duplicados predefinidas para cada objeto, listas desde tu primer inicio de sesión.
- Anota los recuentos. Cada búsqueda muestra el número de coincidencias y los registros que contienen. Esas son tus cifras de "antes" para el informe al cliente.
- Abre los conjuntos más grandes. Un conjunto con decenas de registros suele ser un valor de relleno o una bandeja compartida, rara vez un solo cliente.
- Revisa lo que queda retenido. Safety Settings mantienen las coincidencias arriesgadas, como conjuntos de más de 20 registros o datos de prueba, en la pestaña Excluded.
En contactos, empresas y leads, Dedupely Intelligence también analiza automáticamente y muestra cuántas coincidencias encontró. Para las revisiones más amplias de un CRM que no montaste tú, consulta qué revisar primero cuando heredas un CRM desordenado.
Encuentra de dónde vienen los duplicados
Una limpieza que ignora las fuentes acaba con los mismos duplicados un mes después. Pide al cliente todas las herramientas y procesos que crean registros.
- Formularios web, enlaces de agenda y apps de teléfono.
- Importaciones de listas, listas de eventos y herramientas de prospección o enriquecimiento.
- Sincronizaciones con otros sistemas, como facturación, soporte u otro CRM.
- Comerciales que crean un registro porque no encontraron el existente.
Pregunta también cuáles de esas herramientas guardan ID de registro del CRM. Una fusión puede cambiar o eliminar un ID, y quieres esa lista antes de la primera fusión, no después.
El momento en que está el cliente cambia qué fuente importa más. Nuestro artículo sobre gestionar los duplicados de un cliente en cada etapa del CRM explica cada situación.
Define qué es un duplicado para este cliente
Qué cuenta como duplicado depende del caso. Lo que un equipo considera duplicado otro puede no hacerlo, así que la definición la da el cliente.
Anota la respuesta para cada objeto que vayas a limpiar. Basta con una lista corta:
- Unos cuantos conjuntos que son duplicados, sacados de los datos del propio cliente.
- Algunos conjuntos que parecen iguales pero no lo son, como sucursales o familiares.
- Registros que nunca deben fusionarse, como cuentas clave o registros sincronizados con facturación.
- Los casos dudosos, y quién los decide del lado del cliente.
Estos conjuntos conocidos se convierten en la prueba de cada búsqueda que crees. Para tener las respuestas en una página por cliente, consulta un mismo proceso de limpieza de CRM para cada cliente.
Empiece por los duplicados evidentes
Empieza por los duplicados que nadie discutiría. Son la victoria más rápida y muestran al cliente que el proyecto avanza.
En los contactos, suele ser el mismo nombre, apellido y correo. En las empresas, el mismo dominio y nombre. Comparar por tres campos o más mantiene bajas las coincidencias falsas, y luego puedes ampliar un campo cada vez.
- Rechaza las coincidencias falsas. Una coincidencia rechazada queda fuera de las búsquedas actuales y futuras.
- Envía los conjuntos dudosos a Manual Review. Se quedan ahí hasta que alguien las fusiona o las quita, para que el cliente decida más adelante.
Una configuración habitual es reservar las búsquedas más estrictas para fusionar y usar las más amplias solo para encontrar conjuntos que revisar. Las búsquedas amplias son donde más importa la opinión del cliente.
Previsualiza y haz tus primeras fusiones de prueba
Antes de la primera fusión, decide qué conserva el registro fusionado. Puede decidirlo la lógica de fusión del propio CRM, o puedes definir Merge Rules sobre qué registro se mantiene y qué valores ganan.
Después revisa unos cuantos conjuntos. Los valores ganadores aparecen en negrita y el panel de vista previa muestra el registro final. Revisa el propietario, la etapa, el correo y el teléfono, y que ningún valor vacío sustituya datos reales.
Trata cada fusión en el CRM del cliente como permanente. Así que prueba en pequeño:
- Fusiona uno o dos conjuntos que conozcas bien, idealmente con notas y negocios asociados.
- Ábrelos en el CRM como lo haría el equipo del cliente.
- Compáralos con los registros originales en Merge History.
- Fusiona en bloque una o dos páginas de la misma búsqueda y vuelve a comprobar.
Si algo parece mal, corrige la regla, ya que decide cada fusión posterior. El playbook sobre fusionar los registros equivocados explica cómo restaurar valores desde el CSV de Merge History.
Revisa con el cliente antes de escalar
Cierra la semana con una breve reunión de seguimiento. No hay que recoger ninguna aprobación formal. El cliente confirma que vas por buen camino antes de empezar las fusiones en bloque.
- Los recuentos por objeto y las fuentes que arreglarías primero.
- Tus definiciones por escrito, con unos cuantos conjuntos reales como ejemplo.
- Dos o tres fusiones de prueba, abiertas en el CRM.
- Los conjuntos dudosos que esperan revisión.
Si quieres que el cliente participe, puedes añadirlo a su empresa como Admin o User. Su inicio de sesión le lleva a tu cuenta de partner, donde solo ve su propia empresa.
La segunda semana es para fusionar en bloque las búsquedas evidentes. Cómo demostrar el trabajo durante el resto del proyecto se explica en Deduplicación de CRM para consultores y agencias.
Cómo te ayuda Dedupely en la primera semana con un cliente nuevo
Con una cuenta de partner de Dedupely, cada cliente nuevo es su propia empresa, y conectar su CRM no cambia nada hasta que fusionas. Creas búsquedas de duplicados, rechazas coincidencias falsas, envías los conjuntos dudosos a revisión y revisas cada fusión, mientras Merge History conserva cada valor original. El programa de partners de Dedupely explica cómo una sola cuenta reúne a todos los clientes.
Una primera semana que acaba con un rumbo
Una buena primera semana te deja con acceso, una visión clara de los datos y una definición escrita de duplicado. También deja unas cuantas fusiones que has comprobado a mano.
Con eso en marcha, el cliente ha visto ejemplos reales y está de acuerdo con la dirección. Las fusiones en bloque que vienen después son la parte que debería sentirse rutinaria.
Preguntas frecuentes
¿Cómo empiezo a limpiar el CRM de un cliente nuevo?
Consigue permisos de administrador en el CRM del cliente, conéctalo y sincroniza solo los objetos que vas a limpiar primero. Luego mira las coincidencias y sus fuentes sin cambiar nada, y acuerda con el cliente qué cuenta como duplicado. Empieza por los duplicados obvios, y previsualiza y prueba algunas fusiones antes de cualquier fusión en bloque.
¿Qué acceso necesito para deduplicar el CRM de un cliente?
Normalmente, permisos de administrador en el CRM del cliente. Algunos CRM aceptan permisos más limitados, como derechos de edición y fusión o de eliminación en los objetos que vas a limpiar. Pregúntalo en la primera llamada, porque la aprobación puede tardar días en una empresa grande y quizá implique a TI o una revisión de seguridad.
¿Cuánto tarda la primera sincronización del CRM de un cliente?
En Dedupely, tarda de 2 a 15 minutos hasta 50.000 registros y de 15 a 90 minutos hasta 300.000, y más en las bases de datos más grandes. Los límites de la API del CRM también pueden alargarla, así que empieza la sincronización mucho antes de tu llamada de arranque.
¿Tiene un cliente que aprobar cada fusión?
Normalmente no. Los clientes acuerdan al principio qué cuenta como duplicado, y una revisión corta confirma que la limpieza va en la dirección correcta. Solo los conjuntos dudosos, como dos oficinas de una empresa o familiares, necesitan que alguien del lado del cliente decida antes de fusionarlos.
¿Cuántas fusiones de prueba debo hacer antes de fusionar en bloque?
Empieza por uno o dos conjuntos que conozcas bien, idealmente con notas y negocios asociados, y ábrelos en el CRM. Después fusiona en bloque una o dos páginas de la misma búsqueda y vuelve a comprobar. Cuando estén bien, fusiona el resto de esa búsqueda en lotes más grandes.
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