Historia de cliente

Cómo una empresa de mudanzas dejó de hacer limpieza manual de duplicados de Pipedrive cada día, con Dedupely

  • Pipedrive
  • Tras importar una lista
  • Formularios y registros
  • Bienes raíces
  • 2,000+ registros duplicados fusionados
  • 1,000 coincidencias fusionadas
  • 42,324 registros sincronizados con Dedupely

Una coincidencia es un conjunto de registros duplicados fusionados en un único registro. Cada coincidencia contiene al menos dos registros, por lo que el número de registros fusionados es al menos el doble que el número de coincidencias.

De dónde vinieron los duplicados

Dos fuentes de contactos que nunca se comprobaron mutuamente

La empresa encuentra nuevos clientes en casas que están listadas para venta, próximamente o pendientes: esos propietarios probablemente se mudarán pronto. Cada día, aproximadamente 200 de estos listados se importan a Pipedrive como Leads. Al mismo tiempo, quienes rellenan un formulario web o llaman llegan como Leads mediante una automatización.

Los duplicados venían de la brecha entre los dos:

  • Las importaciones y formularios web no se verificaban entre sí. Pipedrive detectaba duplicados dentro de una importación, pero no entre un listado importado y un contacto que llegaba por el sitio web.
  • La misma dirección, importada dos veces. Cuando un anuncio cambió de en venta a pendiente, la siguiente importación creó un segundo lead para la misma propiedad.
  • Personas ya en Pipedrive volvieron a aparecer. Alguien importado como un anuncio o ya cliente podía llamar o rellenar un formulario y convertirse en un nuevo lead. Una persona aparecía como cuatro leads separados.
Dos personas trabajando en los teléfonos y una computadora en una pequeña oficina

Lo que los duplicados rompieron

Limpieza manual, todos los días

La propietaria limpiaba duplicados manualmente y quería automatizarlo. Algunos se escapaban: personas que ya eran clientes seguían siendo leads abiertos que los comerciales contactaban.

El propietario incorrecto tras una fusión

Fusionar en Pipedrive podría hacer que la persona equivocada sea el propietario. Un lead de una lista anterior pertenecía al representante que lo obtuvo primero, y una fusión podría asignárselo a otro.

Cómo se solucionaron los duplicados

  1. 1. Coincide por teléfono y correo, no solo por dirección

    Con el equipo de éxito del cliente de Dedupely, probó búsquedas de Leads en sus propios datos. Una dirección similar encontró más de 1.100 coincidencias, muchas de ellas apartamentos diferentes en el mismo edificio. Un número de teléfono exacto funcionó mucho mejor, y una búsqueda clonada en el correo de la persona capturó un duplicado que la búsqueda de dirección nunca habría encontrado: una persona guardada con dos números de apartamento diferentes.

    Búsqueda de Leads de Dedupely con coincidencias exactas en Número de Teléfono

  2. 2. Mantén cada lead con su representante

    Merge Rules decide el propietario. Su propio nombre siempre pierde como propietario, así que un lead fusionado permanece con el representante en lugar de serle asignado. En Personas, el propietario del registro más antiguo prevalece. El registro primario es el más antiguo, y correos y teléfonos de cada registro se suman, así que ninguno se pierde. La vista previa de fusión muestra el propietario ganador en negrita antes de cualquier cambio.

  3. 3. Excluye a los socios que comparten número de teléfono

    Los socios comparten número o correo, ambos deben ser localizables. Se mantienen como Contactos separados, se fusionan sus leads duplicados, se rechazan los pares no duplicados.

  4. 4. Pon el caso repetido en Auto Merge

    Dos búsquedas de Lead ahora funcionan en Auto Merge, incluyendo la que detecta el duplicado más común: un anuncio reimportado cuando cambia su estado. Se fusionan automáticamente, Merge Rules decide el propietario, la limpieza diaria ya no depende de ella.

Cómo cambió la deduplicación

2.000+ registros duplicados fusionados

La empresa ha fusionado 1.000 coincidencias, combinando al menos 2.000 registros duplicados. Hoy, Dedupely sincroniza 42.324 registros para la empresa.

Quedan pocos duplicados

Al principio, no podía creer cuántos duplicados más tenían en Personas y Contactos. En la última llamada, el equipo de customer success descubrió que quedaban pocos duplicados.

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